Cheques recebidos

Objetivo
Parametrização
Processos

Objetivo

A ferramenta de Cheques recebidos tem por função efetuar as operações com cheques no sistema: cadastro (lançamento), depósito e compensação, devolução, custódia, transferência e baixa de cheques.

Parametrização

Antes de efetuar os lançamentos de cheques, deve-se parametrizar o processo e configurar cada operação.

Faz-se necessário cadastrar algumas contas financeiras do tipo caixa, para utilizar na configuração, por exemplo:

Cheque Recebido: conta que será lançado o cheque, onde a empresa consegue analisar os cheques recebidos em carteira;
Cheque Recebido à Vincular: conta para uso do sistema, porém é possível analisar os cheques recebidos em carteira que faltam vincular em contas a receber;
Cheque Recebido Devolvido: conta que será lançado o cheque devolvido, onde a empresa consegue analisar os cheques recebidos devolvidos em carteira.

As configurações são acessadas em Início > Parametrização > Contas a receber > Cheques.

Deve-se selecionar a filial e efetuar as configurações:

Aba Lançamento:

Ao efetuar a operação Lançar cheques, o sistema executa os seguintes processos:

Cadastra o documento cheque;
Da entrada na conta financeira de Cheques em carteira;
Da saída na conta de Cheques a vincular;
Contabiliza a entrada do cheque.

✔️ O status do cheque cadastrado fica como Carteira.

Tipo de contas a receber (cheque): cadastrar um tipo de contas a receber para cheques, informando o campo Espécie como cheque. Marcar a opção Contabilizar para “Não”, a contabilidade do cheque não precisa de regra contábil e será configurada a seguir;
Tipo de contas a receber (Título de juros): cadastrar um tipo de contas a receber para títulos de juros, informando o campo Espécie como cheque. Marcar a opção Contabilizar para “Não”, a contabilidade do cheque não precisa de regra contábil e será configurada a seguir;
Fórmula para cálculo de juros: Esta fórmula será aplicada a cada novo cheque lançado pelo processo de lançamento de Cheques em lote. As variáveis disponíveis para uso são: Valor, PercJuros, DiasParaVencto;

Exemplo

Valor * PercJuros / 3000 * DiasParaVencto
Conta de entrada: essa é a conta financeira de recebimento de cheques. Nessa conta tem-se o valor de cheques em carteira na empresa. Deve-se cadastrar uma conta com o tipo de conta “Caixa” para entrar todos os cheques recebidos. A conta informada aqui é para sugestão quando você cadastra o cheque, pode-se alterar a conta durante o lançamento;
Conta de cheques a vincular: essa é a conta financeira de cheques a vincular. Nessa conta você tem o valor de cheques recebidos disponíveis para vinculação (para quitar as vendas feitas para o cliente). Deve-se cadastrar uma conta com o tipo de conta caixa;
Histórico financeiro: esse é o histórico do lançamento do cheque. Deve-se cadastrar um histórico do tipo cheques recebidos. Sugestão de variáveis: "Ch rec. nº {!Numero!} - {!RazaoSocial!}";
Tipo de lançamento: é requerido apenas se a empresa contabiliza cheques. Deve-se escolher um tipo de lançamento de Caixa/Banco. Esse tipo de lançamento será usado pelas operações de lançamento, depósito, custódia, retirada de custódia, baixa e transferência;
Histórico contábil: essa configuração é requerida apenas se a empresa contabiliza cheques. Basta escolher um histórico do tipo "Contas a receber/cheques". Sugestão de variáveis: "Ch. rec. nº {!Receber.Numero!} - {!Receber.CliForEmp.RazaoSocial!}";
Contabilizar as operações com cheques: ao marcar essa opção, contabiliza: lançamento do cheque, depósito, devolução, custódia, retirada da custódia, transferência e baixa.

O lançamento contábil de um novo cheque fica assim:

Conta	Débito	Crédito
Cheques em carteira	100,00
Cheques a vincular		100,00

Aba Depósito/ Compensação/ Devolução:

O depósito faz uma transferência da conta atual do cheque para a conta financeira informada. Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis.

A compensação faz a liquidação do cheque, requerendo um “Método de recebimento” do tipo “cheque” para lançar o lote de baixa para o cheque compensado.

A devolução retorna o cheque do banco para a empresa através de uma transferência. Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis.

Ao efetuar a operação Depósito e compensação de cheques, o sistema executa os seguintes processos:

Depósito:

Efetua a transferência do cheque da conta atual para a conta bancária informada;
Altera o status do cheque para Depositado.

