Cadastro de clientes e fornecedores

• Objetivo
• Processos

Objetivo

O cadastro de clientes e fornecedores é um processo fundamental para a empresa coletar, organizar e gerenciar informações importantes sobre estes registros.

Processos

Ao acessar a funcionalidade de Clientes/Fornecedores são exibidos os filtros e botão pesquisar, botão Novo, grid de informações e o botão mais opções.

❮

❯

Acessos disponíveis em:

• Módulo Vendas > Clientes;
• Módulo Compras > Fornecedores;
• Módulo Receber > Clientes;
• Módulo Pagar > Fornecedores.

Filtros e botão pesquisar

Após aplicado os filtros, pode-se clicar no botão Pesquisar para apresentar as informações na grid.

Cadastrar um cliente/fornecedor

Para cadastrar um cliente ou fornecedor, deve-se clicar no botão Novo e preencher as informações nas abas disponíveis, conforme descrito a seguir:

IdentificaçãoEndereçosComercialFinanceiroFiscalEmpregadoPessoa física

Nesta aba, devem ser preenchidas as informações de identificação do cliente ou fornecedor. Inicialmente, é necessário selecionar o tipo de pessoa: Pessoa Jurídica (PJ) ou Pessoa Física (PF).

Conforme a seleção, algumas informações serão exigidas de forma distinta:

• Pessoa jurídica (PJ): quando selecionado este tipo de pessoa deve-se informar o CNPJ, Nome (Fantasia) e Razão social;

• PF: quando selecionado este tipo de pessoa deve-se informar o CPF, Data nasc., Nome (fantasia), Nome completo e RG.

As demais informações são comuns para ambos os tipos de pessoa, pode-se informar E-mail, Telefone, Seg. telefone, Fax e Celular.

As opções Cliente, Fornecedor, Empregado, Vendedor/Repr., Transportador, MarketPlace, Credenciadora e Indicador, determinam a função do cadastro no sistema. A marcação dessas opções define se o registro será tratado como um cliente, fornecedor ou outras categorias.

O campo Observação pode ser utilizado para registrar informações adicionais relevantes.

❮

❯

Para informar o endereço, é necessário preencher os campos de CEP, Endereço, Nº, Complemento, Bairro e Cidade.

Caso o endereço de Entrega e/ou Cobrança seja diferente do endereço padrão, nas abas Entrega e Cobrança, basta desmarcar o parâmetro Usar endereço padrão para definir um endereço específico.

Ao desmarcar essa opção na aba Entrega, exibe-se a seção Recebedor, que, por padrão, permanece com o parâmetro Usar dados padrão habilitado, mantendo os campos indisponíveis para edição. Se necessário, pode-se desmarcar essa opção para editar as informações do recebedor, que incluem: Nome, E-mail, Telefone, Pessoa (Física ou Jurídica) e CPF/CNPJ.

❮

❯

Ao lado do campo CEP é apresentado o ícone , ao clicar neste ícone irá abrir a tela Pesquisa de coordenadas.

Aviso

Na geração do XML:

• Se o endereço de entrega for diferente do endereço padrão, o bloco será gerado com os dados do endereço de entrega;
• Se o endereço de entrega for diferente e houver divergências nos dados do recebedor, o bloco incluirá tanto o endereço de entrega quanto os dados do recebedor;
• Se o endereço de entrega for igual ao endereço padrão, mas houver diferenças nos dados do recebedor, o bloco será gerado contendo o endereço de entrega e os dados do recebedor.

Impressão na DANFE:

• Se o endereço de entrega for diferente do endereço padrão, as informações do local de entrega serão impressas na DANFE;
• Se o endereço de entrega for diferente e houver divergências nos dados do recebedor, a DANFE exibirá tanto o endereço de entrega quanto os dados do recebedor;
• Se o endereço de entrega for igual ao endereço padrão, mas houver diferenças nos dados do recebedor, a DANFE apresentará o endereço de entrega junto aos dados do recebedor.

As informações do endereço de entrega e do recebedor serão exibidas na DANFE abaixo do bloco de Destinatário/Remetente, no quadro Informações do local de entrega.

Os seguintes campos serão apresentados: Nome/Razão Social, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual, Endereço, Bairro/Distrito, CEP, Município, UF e Telefone/FAX.

