Plano de contas

• Conceitos
• Objetivo
• Processos
• Parametrização

Conceitos

Plano de contas é um conjunto de contas contábeis que representam as movimentações financeiras e econômicas da empresa, ligadas a suas atividades. Essas contas são organizadas e estruturadas através de códigos e classificações, que registram receitas e despesas. Objetivando estruturar / organizar as contas, facilitando a visualização e os registros contábeis.

O plano de contas deve seguir uma estrutura específica, conforme determinado em lei. As contas contábeis contidas no plano, são divididas em grupos / classes de maneira hierárquica:

• Ativos: Os ativos são as contas ativas da empresa, ou seja, contas que fazem parte do patrimônio do negócio e são considerados bens não palpáveis;

• Passivos: O passivo é, portanto, todas as obrigações financeiras da empresa, como contas a pagar, parcelas de empréstimos, dívidas a serem quitadas, bem como tributos e impostos;

• Receitas: Receitas são todos os valores referentes à venda de produtos ou serviços que entram no caixa, bem como ao rendimento de investimentos da empresa (ou mesmo a renda de aluguéis, por exemplo);

• Despesas e custos: As despesas são as contas passivas relacionadas aos pagamentos feitos a fornecedores, colaboradores e relativos à compra de novo maquinário, equipamentos e acessórios para produção.

Dentro de cada um dos grupos acima são criadas as Contas Sintéticas (ou contas agrupadoras), que, por sua vez, são detalhadas em subcontas, também conhecidas como Contas Analíticas.

Objetivo

Para o sistema M2 a finalidade do cadastro de plano de contas é definir a formatação (máscara) que será denominado o plano contábil em questão. Ainda, quando definido nas parametrizações do sistema, configura-se o plano padrão da empresa logada.

Esse plano detém várias contas contábeis vinculadas, com diversas naturezas representadas contabilmente. Nele encontra-se as contas que serão utilizadas pelo administrativo ERP, para assim, fornecer os dados dos lançamentos a contabilidade.

Processos

Cadastrar Plano de contas

Acessar módulo Contábil > Listas > Plano de contas.

Para iniciar o processo de cadastro de um plano de contas, deve-se clicar no botão Novo e preencher os dados solicitados.

✔ Campos:

• Descrição: atribuir um nome ao plano de contas que deseja-se criar;

• Máscara: o objetivo da máscara aplicada no Plano de Contas é definir a quantidade de dígitos que terá este plano. Quanto mais dígitos, mais possibilidades de criar contas diversas. Também define o esqueleto da classificação do Plano de contas.

Após preencher os campos, clicar em Salvar.

➡️ Nesta etapa são apenas atribuídos nome (Descrição) e o esqueleto (Máscara) do plano de contas. Para inserir os registros contábeis dentro do plano criado, basta acessar Importar plano de contas.

Botão mais opções

Tem-se a opção de Ativar/Inativar algum plano de contas existente.

Importar plano de contas

O sistema disponibiliza uma planilha padrão ao usuário, permitindo atualizar os dados e posteriormente importar a nova relação no sistema.

Acessar módulo Contábil > Mais opções > Importar plano de contas.

Nesta tela é possível importar um Novo plano de contas, sem contas vinculadas e também selecionar um Plano de contas com contas já existentes.

• Campo Plano de contas: selecionar plano de contas novo/existente;

• Botão Download modelo: é disponibilizado um modelo padrão de planilha para a contabilidade preencher, conforme as informações esperadas pelo sistema.

Observação

Foram adicionadas as colunas Conta Superior, que define a qual grupo de contas uma conta pertence e Natureza da conta no modelo padrão de planilha.

• Selecionar / Arrastar arquivo ☁️: importar planilha preenchida / atualizada com os registros contábeis.

• Botão Importar: efetuar importação:

• O botão Importar, possui algumas validações, como, por exemplo:

  • a. Validar a estrutura do arquivo assim como o tipo de arquivo;

  • b. Nenhuma coluna pode ser nula. Os campos: "Analítica", "Usa CDC" e "Usa CAR". Aceitam apenas "S/N;

  • c. Os campos "Conta" e "Classificação" são registros únicos e não podem repetir. Caso isso ocorra o sistema emite um alerta com as inconsistências

  • d. Será validada a máscara do plano de contas selecionado no ato da importação, com as classificações do arquivo que está sendo importado;

  • e. Caso tenham máscaras diferentes, é emitido um alerta.