Compensação:

Altera o status do cheque para Compensado.

Depósito:

Histórico financeiro: esse é o histórico da transferência do cheque, da conta atual para a conta bancária de depósito. Deve-se cadastrar um histórico do tipo cheques recebidos. Sugestão de variáveis: "Dep. ch. nº {!Numero!} - {!RazaoSocial!}";
Histórico contábil: essa configuração é requerida apenas se a empresa contabiliza cheques. Deve-se escolher um histórico do tipo "Contas a receber/cheques". Sugestão de variáveis: "Dep. ch. nº {!Receber.Numero!} - {!Receber.CliForEmp.RazaoSocial!}".

O lançamento contábil do depósito de um cheque fica assim:

Conta	Débito	Crédito
Banco	100,00
Conta atual do cheque		100,00

Compensação:

Método de recebimento: deve-se cadastrar um método de recebimento do tipo "Baixa contábil", configurado para não contabilizar. Sugestão: "Compensação de cheque".

Devolução:

Conta de cheques devolvidos: essa é a conta caixa onde os cheques devolvidos são lançados. A conta informada aqui será sugerida na devolução e pode ser alterada durante a operação;
Histórico financeiro: esse é o histórico da transferência do cheque, da conta atual para a conta de cheques devolvidos. Deve-se cadastrar um histórico do tipo cheques recebidos. Sugestão de variáveis: "Dev. ch. nº {!Numero!} - {!RazaoSocial!}";
Histórico contábil: essa configuração é requerida apenas se a empresa contabiliza cheques. Deve-se escolher um histórico do tipo "Contas a receber/cheques". Sugestão de variáveis: "Dev. ch. nº {!Receber.Numero!} - {!Receber.CliForEmp.RazaoSocial!}".

O lançamento contábil da devolução do cheque fica assim:

Conta	Débito	Crédito
Conta atual do cheque	100,00
Cheques devolvidos		100,00

Aba Custódia/ Retirada:

A custódia faz uma transferência da conta atual do cheque para a conta financeira (normalmente um banco) onde o cheque permanecerá em custódia. Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis.

Ao efetuar a operação Custódia e Retirada de cheques, o sistema executa os seguintes processos:

Custódia:

Transferência do cheque, da conta atual para a conta bancária informada;
Altera o status do cheque para Custódia;

Retirada:

Transferência do cheque, da conta de custódia para a nova conta informada;
Retorna o cheque para o status Carteira.

Custódia:

Histórico financeiro: esse é o histórico da transferência do cheque, da conta atual para a conta bancária de custódia. Deve-se cadastrar um histórico do tipo cheques recebidos. Sugestão de variáveis: "Custódia. ch. nº {!Numero!} - {!RazaoSocial!}";
Histórico contábil: é requerido apenas se a empresa contabiliza cheques. Deve-se escolher um histórico do tipo "Contas a receber/cheques". Sugestão de variáveis: "Custódia. ch. nº {!Receber.Numero!} - {!Receber.CliForEmp.RazaoSocial!}".

O lançamento contábil da custódia de cheque é:

Conta	Débito	Crédito
Banco	100,00
Conta atual do cheque		100,00

Retirada:

Histórico financeiro: esse é o histórico da transferência do cheque, da conta atual para a conta de cheques em carteira. Deve-se cadastrar um histórico do tipo cheques recebidos. Sugestão de variáveis: "Retorno custódia. ch. nº {!Numero!} - {!RazaoSocial!}";
Histórico contábil: é requerido apenas se a empresa contabiliza cheques. Deve-se escolher um histórico do tipo "Contas a receber/cheques". Sugestão: "Retorno custódia ch. nº {!Receber.Numero!} - {!Receber.CliForEmp.RazaoSocial!}.

O lançamento contábil da retirada de cheque é:

Conta	Débito	Crédito
Cheque em carteira	100,00
Banco		100,00

Aba Baixa:

A baixa encerra o uso do cheque. É usada para baixar um cheque sem fundos que não será cobrado ou para trocar o cheque por outra forma de pagamento (esse recurso de troca é manual).

Essa operação lança a saída do cheque (da conta atual) contra uma conta de despesa, quando for uma conta perdida ou uma conta de negociação, quando for um cheque que será trocado por outra forma.

O cheque será baixado, sendo necessário informar um método de recebimento.

Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis.