Nesta aba, as informações são organizadas nos grupos Geral e Vendas.

• Geral

  • Tipo de frete: define o responsável pelo frete. As opções disponíveis são:

    • Frete por conta do remetente (CIF);
    • Frete por conta do destinatário (FOB);
    • Frete por conta de terceiros;
    • Transporte próprio por conta do remetente;
    • Transporte próprio por conta do destinatário;
    • Sem frete.

  • Transportadora: permite vincular uma transportadora ao cadastro;

  • Redespacho: identifica a empresa responsável pelo redespacho da mercadoria;

  • Marca da embalagem e Espécie da embalagem: definem as características da embalagem dos produtos;

  • Local de embarque / UF e Local de despacho: informam os locais de origem e destino do embarque;

  • Forma de pagamento e Condição de pagamento: estabelecem a forma e a condição de pagamento padrão do cliente;

  • Grupo empresarial e Segmento: identificam a qual grupo e segmento de mercado o cliente pertence;

  • CAR: campo utilizado para informações relacionadas ao Centro de Apuração de Resultado (CAR);

  • Observação comercial: permite inserir informações adicionais relacionadas ao cliente.

  As transportadoras são cadastros de clientes com a opção Transportador habilitada na aba Identificação.

• Vendas

  • Tabela de preço: vincula uma tabela de preços específica ao cliente/fornecedor;

  • Vendedor, Supervisor e Indicador: permitem associar responsáveis pelo atendimento comercial do cliente;

  • Rota: define a rota de atendimento ou entrega vinculada ao cadastro.

  • Parâmetro - Faturar com identificação e descrição específica do item: ao habilitar essa opção, no faturamento será utilizada a identificação e descrição específica do item cadastrada.

    • Ao lado deste campo apresenta o ícone , ao passar o mouse por cima apresenta a seguinte mensagem:

    Esta opção fará a substituição e descrição padrão dos itens, pelos dados informados nos campos de identificação e descrição específico do item, no cadastro do item. A ação levará os novos valores para a nota fiscal de saída, XML e DANFE.

Nesta aba serão preenchidas as informações referente ao financeiro do cliente/fornecedor, sendo elas:

• Desconto condicional (%): pode-se informar a porcentagem de desconto que será concedida ao cliente, caso o mesmo atenda a condições específicas previamente definidas;

• Desconto boleto (%): pode-se informar a porcentagem de desconto concedida para o pagamento via boleto bancário;

  • Exibir valor no campo "Desconto" do boleto: ao habilitar este campo, o sistema exibirá o valor do desconto no campo "Desconto" do boleto gerado.

• Abatimento boleto (%): pode-se definir a porcentagem de abatimento que será aplicada ao valor do boleto, caso haja essa condição;

• Juros do cliente (%): pode-se informar a taxa de juros aplicada aos pagamentos em atraso, calculada com base no valor devedor;

• Dias para protesto: pode-se informar o número de dias após o vencimento para que o título seja encaminhado para protesto;

• Sacador/Avalista: pode-se identificar o sacador ou avalista responsável pela emissão e garantia do título de cobrança;

• Portador: pode-se informar o portador do título, ou seja, a pessoa ou instituição que detém o direito de receber o pagamento;

• Enviar boleto para o e-mail principal do cliente: ao habilitar este campo, o boleto será enviado apenas para o e-mail principal informado no cadastro do cliente;

• Enviar boleto por WhatsApp: ao habilitar esse campo, o boleto será enviado por WhatsApp para o número informado no campo Celular da aba Identificação;

• Aviso de contas a receber: permite enviar uma mensagem por e-mail informando sobre o vencimento de títulos;

• Aviso de contas a receber por WhatsApp: permite enviar uma mensagem via WhatsApp informando sobre o vencimento de títulos;

• Tipo de vencimento: as seguintes opções estão disponíveis:

  • Padrão: opção padrão do sistema, onde o vencimento segue conforme faturamento;
  • Nos dias da semana: ao selecionar esta opção, o campo Dia da semana será habilitado, permitindo a seleção dos dias da semana;
  • Nos dias 'x' e 'y' do mês: ao selecionar esta opção, os campos 1º dia e 2º dia serão habilitados, permitindo o preenchimento com os dias do mês, de 01 a 31.

