Adiantamento de fornecedores
Objetivo
O adiantamento de fornecedores ocorre quando a empresa paga um adiantamento ao fornecedor por conta da aquisição de bens e serviços, antes do recebimento do produto ou serviço solicitado ao fornecedor.
Parametrização
Antes de iniciar o processo deve-se parametrizar em: Início > Parametrização > Contas a pagar > Adiantamento para fornecedores.
No campo Tipo de conta a receber deve-se selecionar a opção Adiantamento a fornecedor. Essa opção deve conter a espécie do título como "Adiantamento".
Para visualizar a espécie, deve-se clicar no ícone de lápis do lado direito do campo. Ao clicar, exibirá a tela Tipos de contas a pagar caso seja necessário editar algum campo ou adicionar alguma informação:
✔ Campos:
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Descrição: neste campo deve conter uma descrição que indique que esta informação é referente ao adiantamento de fornecedores como por exemplo “Adiantamento a fornecedor”;
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No campo Contabiliza têm-se as opções:
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➡️ Sim: esta opção deve ser inserida caso a empresa faça a utilização do Centro de apuração de resultados (CAR) e gestão orçamentária. Ao inserir esta opção, o campo Regra contábil é exibido para preenchimento, onde deve-se adicionar a opção "Adiantamento a fornecedor";
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➡️ Não: esta opção deve ser inserida caso a empresa não faça a utilização do Centro de apuração de resultados (CAR).
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Natureza financeira: selecionar a opção “Adiantamento para fornecedores”;
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Espécie de título: deve-se selecionar a opção adiantamento. As opções aparecerão de forma abreviada. Exemplo: AD, ADTO...
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Portador: portador indica "em poder de quem está o documento", geralmente são bancos, carteira (em poder da empresa) e etc.
Após isso, deve-se clicar em “Salvar”.
Processos
➡️ 1. Cadastrar contas a pagar
Para iniciar o processo deve-se criar um contas a pagar acessando: Módulo Pagar > Contas a pagar > Novo - Contas a pagar.
Ao clicar no botão "Novo", abrirá a tela Conta a pagar onde deve-se preencher os campos.
✔ Campos:
Fornecedor: inserir o fornecedor que será destinado o adiantamento.
Tipo de conta a pagar: neste campo deve-se selecionar a opção “Conta a pagar”. Ao preencher o campo Tipo de conta a pagar os campos “Espécie de título”, “Portador”, “Carteira” e a “Natureza financeira” já são preenchidos automaticamente.
✔️ No campo Espécie do título deve-se alterar para o título "Adiantamento para fornecedor: ADTO-FOR" (lembrando que este campo pode ser editado conforme a empresa deseja), onde a espécie do título consta como "Adiantamento".
Forma de pagamento: deve-se selecionar de qual forma a empresa vai realizar o pagamento do adiantamento para o fornecedor, se é em dinheiro, boleto, cartão e etc.
Número: deve-se inserir uma identificação para o título.
- Valor: inserir o valor do adiantamento.
Os campos "Emissão", "Vencimento" e "Prev. recebimento" vem preenchidos automaticamente, podendo ser alterados conforme necessidade, após deve-se clicar em Processar.
➡️ 2. Liquidar título no Contas a pagar
Ao pagar o valor do adiantamento para o fornecedor, deve-se liquidar (dar baixa) neste título. Ao fazer isso, a empresa está comunicando para o sistema que aquele contas a pagar do tipo adiantamento foi pago.
✔️ Para liquidar o título em aberto, deve-se:
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A. Na tela de registros do Contas a pagar, deve-se selecionar o título do tipo Adiantamento que foi cadastrado anteriormente com o status em aberto que deseja-se liquidar. Após isso, deve-se clicar no botão Mais opções e selecionar a opção Baixar;
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B. Ao selecionar esta opção exibirá a tela Baixa de contas a pagar, onde é possível conferir o valor e a espécie desse título. Após verificar as informações, deve-se clicar em Baixar;
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C. Ao clicar em "Baixar", será exibida uma tela onde deve-se selecionar o método do recebimento do valor do adiantamento, Cheque, Cartão, Depósito e etc.
Após isso, abrirá uma nova tela "Baixa de contas a pagar em dinheiro" onde contém com o campo Conta para preenchimento, neste campo deve-se selecionar a conta bancária que a empresa vai realizar o pagamento do adiantamento. Posteriormente, clicar em Processar;
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D. Ao processar o sistema vai liquidar este título, sendo assim, o título ficará com o status como Liquidado.
Importante
Ao liquidar este título no contas a pagar, o M2 cria um título automático no Contas a receber (Módulo Receber > Contas a receber) com a espécie Adiantamento e com o status em aberto, já que agora o fornecedor está devendo aquele bem ou serviço para a empresa que realizou o adiantamento. Lembrando que este título não gera forma de pagamento, ele é o adiantamento propriamente dito.
Para rastrear este Contas a receber em aberto, basta ir no botão Mais opções na tela de registro do Contas a pagar e clicar na opção: Rastrear > Adiantamento.
➡️ 3. Lançar nota de entrada
Posteriormente, deve-se realizar o lançamento da nota de entrada seguindo o processo habitual para o item ou serviço adquirido. Para entender melhor o processo de "Entrada", clique aqui.
Importante
O valor que deve ser inserido no lançamento da nota de entrada é valor inteiro do produto. Exemplo: O cliente solicitou a compra de uma mesa no valor de R$ 1.000, porém para realizar a produção precisa adiantar um valor de R$ 500,00. No momento de realizar o lançamento da nota de entrada, deve-se inserir o valor total = R$ 1.000.
Após o item ou serviço ser entregue pelo fornecedor para a empresa e a nota de entrada ser lançada, por padrão o sistema irá gerar um novo contas a pagar. Deve-se relacionar o adiantamento em aberto no contas a receber para o cliente com o contas a pagar gerado pela Nota Fiscal. Visto que agora a empresa está devendo apenas a parte faltante do valor total do item ou serviço para o fornecedor.
Sendo assim, para realizar esse processo deve-se ir no Contas a pagar (Módulo Pagar > Contas a pagar), selecionar o título que foi gerado a partir do lançamento da nota de entrada.
No botão Mais opções deve-se selecionar a opção Baixar, ao selecionar esta opção exibirá a tela “Baixa contas a pagar”, onde é possível conferir o valor e a espécie desse título. Após verificar as informações, deve-se clicar em "Baixar".
Ao clicar em "Baixar", deve-se selecionar o “Método do recebimento” como Adiantamento e clicar em "Selecionar".
Após selecionar, abrirá uma nova tela "Baixa de contas a pagar com adiantamentos", na aba "Adiantamentos" deve-se adicionar o adiantamento em aberto no contas a receber criado anteriormente.
✔️ No filtro "Número" logo acima do botão "Pesquisar" é possível colocar o número do título do adiantamento, para facilitar a busca. Após selecionar o título do adiantamento, deve-se clicar em Processar.
Ao processar, o sistema vai liquidar este título no contas a pagar gerado pelo lançamento da nota de entrada, sendo assim o título ficará com o status como “Liquidado”. Como este título foi vinculado ao adiantamento, automaticamente o título que estava em aberto no "Contas a receber" com a espécie Adiantamento, também ficará com o status como “Liquidado”.
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