Ao efetuar a operação de baixa de cheques, o sistema executa os seguintes processos:

A baixa faz a saída da conta do cheque;
Alterar o cheque para o status Baixado;
Conta: é a conta de despesa para contrapartida do cheque. Essa conta é sugerida na baixa e pode ser alterada;
Método de recebimento: Deve-se cadastrar um método de recebimento do tipo "Baixa contábil", configurado para não contabilizar. Sugestão: "Baixa de cheque";
Tipo de movimento financeiro: é o tipo de movimento para saída do cheque;
Histórico financeiro: esse é o histórico da saída do cheque da conta atual. Deve-se cadastre um histórico do tipo cheques recebidos. Sugestão de variáveis: "Bx. ch. nº {!Numero!} - {!RazaoSocial!}";
Histórico contábil: é requerido apenas se a empresa contabiliza cheques. Deve-se escolher um histórico do tipo "Contas a receber/cheques". Sugestão de variáveis: "Bx. ch. nº {!Receber.Numero!} - {!Receber.CliForEmp.RazaoSocial!}";

O lançamento contábil da baixa de cheque é:

Conta	Débito	Crédito
Conta contábil informada	100,00
Conta atual do cheque		100,00

Aba Transferência:

A transferência permite contas adicionais para controlar o fluxo do cheque na empresa. Essa operação lança a saída da conta atual do cheque e a entrada numa conta informada.

Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis dessa transferência.

Ao efetuar a operação de transferência de cheque, o sistema executa os seguintes processos:

Transferência financeira da conta atual do cheque para a nova conta informada;
Histórico financeiro: esse é o histórico da transferência do cheque da conta atual para a nova conta. Deve-se cadastrar um histórico do tipo cheques recebidos. Sugestão de variáveis: "Trf. ch. nº {!Numero!} - {!RazaoSocial!}";
Histórico contábil: é requerido apenas se a empresa contabiliza cheques. Deve-se escolher um histórico do tipo "Contas a receber/cheques". Sugestão de variáveis: "Trf. ch. nº {!Receber.Numero!} - {!Receber.CliForEmp.RazaoSocial!}";

O lançamento contábil da transferência de cheque é:

Conta	Débito	Crédito
Nova conta do cheque	100,00
Conta atual do cheque		100,00

Aba Endosso:

Esse processo é o pagamento para fornecedores usando cheques recebidos de clientes. A operação é realizada através da baixa de contas a pagar. Na baixa por endosso são pagos os títulos e selecionados os cheques que serão endossados.

Ao efetuar a operação de endosso de cheque, o sistema executa os seguintes processos:

Baixa da conta a pagar do fornecedor;
Altera o status do cheque para Endossado;
Libera a comissão vinculada ao cheque;
Lança a saída na conta do cheque;
Método de recebimento: deve-se cadastrar um método de recebimento do tipo "Baixa contábil", configurado para não contabilizar. Sugestão: "Baixa por endosso". Esse método será usado para liquidar o cheque alterando o status para endossado.

Após parametrizar os processos acima, deve-se configurar o método de pagamento, acesso em: Pagar > Listas.

Configurar um método de pagamento com o tipo "Cheque", marcar para contabilizar e configurar a regra contábil conforme a empresa.

O lançamento contábil da baixa de contas a pagar por endosso é:

Conta	Débito	Crédito
Fornecedor	Valor do capital
Conta de juros pagos	Juros
Conta de multa	Multa
Conta de outros acréscimos	Outros acréscimos
Conta de desconto		Desconto
Conta de abatimentos		Abatimento
Conta do receber vinculado		Valor pago

Processos

Essa é a tela de consultas do Cheques recebidos.

Acesso em: Módulo Receber > Cheques recebidos

O botão “Localizar cheques”, abre uma tela para informar o CMC7 (Caracteres Magnéticos Codificados em Sete Barras) do cheque e localizá-lo, caso essa informação tenha sido registrada ao cadastrar o cheque.

Operações com cheques:

Lançar

O recebimento de cheque serve para quitar uma compra feita pelo cliente ou como adiantamento para uma compra futura.

Para lançar um cheque basta clicar no botão “Novo”, deve-se preencher os dados solicitados conforme o cheque.

Ao lançar um cheque o sistema faz dois lançamentos financeiros: entrada na conta de cheques recebidos e saída na conta de cheques a vincular.

Pode-se acompanhar os cheques em carteira através do “Extrato de contas” ou “Movimentação de contas” da conta “Cheques recebidos”.

Acesso em: Módulo Tesouraria > Relatórios

Para acompanhar os valores recebidos em cheques de cliente que estão pendentes para vincular, pode-se filtrar a conta de Cheques a vincular.

