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Conferência

Objetivo

O processo de Conferência visa garantir que os produtos a serem faturados correspondam fielmente aos itens solicitados no pedido de venda, assegurando a integridade, quantidade e qualidade da mercadoria, evitando divergências, reduzindo retrabalho, garantindo a satisfação do cliente e assegurando que somente itens conferidos sejam liberados para faturamento e expedição.

Funcionalidades

Caixa de faturamento

Na listagem da Caixa de faturamento é exibida a Origem da conferência, indicando onde a conferência está sendo realizada, sendo:

  • Indefinida: quando ainda não foi iniciada a conferência;

  • Caixa de faturamento: quando a conferência foi realizada na caixa de faturamento;

  • Expedição: quando a conferência foi realizada no Sistema expedição;

  • API externa: quando a conferência foi realizada na API externa (software de terceiros).

Origem da conferência

Ao selecionar um ou mais registros e clicar no botão Conferir será exibida a tela de Conferência dos itens. Nesta tela é possível confirmar ou zerar todos os itens apresentados.

Na coluna Confirmado da grid de informações, pode-se informar quantos itens estão sendo conferidos.

  • Quando informada uma quantidade menor que o valor da coluna Saldo conf., o botão Salvar conferência ficará na cor azul e terá a opção Finalizar conferência, se clicar no botão a conferência será salva podendo ser finalizada conforme necessário. Se clicar na opção Finalizar conferência a mesma será finalizada, não podendo alterar as informações conferidas;

    Salvar conferência - Azul

  • Quando informada uma quantidade que totalize o valor da coluna Saldo conf., o botão Salvar conferência ficará na cor verde e tendo o descritivo Finalizar conferência, ao clicar a conferência será salva.

    Salvar conferência - Verde

  • Caso tenham itens que controlam lotes, função configurada no cadastro do item, a tela de conferência exibirá a coluna Lotes, para a seleção do Lote específico. Caso tenham lotes com datas vencidas, a linha do lote será destacada em vermelho, na tela Lotes do item.

    Lotes

    Observação

    Ao realizar a conferência de um faturamento de itens que controlam lote, pode-se informar as quantidades de duas maneiras:

    • Botão Confirmar todos: nessa opção, o sistema confere a quantidade do faturamento utilizando o primeiro lote do item, considerando as datas de validade;

    • Manual: ao clicar no link Lotes, pode-se informar a quantidade a ser conferida em cada lote conforme sua necessidade. A linha dos lotes vencidos, serão destacadas em vermelho.

Na listagem da Caixa de faturamento também será exibido o Status da conferência, sendo eles:

  • Liberada: nesta opção pode-se efetuar a conferência para o registro, onde será registrado a origem ( Caixa de faturamento, Expedição ou Api externa) e alterado o status de conferência para “Iniciada”.

  • Iniciada: nesta opção indica que o registro está sendo conferido.

    • Caso a conferência seja salva parcialmente, mantém o status de conferência como “Iniciada”;
    • Caso a conferência seja desfeita, o status retorna para "Liberada";
    • Caso a conferência tenha sido completa, o status ficará como "Finalizada";

    Apenas o processo de origem pode conferir este registro (Caixa de faturamento, Expedição ou Api externa).

  • Finalizada: nesta opção indica que a conferência finalizou. Pode-se desfazer esta ação através da opção “Desfazer conferência” disponível no botão Mais opções, retornando o status para "Liberada".

Status da conferência

Variação de quantidade

Essa configuração permite realizar conferências no processo de faturamento (do tipo Vendas e Outros), mesmo quando houver divergências entre o peso conferido e o saldo previsto para faturamento, tanto para casos com quantidade superior, quanto inferior ao saldo. Com isso, o sistema garante que seja faturado de acordo com o peso efetivamente entregue, evitando controles paralelos.

Parametrização

Para utilizar o recurso de variação deve-se habilitar as parametrizações Permitir conferência com quantidade superior ao saldo do faturamento e/ou Permitir conferência com quantidade inferior ao saldo do faturamento, disponíveis no módulo Início > Parametrização.

Processos

Salvar ou finalizar conferência

Ao salvar ou finalizar a conferência o sistema aplicará o seguinte cálculo para identificar a tolerância que está sendo aplicada na conferência:

Tolerância calculada = ((Quantidade conferida * 100) / quantidade do faturamento) - 100

Exemplo

  • Quantidade conferida = 75
  • Quantidade no faturamento = 42
  • Tolerância calculada = ((75 * 100) / 42) - 100
  • Tolerância calculada = 78,47%

Após o cálculo, o sistema irá comparar o percentual de tolerância permitido com o percentual de tolerância calculado, com base na diferença entre as quantidades.

Se a quantidade conferida for superior à quantidade prevista para faturamento, o sistema irá calcular a diferença percentual entre os dois valores e compará-la com o limite de tolerância definido na parametrização:

  • Caso o percentual calculado esteja dentro ou igual ao limite permitido, a conferência será aceita normalmente;
  • Caso o percentual exceda a tolerância permitida, a conferência será impedida, e o sistema exibirá uma mensagem de erro: "A quantidade conferida excede o limite de tolerância definido para o item XXXXX. A tolerância máxima permitida é de XX%, e a diferença informada foi de XXX%."