Alerta

"Não é possível importar um plano de contas com máscara de classificação diferente do plano selecionado. Atual '1.2.3.4.5.66.77.8888', novo ''1.2.3.4.55.66.7777".

Ao clicar em Importar, exibirá uma nova tela “Importação plano de contas – Nome do arquivo.xls”.

Importação plano de contas

Nesta tela será feita a visualização e conferência dos registros inseridos.

Na parte superior da tela é possível visualizar o nome e a máscara que foi estabelecida ao plano de contas.

• Campo Situação: utilizado para filtrar os registros / contas inseridas. Através deste filtro é possível visualizar novos registros que foram inseridos, os que foram editados e os registros originais.

Na lista de contas é possível personalizar as colunas clicando na seta ao lado de qualquer coluna, após clicar em Coluna e selecionar as que desejar. Foram adicionadas novas colunas: Conta Superior, que define a qual grupo de contas uma conta pertence e Natureza da conta.

Ao realizar a visualização e conferência, clicar em Finalizar.

Novo plano de contas

Para criar um plano de contas sem contas vinculadas, deve-se:

• 1. No campo Plano de contas, selecionar o Plano criado anteriormente em Cadastro plano de contas;

• 2. Realizar o download do modelo padrão e preencher com os registros / contas contábeis da empresa.

  👉 O modelo é disponibilizado em formato de planilha, onde possui os textos descritivos apontando o que é esperado em cada coluna, conforme exemplo a seguir:

  

• 3. Retornar o arquivo / planilha já preenchido para o sistema M2, em seguida, clicar em Importar.

Ao efetuar a importação, exibirá a tela Importação plano de contas, deve-se realizar conferência e finalizar.

Plano de contas com contas já existentes

Para importar um plano com contas já existentes, deve-se:

• 1. No campo Plano de contas, selecionar plano desejado.

  Ao selecionar um plano com contas já vinculadas, exibirá um alerta com a seguinte mensagem:

  Alerta

  O plano selecionado possui contas contábeis. Ao importar um plano de contas sobre um existente, o sistema atualizará as descrições das contas, e inserir contas novas. Contas atuais não serão alteradas e nem removidas. Caso queira alterar por completo, crie um plano de contas".

• 2. Realizar download do arquivo em formato de planilha. O sistema exporta os registros do plano antigo, para planilha modelo.

  👉 Os registros contidos no plano antigo se mantêm, podendo alterar apenas a “Descrição” das contas existentes e adicionar novas contas. Caso outro campo seja editado, a alteração é ignorada.

• 3. Retornar o arquivo / planilha atualizado para o sistema M2, em seguida, clicar em Importar.

Ao efetuar a importação, exibirá a tela Importação plano de contas, deve-se realizar conferência e finalizar.

Parametrização

Para efetivar o plano de contas importado, é necessário atualizar a parametrização geral do sistema.

Acessar em: Início > Parametrização > Contabilidade > Plano de contas contábeis.

✔️ Validações:

• a. Ao salvar o plano, precisa-se verificar as regras contábeis atuais, pois, pode conter contas contábeis já configuradas;

• b. Se o plano não possuir nenhuma conta configurado nela, é emitido um alerta identificando as contas da regra contábil que não estão no plano, sugerindo ao usuário que realize o reparo antes da troca da configuração.

Alerta

"Não foi possível alterar o plano contábil. Existem regras de contabilização configuradas com contas inexistentes no novo plano. Favor, ajustar a configuração ou inserir a conta na planilha antes de prosseguir! Contas inexistes no plano novo: regra contábil ..., contas: ...”

Lembrete

Caso seja adicionado um plano de contas sobre um já existente, é necessário criar regras contábeis e vincular com o novo plano de contas, isso para todos os processos que estão contabilizando dentro do sistema.

Para visualizar o plano de contas vinculado, acessar Módulo Contábil > Contas contábeis.

✔ Colunas:

• Reduzido: utilizam-se dígitos para identificar o registro / contas contábeis;

• Classificação: a partir da máscara definida no Cadastro do plano de contas, as contas são organizadas em classes hierárquicas. A partir da classificação é possível identificar a posição e localização da conta contábil dentro do plano;

• Descrição: nome estabelecido para aquela conta / registro.

Caso necessite-se adicionar alguma conta nova ao plano, basta ir em Novo e preencher os dados solicitados.

Exemplificando o processo:

👉 Acesse a área de vídeos e confira os tutoriais!! 😉

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