Aviso de contas a receber
Objetivo
O processo de Aviso de contas a receber se configura como uma ferramenta crucial para empresas de todos os portes, visando a redução da inadimplência e a promoção de relacionamentos saudáveis com os clientes. Através do envio proativo de mensagens por e-mail ou WhatsApp
Configurações
Templates de e-mail
Para realizar a configuração de envio de e-mail, deve-se parametrizar o processo. Este processo está detalhado no manual Parametrização > Comum> Templates de e-mail.
Templates WhatsApp
Para utilizar o envio de aviso por WhatsApp, deve-se parametrizar o processo. Este processo está detalhado no manual WhatsApp.
Aviso de contas a receber
Para configurar o envio dos e-mails sobre o aviso de títulos a vencer e/ou títulos vencidos, deve-se acessar a parametrização Aviso de contas a receber.
Acesso em: módulo Início > Parametrização > Contas a receber > Aviso de contas a receber.
Ao clicar na opção Configurar da filial, serão exibidas as seguintes informações:
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Empresa: apresenta o nome da empresa;
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Filial: apresenta o nome da filial selecionada;
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E-mail remetente: neste campo pode-se selecionar um e-mail cadastrado pela mensageria, ele é utilizado para informar o e-mail do remetente quando o cliente receber um e-mail referente aos títulos a vencer e/ou vencidos;
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Aviso de títulos a vencer: irá parametrizar o envio de e-mail de títulos a vencer;
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Habilitar aviso: quando selecionada a opção Sim, habilita o envio de e-mail dos títulos a vencer, que será executado diariamente às 7h. Irá validar o parâmetro Aviso de contas a receber por e-mail disponível na aba Financeiro do cadastro de cliente, para efetuar o envio do e-mail. Quando selecionada a opção Não, não será possível enviar o e-mail dos títulos a vencer;
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Dias para envio antes do vencimento: este campo será habilitado quando o campo anterior estiver marcado como Sim, devendo informar a quantidade de dias antes do vencimento do título para que o e-mail seja enviado;
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Dica
Caso seja necessário enviar no dia do vencimento, basta informar 0 (zero).
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Aviso de títulos vencidos: irá parametrizar o envio de e-mail de títulos vencido;
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Habilitar aviso: quando selecionada a opção Sim, habilita o envio de e-mail dos títulos vencidos, que será executado diariamente às 7h. Irá validar o parâmetro Aviso de contas a receber por e-mail disponível na aba Financeiro do cadastro de cliente, para efetuar o envio do e-mail. Quando selecionada a opção Não não será possível enviar o e-mail dos títulos a vencer;
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Dias para envio após o vencimento: este campo será habilitado quando o campo anterior estiver marcado como Sim, devendo informar a quantidade de dias após o vencimento do título para que o e-mail seja enviado.
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Importante
Somente será permitido habilitar os avisos quando:
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Possuir e-mail informado;
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Quando não possuir, será apresentada a mensagem “É necessário informar e-mail remetente para habilitar aviso!”;
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Conter template de e-mail configurado para cada parametrização.
Cadastro de e-mail remetente
Para inserir um e-mail válido na parametrização deve-se acessar o sistema Useall: Central > Parametrização > Mensageria > Contas de e-mail > Mais opções > Remetentes autorizados, clicar no botão Novo e efetuar o cadastro do e-mail.
Cliente/Fornecedor
Na aba Financeiro do cadastro de clientes (Vendas > Clientes), contém os campos Aviso de contas a receber por e-mail e Aviso de contas a receber por WhatsApp, onde existem quatro (4) opções para cada campo:
Por e-mail:
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Não enviar aviso: quando selecionada esta opção indica que não será enviado o e-mail de aviso de títulos vencidos e/ou a vencer;
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Enviar e-mail de conta a vencer: quando selecionada esta opção indica que será enviado apenas o e-mail de aviso de títulos a vencer;
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Enviar e-mail de conta vencidas: quando selecionada esta opção indica que será enviado apenas o e-mail de aviso de títulos vencidos;
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Enviar e-mail de conta a vencer/vencidas: quando selecionada esta opção indica que será enviado o e-mail de aviso de títulos vencidos e/ou a vencer.