Depositar

A operação de depósito transfere o cheque da conta atual (que normalmente é a conta de cheques em carteira ou cheques devolvidos) para a conta bancária informada e altera o status do cheque para Depositado.

Para efetuar a operação de depósito, basta selecionar um ou mais cheques (para selecionar vários, use a tecla CTRL pressionada e clique nos registros dos cheques que deseja), clicar no botão Mais opções > Depositar.

Deve-se informar a conta para depósito e clicar no botão Depositar.

O depósito altera o status do cheque para depositado e transfere o cheque da conta atual (que normalmente é a conta de cheques em carteira ou cheques devolvidos) para a conta bancária informada.

Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.

Devolver

A operação de devolução retira o cheque da conta bancária e lança na conta de cheques devolvidos. Seu objetivo é indicar que o cheque depositado não foi compensado e por isso foi devolvido.

Deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Devolver.

O status do cheque retorna para Carteira.

Se a conta foi configurada, o campo conta sugere a conta de cheques devolvidos, caso não tenha sido, pode-se alterar para outra conta ou efetuar seu cadastro.

Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.

Compensar

A operação de compensação altera o status do cheque para compensado. Pode existir “comissão no cheque” quando uma conta a receber com comissão é liquidada usando o cheque. Nesse caso, o sistema libera a comissão vinculada ao cheque.

Deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Compensar. Para essa operação o cheque deve estar com status depositado.

Após concluir, o status do cheque passa para Compensado.

Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.

Parametrização: Comissão no cheque

Esse parâmetro controla a comissão no processo de cheques, o sistema libera a comissão ao baixar o Contas a receber e caso uma conta a receber for paga com cheque pode efetuar a liberação da comissão ao compensar o cheque.

Acesso em Parametrização > Contas a pagar > Controlar comissão no cheque

SIM: Libera a comissão na data das operações vinculadas ao cheque: Compensação ou Endosso;
NÃO: Libera a comissão na data da baixa do contas a receber.

Observação

Caso o cheque seja devolvido e posteriormente baixado, não haverá liberação de comissão, nesse caso para pagar a comissão é necessário fazer um crédito de comissão manual.
Se o cheque endossado for devolvido, a comissão é liberada nesse processo, para não efetuar o pagamento da comissão em duplicidade é necessário fazer um débito de comissão manual. Pois a operação “Endosso” encerra o ciclo do cheque, nesta situação.

Custodiar

A operação de custódia indica que a empresa passou a custódia do cheque para outro agente, normalmente o banco. O cheque fica guardado com esse agente até uma ordem da empresa.

Essa operação transfere o cheque da conta atual para a conta bancária onde o cheque ficará sob custódia. O cheque em custódia pode ser retornado para a empresa através da operação retirar da custódia ou pode ser depositado e compensado.

Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Custodiar

O status do cheque passa para Custódia.

Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.

Retirada da custódia

A operação de retirar da custódia indica que a empresa decidiu retomar a posse do cheque.

Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque com status custódia, clicar no botão Mais opções > Retirar da custódia.

O status do cheque passa para Carteira.

Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.

Transferir para outra conta

Essa operação serve para lançar o cheque em outra conta financeira. O recurso permite segmentar os cheques que estão na empresa. Por exemplo: pode-se transferir os cheques devolvidos que foram encaminhados para uma cobradora para uma conta diferente de cheques em cobrança.

Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Transferir para outra conta.

O status do cheque permanece como Carteira.

Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.

Baixar

Usar essa operação para encerrar o uso do cheque quando:

O cheque não tem fundos e a conta foi perdida;
O cheque foi devolvido para o cliente e ele vai pagar de outra forma (como dinheiro, outro cheque).

Essa operação altera o status do cheque para baixado, lança a saída na conta do cheque com contrapartida numa conta de despesa. Se houver rateio de centro de custos ou CAR, deve-se informar o rateio na aba contabilidade.

Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Baixar

Para baixar o cheque e receber através de outra forma como um cheque ou dinheiro: (Esse processo será aprimorado nas próximas versões).

Deve-se fazer a baixa do cheque e informar a conta contábil de baixa;
Lançar um movimento de entrada manual na conta de cheques a vincular com contrapartida na conta de baixa do cheque;
Lançar o novo cheque.

Para baixar o cheque e trocar por dinheiro:

Deve-se fazer a baixa do cheque e informe a conta contábil de baixa;
Lançar um movimento de entrada manual na conta onde foi recebido o valor com contrapartida na conta de baixa do cheque.

