Controle de notas de Remessa e Retorno

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• Funcionalidades
• Processos

Conceitos

Na maioria dos casos, emite-se uma nota fiscal para efetuar uma venda. No entanto, existem diversas outras operações que exigem a emissão de uma nota fiscal, como nas operações de Remessa e Retorno.

Nota de Remessa

As notas de remessa podem ser emitidas em diferentes situações, como nos seguintes casos:

• Quando se necessita enviar um produto para ser industrializado por um terceiro;

• Quando se necessita enviar uma peça para conserto.

Toda mercadoria remetida deverá, em algum momento, retornar. Portanto, para cada Nota de Remessa, deverá existir pelo menos uma Nota de Retorno. As empresas que operam com notas de remessa e retorno precisam manter o controle das mercadorias que ainda não foram retornadas. Para isso, o sistema disponibiliza o processo de Controle de notas de remessa e retorno.

Com as alterações realizadas no processo de emissão de notas, é possível cadastrar tanto notas de saída de remessa quanto notas de entrada de remessa. Também é possível cadastrar notas de saída e entrada de retorno vinculadas às remessas previamente cadastradas. Além disso, o sistema permite verificar se uma determinada nota de remessa já foi devidamente retornada.

Funcionalidades

No processo de controle de notas de remessa e retorno, estão disponíveis as seguintes funcionalidades:

• Opções de Remessa e Retorno: essas opções estão disponíveis tanto na Caixa de faturamento quanto no processo de Entrada, possibilitando maior controle e agilidade no gerenciamento de notas;

• Tipos de Operação: foram adicionados tipos de operação que podem ser utilizados nos processos de Saída, Entrada, além de tipos de Saída/entrada padrão, garantindo flexibilidade no tratamento dessas transações.

Fluxo das notas

A seguir, apresenta-se um exemplo do fluxo de notas de Remessa e Retorno efetuado pelo M2, para proporcionar melhor entendimento. Na sequência, será apresentado o detalhamento do processo.

• Cenário 1: Gerar remessa de mercadoria para terceiros

  A empresa necessita enviar a mercadoria ABC para conserto. O processo deve seguir as etapas abaixo:

  • Deve-se acessar a Caixa de faturamento e selecionar a função Novo > Remessa;

  • No campo Cliente/Fornecedor, deve-se informar o cliente ou fornecedor responsável pela terceirização, e adicionar os itens que serão remetidos. Para concluir o lançamento manual, deve-se clicar no botão Finalizar;

  • Com a nota lançada, deve-se clicar no botão Conferir para realizar a conferência dos itens a serem remetidos;

  • Após a conferência, deve-se clicar no botão Preparar notas para gerar a nota fiscal de saída;

  • Posteriormente, deve-se acessar a aba Notas fiscais da caixa de faturamento para proceder com a geração da nota fiscal de saída. Basta clicar no botão Emitir notas no canto inferior direito da tela;

  • Após a emissão, deve-se acessar a tela de Notas fiscais de saída e utilizar a função Solicitar autorização de uso para obter a autorização da SEFAZ;

  • Uma vez autorizada a nota, deve-se imprimir o DANFE e despachar a mercadoria ao terceiro;

  • O terceiro, após realizar o conserto, emite uma nota fiscal de retorno;

  • Deve-se acessar a tela de Entrada no módulo Compras e clicar na função Novo > Retorno;

  • No campo Fornecedor, deve-se informar a empresa terceirizada responsável pelo conserto;

  • Em seguida, na aba Itens, deve-se clicar no botão Vincular documentos e selecionar a nota de remessa cadastrada anteriormente;

  • Após a vinculação, deve-se realizar a conferência da quantidade de mercadorias retornadas, basta clicar no botão Conferir;

  • Posteriormente, deve-se clicar no botão Lançar NF para registrar a nota fiscal de entrada no sistema. Basta clicar no botão Finalizar para concluir a emissão da nota;

  • Com o registro finalizado, o sistema atualiza automaticamente o status da nota de remessa para indicar o retorno da mercadoria.

• Cenário 2: Receber remessa de mercadoria de um terceiro

  A empresa recebe a mercadoria ABC enviada para conserto. O processo deve seguir as etapas abaixo:

  • Deve-se acessar a tela de Entrada no módulo Compras e utilizar a função Novo > Remessa;

  • Em seguida, deve-se informar o terceiro no campo Fornecedor e adicionar os itens que foram remetidos. Para concluir o lançamento manual, deve-se clicar no botão Finalizar;

  • Com a nota lançada, deve-se clicar no botão Conferir para realizar a conferência dos itens a serem remetidos;

  • Após a conferência, deve-se clicar no botão Lançar NF para gerar a nota fiscal de entrada no sistema. Basta clicar no botão Finalizar para concluir a emissão da nota;

  • Após o conserto da mercadoria, deve-se acessar a Caixa de faturamento e utilizar a função Novo > Retorno;

  • No campo Cliente, deve-se informar o terceiro responsável;