Por WhatsApp:
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Não enviar aviso: quando selecionada esta opção indica que não será enviada mensagem de aviso de títulos vencidos e/ou a vencer;
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Enviar aviso de contas a vencer: quando selecionada esta opção indica que será enviada apenas mensagens de aviso de títulos a vencer;
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Enviar aviso de contas vencidas: quando selecionada esta opção indica que será enviado apenas mensagens de aviso de títulos vencidos;
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Enviar aviso de contas a vencer/vencidas: quando selecionada esta opção indica que será enviada mensagem de aviso de títulos vencidos e/ou a vencer.
O campo Enviar boleto por WhatsApp ativa a opção de envio de mensagens por WhatsApp, desde que parametrizada.
Contato
Na tela de cadastro de Contatos do cliente > aba Contato, ao editar ou inserir um contato, também exibe os campos Aviso de contas a receber por e-mail e Aviso de contas a receber por WhatsApp com a mesma funcionalidade dos campos informados no cadastro de cliente.
Acesso em: Cliente > Seleção de cliente > Mais opções > Contato > aba Contato.
Importante
Pode-se configurar o envio de aviso diferente para cada contato, independente da configuração do cliente.
Processos
Contas a receber
Após efetuar as configurações do processo, serão enviados os e-mails ou mensagens de WhatsApp conforme configurados, para os títulos de contas a receber que estiverem vencidos ou a vencer.
Aviso
O envio de aviso é apenas para títulos com espécie Duplicata Mercantil (DM) e Outros títulos (OT).
Na grid são apresentadas as seguintes colunas Aviso de vencimento e Aviso de título vencido, onde é exibida a informação se o aviso foi enviado, não será enviado ou se está pendente de envio.
Observação
Ao criar um registro, as colunas Aviso de vencimento e Aviso de título vencido ficarão com o status de "Envio pendente", aguardando a interação automática ou manual, independente do serviço ser por e-mail ou WhatsApp.
Ao selecionar um registro da grid e clicar no botão Mais opções são exibidas as operações (abas a seguir):
Exibe a tela Aviso de vencimento com a mensagem: Não é permitido alterar o "Aviso de vencimento" de títulos que possuam o status "Enviado". Títulos cujo vencimento tenha passado do prazo para envio parametrizado devem ser enviados através do botão "Enviar aviso agora" e os títulos selecionados, permitindo alterar o registro para Não enviar ou para Envio pendente e ainda a opção de Enviar aviso agora.
Exibe a tela Aviso de título vencido com a mensagem: Não é permitido alterar o "Aviso de vencimento" de títulos que possuam o status "Enviado". Títulos Títulos com vencimento maior que o prazo parametrizado devem ser enviados através do botão "Enviar aviso agora" e os títulos selecionados, permitindo alterar o registro para Não enviar ou para Envio pendente e ainda a opção de Enviar aviso agora.
O botão Enviar aviso agora, irá enviar o aviso respeitando os seguintes parâmetros:
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Independente do status das colunas “Aviso de vencimento” e “Aviso de título vencido”;
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Independente da parametrização do envio de e-mail automático estar habilitado, tendo somente que deixar cadastrado o e-mail remetente;
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Envia somente os status “Aberto” e “Parcial”;
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Envia somente para os clientes configurados para receber o aviso.
Envio de e-mail
O serviço é disparado automaticamente uma vez ao dia, exatamente as 7:00h (AM), caso seja necessário efetuar um envio de e-mail fora do tempo de disparo automático, deve-se seguir o seguinte processo:
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No título de contas a receber, Mais opções > Aviso de vencimento ou Aviso de título vencido;
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Clicar no botão "Enviar aviso agora".
Com isso o e-mail é disparado.
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