Nesta aba as informações apresentadas serão divididas em sub abas, sendo elas: Dados fiscais, Retenções vendas e Retenções compras.

Dados fiscaisRetenções vendasRetenções compras

Nesta aba deve-se informar os dados fiscais referentes ao cliente/fornecedor, sendo:

• Tipo de cliente / fornecedor: pode-se informar as opções de "contribuinte" ou "não contribuinte" conforme necessário;
• Regime tributário: esta opção determina a tributação do cliente, sendo Simples ou Normal;
• Finalidade: esta opção determina a finalidade fiscal, sendo :Revenda, Consumo ou Industrialização;
• Consumidor final: pode-se optar por Sim ou Não, este campo é um indicador de consumidor final para NF-e. Determina o cálculo da partilha do ICMS que é determinado apenas para não contribuinte;
• Contribuinte: pode-se informar o tipo de contribuinte como isento de IE, com IE ou não contribuinte;
• Insc. estadual: deve-se informar a inscrição estadual do cliente/fornecedor;
• Insc. municipal: deve-se informar a inscrição municipal do cliente/fornecedor, caso não possua basta selecionar a opção Isento;
• Insc. SUFRAMA: este campo é apresentado para cliente/fornecedor do tipo pessoa Jurídica. Deve-se informar a inscrição SUFRAMA do cliente/fornecedor;
• CNAE: pode-se informar o CNAE (Classificação Nacional das Atividades Econômicas) do cliente/fornecedor;
• RNTC: pode-se informar o RNTC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas) do cliente/fornecedor;
• Destino: deve-se selecionar o destino fiscal do cliente/fornecedor, pode ser: Nacional, Mercado externo - Exportação direta ou Mercado externo - Exportação indireta (Trading/Com. exp./Outros);
• Doc. estrangeiro: deve-se preencher com o nº do documento estrangeiro, este campo será habilitado somente quando no campo Destino estiver marcado como Mercado externo - Exportação direta ou Mercado externo - Exportação indireta (Trading/Com. exp./Outros).

Nesta aba é possível selecionar quais impostos serão retidos no processo de venda e informar o percentual de cada um, sendo: ISS, INSS, IRRF, PIS, COFINS, CSLL e Outras retenções.

Pode-se também definir a opção para Deduzir retenções do valor a receber e enviar no arquivo XML. As opções Cliente usa redução na base de cálculo do INSS e Cliente usa redução na base de cálculo do ISS, podem ser configuradas juntamente com o percentual a ser aplicado, caso enquadre-se com a necessidade.

Nesta aba é possível selecionar quais impostos serão retidos no processo de compra e informar o percentual de cada um, sendo: ISS, INSS, IRRF, PIS, COFINS, CSLL e FUNRURAL.

As opções Fornecedor usa redução na base de cálculo do INSS e Fornecedor usa redução na base de cálculo do ISS, podem ser configuradas juntamente com o percentual a ser aplicado, caso enquadre-se com a necessidade.

Nesta aba pode-se informar os dados sobre o cadastro de empregado, sendo apresentados os seguintes campos: Função exercida, Departamento e Setor.

Esta aba será exibida apenas quando a opção Empregado na aba Identificação for habiliada.

Nesta aba pode-se informar os dados sobre o cadastro de pessoa física, sendo apresentados os seguintes campos: Estado civil, Nome do pai, Nome da mãe, Cidade de nascimento, Local de trabalho, Cargo, Data admissão, Data demissão e Renda mensal.

As informações dos Dados do cônjuge serão habilitadas quando o campo Estado civil estiver marcado como Casado ou União estável, sendo possível preencher as seguintes informações: Nome cônjuge, RG, CPF, Data de nascimento, Cidade de nascimento, Local trabalho, Cargo, Data admissão e Renda mensal.

Observação

Esta aba será exibida apenas quando, na aba Identificação, no campo Pessoa estiver selecionada a opção Física.

---

Após as informações necessárias preenchidas basta clicar no botão Salvar.

Grid de informações

Na grid são apresentados os registros conforme os filtros selecionados.

Para cada registro são exibidas as ações:

• : ao clicar nesta ação ou dar duplo clique sobre o registro, a tela de Cadastro será exibida, permitindo alterar as informações.

• : ao clicar nesta ação a tela Detalhes do cliente será apresentada.