  • Em seguida, deve-se clicar no botão Vincular documentos e selecionar a nota de remessa cadastrada anteriormente. Para concluir o lançamento manual, deve-se clicar no botão Finalizar;

  • Posteriormente, deve-se clicar no botão Conferir para realizar a conferência da quantidade de itens a retornar;

  • Após a conferência, deve-se clicar no botão Preparar notas para gerar a nota fiscal de saída;

  • Deve-se acessar a aba Notas fiscais da Caixa de faturamento para proceder com a geração da nota fiscal de saída. Basta clicar no botão Emitir notas no canto inferior direito da tela;

  • O sistema atualiza o status de retorno da nota de remessa;

  • Por fim, deve-se acessar a tela de Notas fiscais de saída e utilizar a função Solicitar autorização de uso para obter a autorização da nota junto à SEFAZ;

  • Após a autorização, deve-se imprimir o DANFE e despachar a mercadoria de volta ao terceiro.

Processos

A seguir, são apresentados os processos de aplicação do Controle de notas de remessa e retorno.

Caixa de faturamento

Na Caixa de faturamento, encontra-se a função Remessa no botão Novo. Ao lançar uma nota desse tipo, o sistema exibirá no campo Tipo de operação, na aba Itens, as opções Remessa e Outros.

Acesso em: Módulo Vendas > Caixa de faturamento > Botão Novo.

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Também está disponível a função Retorno no botão Novo, onde, ao lançar uma nota desse tipo, o sistema exibirá na aba Itens, no campo Tipo de Operação, as opções Retorno e Outros.

Ao realizar um lançamento manual do tipo Retorno, está disponível a função Vincular Documento, que abrirá uma tela exibindo apenas as notas do tipo Remessa cujo Status de Retorno seja Não Retornado ou Parcial.

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Quando a nota de saída é finalizada, o sistema executa os seguintes processos:

• Localiza os itens da nota de entrada que foram vinculados à nota de saída;

• Atualiza o campo Status Retorno das notas de entrada que foram vinculadas na saída:

  • Se a nota possuir algum item com quantidade retornada maior que zero, mas também possuir algum item com saldo a retornar maior que zero, o campo Status Retorno será preenchido com o valor Parcial;

  • Se a nota possuir algum item com quantidade retornada maior que zero e não possuir item com saldo a retornar, o campo Status Retorno será preenchido com o valor Total;

  • Caso contrário, o campo Status Retorno será definido como Pendente.

Em Tipos de Saída, disponível no Módulo Vendas > Listas > Tipos de Saída, no campo Tipo de Operação, também estão disponíveis as opções Remessa e Retorno.

Processos de Entrada

A tela de Notas Fiscais de Entrada no módulo Compras possui o filtro Status Retorno, com as opções Não Retornado, Parcial e Total, além da coluna Status Retorno na grade de listagem das notas.

Na tela de Entrada, acessada em Módulo Compras > Entrada > Botão Novo, estão disponíveis as opções Retorno e Remessa. Ao lançar uma nota de qualquer um desses tipos, fechando o ciclo da nota de saída de remessa e retorno, o sistema exibirá no campo Operação, na aba Itens, conforme a opção selecionada no botão Novo.

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Ainda na aba Itens, está disponível o botão Vincular documentos, que abrirá uma tela exibindo apenas as notas de saída do tipo Remessa e cujo Status retorno seja Não retornado e Parcial.

Esse assistente de vinculação não permite vincular uma quantidade maior que o saldo a retornar de cada item, sugerindo uma quantidade igual ao saldo a retornar. Além disso, o assistente tratará lotes, caso a nota de saída retornada utilize itens com lotes.

Importante

O botão Vincular Documento só estará disponível na tela ao selecionar a opção Retorno.

Quando a nota de entrada é finalizada, o sistema executa os seguintes processos:

• Localiza os itens da nota de saída que foram vinculados à nota de entrada;

• Atualiza o campo Status Retorno das notas de saída vinculadas na entrada:

  • Se a nota possuir algum item com quantidade retornada maior que zero, mas também possuir algum item com saldo a retornar maior que zero, o campo Status Retorno será preenchido com o valor Parcial;

  • Se a nota possuir algum item com quantidade retornada maior que zero e não possuir item com saldo a retornar, o campo Status Retorno será preenchido com o valor Total;

  • Caso contrário, o campo Status Retorno será definido como Pendente.

Quando lançada uma nota do tipo Remessa no processo de Entrada, conforme descrito acima, o sistema exibirá no campo Tipo de Operação, na aba Itens, a opção Remessa e buscará o tipo de entrada do tipo Remessa.

Se a nota de entrada for cancelada, os processos realizados serão desfeitos pelo sistema. Para verificar se uma determinada nota de remessa já foi devidamente retornada, deve-se consultar a coluna Status Retorno na grade de listagem de Notas fiscais.

Em Tipos de Entrada, o acesso é realizado em Módulo Compras > Listas > Tipos de Entrada. No campo Tipo de Operação, também estão disponíveis as opções Remessa e Retorno.

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