Adiantamento de viagens
Objetivo
A ferramenta de Adiantamento de viagens tem por objetivo controlar valores adiantados para os empregados, para custear as despesas de viagens, prestações de contas e controle de tipos de despesas, ocorridos durante a viagem.
Essa ferramenta possui integração com o sistema M2.
O acesso ao sistema Adiantamento de viagens, pode ser feito através do link: Adiantamento de viagens
Configurações
Sistema USEALL
Para acessar a ferramenta, deve-se criar os usuários no sistema USEALL (https://useallcloud.com.br), informando no campo Empregado, o dado conforme o tipo de usuário que está sendo cadastrado: empregado, gerente ou financeiro.
Sistema M2
Parametrização 1: Após criar os usuários no sistema Useall, deve-se parametrizar os Tipos de acessos, no sistema M2 (https://useallcloud.com.br/m2).
✔️ As permissões desse processo são gerenciadas no sistema M2.
Acesso em: Módulo Início > Parametrização > Adiantamento de viagens > Usuários.
A regra de permissões segue essa orientação:
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Nível Empregado: pode criar requisições e prestações de conta e enviar para seu gerente;
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Nível Gerente: possui todas as permissões do nível empregado e além disso pode aprovar as requisições e prestações pendentes para o gerente;
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Nível Financeiro: possui todas as permissões do nível gerente e além disso pode aprovar as requisições e prestações pendentes para o financeiro. Possui permissão de criar devoluções. Este nível dispara os dados para os movimentos financeiros e lançamentos contábeis ao M2.
Abaixo segue a tabela de Usuários X Permissão para o acesso dos processos do Adiantamento de viagens:
Parametrização 2: Em seguida, deve-se parametrizar as opções do Adiantamento de viagem em: Início > Parametrização > Adiantamento de viagens > Adiantamento de viagens, informando filiais, tipos de movimentos financeiros e regras contábeis.
- Tipo movimento financeiro requisição: essa opção é utilizada para realizar a movimentação de saída da conta, quando o financeiro aprovar a requisição;
👉 Sugestão: cadastrar um Tipo de movimento financeiro e histórico específico para este processo.
👉 Sugestão de contabilização:
Regra contábil: Movimento financeiro requisição - Adiantamento de viagens (Saída).
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Débito: Tipo de lançamento: Outros débitos / Conta contábil: Adiantamento de viagens do Ativo;
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Crédito: Tipo de lançamento: Caixa/Banco / Conta contábil: conta caixa/banco;
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Regra contábil prestação: é utilizada para realizar a contabilização, quando o financeiro aprovar a prestação de contas.
👉 Sugestão: configurar uma regra contábil com descrição específica do processo: “Prestação de contas - Adiantamento de viagens”.
👉 Sugestão de contabilização:
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Débito: Tipo de lançamento: Despesa / Conta contábil: pode usar "Informada" na regra ou "Variável" buscando do tipo de despesa cadastrada no sistema de "Adiantamento de viagens";
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Crédito: Tipo de lançamento: Outros créditos / Conta contábil: Adiantamento de viagens do Ativo;
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Tipo de movimento financeiro devolução: é utilizado para realizar a movimentação de entrada da conta, quando o financeiro realizar uma devolução do valor não utilizado;
👉 Sugestão: cadastrar um Tipo de movimento financeiro e histórico específico para este processo.
👉 Sugestão de contabilização:
Regra contábil: Movimento financeiro devolução - Adiantamento de viagens (Entrada).
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Débito: Tipo de lançamento: Caixa/Banco / Conta contábil: conta caixa/banco;
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Crédito: Tipo de lançamento: Outros créditos / Conta contábil: Adiantamento de viagens do Ativo.
Funcionalidades
Sistema Adiantamento de viagens
Tipos de despesas
No sistema Adiantamento de viagens, deve-se cadastrar os tipos de despesas. Para isso basta acessar a opção Tipos de despesas no menu de opções.
✔️ Obs: O usuário que tem permissão para tal processo deve ser do tipo "Financeiro"
Na tela de consulta de registros, deve-se clicar no "botão Novo" e informar a descrição e conta contábil vinculada a despesa. Essas informações serão demonstradas quando for realizado o lançamento das prestações.
Processos
Normalmente os funcionários que viajam a serviço da empresa, recebem adiantamento por conta de suas despesas. O sistema Adiantamento de viagens tem como principais funções as seguintes operações:
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Requisições;
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Prestações;
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Devoluções
Requisições
Através da requisição o funcionário ou gerente requisita ao o setor financeiro, o valor necessário para a viagem. Após cadastrada, a quantidade de requisições será informada no painel Requisições pendentes da página inicial.