Se a quantidade conferida for inferior à quantidade do faturamento, o sistema irá comparar o valor de tolerância permitido com o valor de tolerância calculado. de acordo com o percentual definido na parametrização:

  • Caso o percentual de tolerância calculado seja inferior ou igual ao percentual de tolerância definido na regra, o sistema prossegue com a conferência;
  • Caso o percentual exceda a tolerância configurada, a conferência será impedida, exibindo a mensagem de erro: "A quantidade conferida está abaixo do limite de tolerância definido para o item XXX. A tolerância mínima permitida é de XX%, e a diferença informada foi de XXX%."
Encerrar pedido automaticamente após o faturamento

Caso seja configurado está opção, o sistema encerrá o saldo do item do pedido faturado parcialmente. Essa configuração está disponível na parametrização Permitir conferência com quantidade inferior ao saldo do faturamento.

Nota cancelada após o pedido encerrado

  • Quando um pedido é encerrado, as quantidades armazenadas de saldo, são zeradas;

  • Caso a nota seja cancelada após o encerramento do pedido, o sistema "reabre" o pedido, retornando as quantidades canceladas de saldo.

Exemplo

Pedido 1

  • Item 123 - qtde: 100 - saldo: 100
  • Item 321 - qtde: 150 - saldo: 150

Conferido e faturado 50 unidades do item 123, onde o pedido ficará com o status parcial:

  • Item 123 - qtde: 100 - saldo: 0
  • Item 321 - qtde: 150 - saldo: 150
Restrições por Forma de pagamento

  • Para pedidos que possuam somente uma forma de pagamento sendo Recebíveis de cartão, o sistema não irá permitir variação de conferência nem a mais e nem a menos, pois essa forma de pagamento não gera contas a receber;

  • Para pedidos que sejam totalmente adiantados, no ato da conferência de faturamento, o sistema não irá permitir realizar a conferência de saldo excedente, devido que o financeiro do adiantamento já estará com seu valor fixado no adiantamento.

Será permitido a variação para pedidos que contenham:

Ao menos uma forma de pagamento que não seja do tipo "Recebíveis - Cartão" e/ou "Adiantamento". Nesses casos, o valor excedente deverá ser rateado entre essa(s) forma(s) de pagamento.

Casos de uso

Cenário 01: sistema configurado para permitir conferência com saldo superior ao faturamento, selecionando a opção "Percentual único para todos os itens" com o percentual de tolerância igual a 20%.

  • Quantidade no pedido: 150
  • Quantidade conferida: 170 170 representa 13,33% a mais, logo está dentro da tolerância e o sistema deverá permitir a ação.
  • Quantidade conferida: 180 180 representa 20% a mais, logo está dentro da tolerância e o sistema deverá permitir a ação.
  • Quantidade conferida: 181 181 representa 20,66% a mais, logo não está dentro da tolerância e o sistema deverá exibir mensagem de erro.

Cenário 02: sistema configurado para permitir conferência com saldo superior ao faturamento, selecionando a opção "Definir regras por critérios", com as seguintes regras definidas:

Regras:

Tipo Cliente: Cliente: João - Percentual de tolerância: 10%

Tipo Grupo de item: Grupo de item: Eletrônicos - Percentual de tolerância: 15%

Tipo Item: Item: ITEM123 - Percentual de tolerância: 5%

Dados do faturamento:

  • Item: ITEM123

  • Grupo de item: Eletrônicos

  • Cliente: João

  • Quantidade do pedido: 200

Dados da conferência:

  • Quantidade conferida: 214
  • Diferença: 14 unidades representa 7% a mais

Neste caso, como há regras definidas para os três critérios (Item, Grupo de item e Cliente), e todos se aplicam à conferência, o sistema seguirá a seguinte ordem de prioridade:

1- Item (ITEM123) – tolerância de 5%

2 - Grupo de item – 15%

3 - Cliente – 10%

Mesmo que o "Grupo de item" e o "Cliente" permitam uma tolerância maior, prevalecerá a regra do Item, que possui maior prioridade. Portanto, a tolerância máxima considerada será de 5%. Como a conferência apresenta uma diferença de 7%, essa ultrapassa o limite permitido para o item e o sistema exibirá a mensagem: "A quantidade conferida excede o limite de tolerância definido para o item ITEM123. A tolerância máxima permitida é de 5%, e a diferença informada foi de 7%".

Cenário 03: sistema configurado para permitir conferência com saldo inferior ao faturamento, selecionando a opção "Permitido para todos os itens" e ativando o parâmetro "Encerrar pedidos automaticamente após o faturamento.

  • Item: ITEM123
  • Quantidade do pedido: 100
  • Quantidade conferida: 40

Como a opção “Permitido para todos os itens” está ativada, não há validação de percentual. O sistema permitirá a conferência mesmo com 60% de diferença negativa. Após o faturamento, o pedido será automaticamente encerrado.

Cenário 04: sistema configurado para permitir conferência com saldo inferior ao faturamento, selecionando a opção "Definir regras por critérios", com as seguintes regras definidas:

Regras:

Tipo Grupo de item: Grupo de item: Consumo - Percentual de tolerância: 15%

Tipo Cliente: Cliente: João - Percentual de tolerância: 20%

Dados do faturamento:

  • Item: ITEM456

  • Grupo de item: Consumo

  • Cliente: João

  • Quantidade do pedido: 200

Dados da conferência:

  • Quantidade conferida: 160
  • Diferença: - 40 unidades (20% a menos)

Mesmo que o "Cliente" tenha o percentual de tolerância de 20% e o "Grupo de item" do item possui o percentual de tolerância de 15%, como a hierarquia dos critérios define que o grupo de item tem prioridade sobre o cliente, a conferência será barrada e o sistema exibirá a mensagem: "A quantidade conferida está abaixo do limite de tolerância definido para o item ITEM456. A tolerância mínima permitida é de 15%, e a diferença informada foi de 20%".

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