Consultar operações

Processo que desfaz uma operação lançada no cheque, por exemplo, foi depositado um cheque por engano, pode-se cancelar essa operação, que fará o cheque voltar para a situação anterior.

Nessa janela é possível desfazer compensação, depósito, devolução, custódia, retirada de custódia e transferências. O estorno é sempre feito da operação mais recente para a operação mais antiga, então se for desfazer o depósito de um cheque que está compensado, será desfeita a compensação e o depósito.

Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Consultar operações, selecionar a operação que deseja cancelar e clicar no botão Cancelar.

Vincular

Essa operação é realizada por meio da baixa. Ela acontece quando se faz a baixa de um título normal usando o cheque. Ao processar a baixa de contas a receber com método cheque, o cheque fica vinculado ao título. Esse processo é usado também quando faz um adiantamento usando o cheque.

O status do cheque permanece como carteira, pode-se verificar as operações realizadas no histórico através do botão Mais opções > Consultar > Histórico

Cancelar

O processo de cancelar, remove o cheque que foi cadastrado com dados errados, por exemplo. Essa operação altera o status do cheque para cancelado, caso tenha vínculo com algum título, o cancelamento da baixa deverá ser feito manual.

Para efetuar o cancelamento, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Cancelar

Endossar

É a operação que serve para usar o cheque que foi recebido de um cliente para pagar um fornecedor.

O endosso acontece a partir da baixa de contas a pagar. Deve-se fazer o pagamento selecionando os títulos que serão pagos com cheques de clientes e escolhido o método de pagamento "Baixa com cheque de cliente".

O sistema lançará uma baixa do cheque por endosso e o status do cheque fica como endossado.

Caso restar saldo (valor do cheque for maior que o título a pagar), o sistema vai gerar uma nota de crédito.

Devolver endosso

A operação de “Devolver endosso”, é um processo manual.

Caso o cheque seja rejeitado por ser devolvido, deve-se cadastrar um novo cheque com mesmo número e cadastrar novos títulos para pagar o fornecedor que devolveu o cheque.

Alterar

No botão Mais opções, tem a operação de alterar dados de portador e vencimento.

Portador: efetua a alteração do portador de um ou mais cheques (selecionados) e registra no histórico;
Vencimento: efetua a alteração do vencimento e previsão de vencimento de um ou mais cheques (selecionados) e registra no histórico.

Visualizar cheque

Exibe o espelho do cheque recebido, incluindo o histórico do cheque.

Para emitir o espelho, deve-se clicar no botão Mais opções > Visualizar cheque

Consultar

Opções para consultar os processos gerados pelo cheque. Acesso em: Mais opções > Consultar

Contas a receber vinculadas: exibe o título de contas a receber vinculado ao cheque;
Lotes de baixa vinculados: exibe o lote de baixa vinculado ao cheque através do título;
Endossos vinculados: exibe o título de contas a pagar vinculado ao cheque;
Lotes contábeis: exibe os lotes contábeis gerados nas operações com o cheque;
Movimentos financeiros: exibe os dados do movimento financeiro gerados pelo cheque;
Histórico: exibe a tela de histórico com todas as operações efetuadas com o cheque.

Cheques em lote

Processo para lançamento de cheques pré-datados em lote, possibilitando o cálculo de juros dos cheques conforme a fórmula para cálculo de juros configurada na parametrização de cheques.

O acesso é feito em Módulo Receber > Mais opções > Cheques em lote

Para cadastrar os cheques em lote, deve-se clicar em Novo, preencher os campos da aba Dados e clicar em Iniciar.

O sistema ativa a aba Cheques, para o lançamento. Deve-se preencher os dados conforme os cheques, informando a data de vencimento e o Juros em % ou Valor (R$) e clicar em Confirmar, para inseri-los na listagem de cheques. Após efetuar os cadastros, basta clicar em Lançar, o sistema gera os registros dos cheques na tela de consulta de Cheques recebidos e lança um registro de Contas a receber com o valor do Juros aplicado no lançamento dos cheques.

Na tela de consulta de Lançamento de cheques em lote, é possível rastrear os títulos de juros e os cheques lançados.

Funcionalidade

Após lançar os cheques pré-datados, basta efetuar a baixa dos títulos de contas a receber, com o método de recebimento do tipo cheque e vincular os cheques cadastrado para a baixa. Lembrando que o título de juros lançados ao cadastrar os cheques, fica em aberto para posterior acerto.

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