Para cadastrar, deve-se selecionar a opção "Requisições" no menu a esquerda, clicar no "botão Novo" na tela de consulta de registros e informar os dados solicitados.
Ao finalizar o preenchimento das informações clicar em "Salvar", efetuando o lançamento da requisição. Após isso, selecionar a requisição cadastrada e clicar no botão "Mais opções" > Enviar para gerente, encaminhando para aprovação do gerente.
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Permissão nível Empregado: clicar em "Salvar", posteriormente, remeter a solicitação ao gerente para aprovação através do menu Mais opções > Enviar para gerente;
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Permissões níveis Gerente e Financeiro: após receber a aprovação e/ou emitir uma requisição, clicar em "Salvar e aprovar", efetuando a aprovação final da requisição e liberação do recurso.
Nessa etapa, o sistema gera um movimento financeiro de saída e o lançamento contábil conforme a conta escolhida, no sistema M2.
Prestações
É o cadastro das despesas apresentadas referente a viagem. As prestações de contas são cadastradas pelo acesso do tipo "Empregado", "Gerente" ou "Financeiro". Quando finalizada, a quantidade de prestações será descrita no painel Prestações pendentes da página inicial.
Para cadastrar, deve-se selecionar a opção "Prestações" no menu a esquerda, clicar no "botão Novo" na tela de consulta de registros. Nesse momento será exibida a tela de cadastro com as abas Geral e Itens.
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Aba Geral: deve-se informar o campo Observação e clicar no botão Salvar. Os demais dados já vem preenchido;
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Aba Itens: deve-se informar os dados referente a cada despesa. O campo "Arquivos" serve para anexar a nota/comprovante da despesa.
Após informar os dados solicitados, deve-se clicar no "botão Salvar" e repetir o processo para o cadastro dos demais itens de despesas. Posterior, basta clicar em "Salvar" e a tela "Aprovar prestação" será exibida. A aprovação da prestação de contas é realizada pelo tipo de acesso "Financeiro". Ao aprovar, o sistema gera o lançamento contábil no sistema M2.
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Aba Resumo: apresenta os dados que foram preenchidos no "Item da prestação" para conferência;
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Aba Contabilidade: deve-se efetuar os lançamentos contábeis.
Importante
O campo CAR só terá sua devida funcionalidade, caso a conta contábil selecionada estiver com a opção “Desdobra CAR” habilitada em seu cadastro ou se a empresa faz uso desta função.
Para habilitar o campo CAR é necessário configurar a conta contábil em Módulo Contábil > Contas contábeis. Deve-se clicar em "Editar" e habilitar a opção "Desdobra CAR", juntamente com a "Desdobra centro de custos".
✔️ Caso não seja habilitado e/ou a empresa não utilize esta funcionalidade, não será exibido o campo CAR dentro do lançamento.
Devoluções
São os valores devolvidos (troco), pelo funcionário à empresa, após as prestações de contas finalizadas.
✔️ Esse processo é realizado somente pelo tipo de acesso "Financeiro".
Para cadastrar uma devolução, deve-se selecionar a opção "Devoluções" no menu a esquerda, clicar no "botão Novo" na tela de consulta de registros. Nesse momento será exibida a tela de cadastro. Após informar os dados, basta clicar em "Salvar e aprovar".
Após salvar, abrirá a tela de "Aprovação da devolução", na aba Dados, deve-se informar a Conta para lançamento e a Natureza financeira, após basta clicar no botão "Adicionar", para inserir na grade os dados da natureza financeira e posterior deve-se clicar em "Aprovar".
Nessa etapa, o sistema gera um movimento financeiro de entrada e o lançamento contábil conforme a conta escolhida, no sistema M2.
Contabilização
Abaixo segue um exemplo do lançamento contábil efetuado pelas etapas do Adiantamento de viagens:
Lançamento contábil da Requisição:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Caixa/Banco | 150,00 | |
| Adto Viagem (Ativo) | 150,00 |
Lançamento contábil da Prestação de conta:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Adto Viagem (Ativo) | 150,00 | |
| Despesas | 150,00 |
Lançamento contábil da Devolução:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Adto Viagem (Ativo) | 150,00 | |
| Caixa/Banco | 150,00 |
Relatórios
Foram disponibilizados relatórios para conferência das informações.
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Acesso tipo Empregado: tem acesso ao relatório Extrato que contém as informações somente do próprio usuário conectado, possibilitando a visualização de seus valores de requisições, prestações lançadas e devoluções;
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Acesso tipo Gerente: tem acesso aos relatórios de Extrato, Saldo e Lançamentos;
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Acesso tipo Financeiro: tem acesso a todos os relatórios.
👉 Acesse a área de videos e confira os tutoriais!!😉