Botão Mais opções

Ao selecionar um registro, e clicar no botão Mais opções serão exibidas as seguintes ações:

• Clientes:

  • Ativar/Inativar: exibe mensagem de confirmação para ativar/inativar o cadastro do cliente;

  • Histórico de alterações: nesta opção é possível visualizar o histórico de alterações do cadastro de cliente;

    

  • Analisar crédito do cliente: nesta opção pode-se definir as regras de análise de crédito para o cliente selecionado. Para mais detalhes da análise, basta acessar o documento Análise de crédito e análise comercial;

    

  • Histórico do cliente: exibe o relatório contendo as informações de histórico do cliente;

  • Itens: nesta opção é possível vincular itens ao cliente;

    

    Ao passar o mouse por cima do ícone será exibida a seguinte informação: O vínculo entre cliente e item, permite que a importação de XML de uma devolução de venda, encontre a partir da identificação do cliente, o item cadastrado no sistema M2.

    Esta identificação do cliente, pode ser adicionada a descrição do item para faturamento, utilizando o parâmetro "Descrição para nota fiscal", do cadastro de tipo saída.

    Exemplo

    • "Identificação padrão no cadastro do item": 12345;
    • "Identificação do item do cliente": 3003-001-9421.

    Para cadastrar, basta clicar no botão Novo, informar os campos "Item" e "Identificação do cliente" e clicar no botão Salvar.

    

  • Local Entrega: nesta opção é possível adicionar um local de entrega para o cliente selecionado;

  

  ❮

  ❯

  Observação

  A opção Local Entrega, pode ser parametrizado em Configurações locais dos clientes.

  Ao clicar no ícone ao lado do campo CEP, irá abrir a tela Pesquisa de coordenadas.

  • Instruções bancárias: permite definir as instruções de cobrança bancária para cada cliente, podendo configurar se será cobrado juros ou não;

  • Ficha cadastral do cliente: exibe o relatório com as informações da ficha cadastral do cliente;

• Vendedores:

  • Configuração do vendedor: esta configuração é dividida em duas abas, sendo:

    GeralComissões

    Nesta aba exibe a mensagem "Esta configuração trabalha de forma conjunta com a análise comercial do pedido. Para que o pedido seja bloqueado, faz-se necessário configurar corretamente a análise comercial nas parametrizações do sistema." e permite definir uma porcentagem máxima que o vendedor pode dar de desconto por pedido.

    

    Nesta aba exibe a mensagem "Essa configuração terá efeito em todas as notas emitidas e recebimentos realizados após a alteração, independente da data de lançamento do pedido de venda." e permite realizar as seguintes configurações:

    Aplicado ao atuar como vendedor:

    • % liberado no faturamento: informar qual a porcentagem, sobre o valor da comissão, será pago no faturamento do pedido;

    • % liberado no recebimento: informar qual a porcentagem, sobre o valor da comissão, será pago no recebimento do pedido;

    • Para a Composição da base de cálculo pode-se selecionar as seguintes informações: + Valor líquido (quantidade * unitário - desconto), + Seguro, + Acréscimo/Outras despesas, + IPI, + Frete e/ou + ICMS ST;

    Aplicado ao atuar como supervisor:

    • % liberado no faturamento: informar qual a porcentagem, sobre o valor da comissão, será pago no faturamento do pedido;
    • % liberado no recebimento: informar qual a porcentagem, sobre o valor da comissão, será pago no recebimento do pedido;

    • Calcular comissão sobre: definir se a comissão do supervisor será baseada no valor da venda ou no valor da comissão paga ao vendedor.

    • Para a Composição da base de cálculo pode-se selecionar as seguintes informações: + Valor líquido (quantidade * unitário - desconto), + Seguro, + Acréscimo/Outras despesas, + IPI, + Frete e/ou + ICMS ST.

    

    ---

  • Tabelas de preço: permite vincular tabelas de preços ao vendedor. O cadastro deve estar habilitado como vendedor/representante para usar esta opção;

    

• Visualizar:

  • Notas e anexos: permite adicionar notas e anexos ao registro;

• Cons. pública de boletos: permite acessar a Consulta pública de boletos para o cliente, onde receberá um login para entrar e consultar os boletos emitidos. Para Habilitar, Desabilitar e ter acesso ao Histórico de consultas, deve-se habilitar a parametrização Início > Contas a receber > Consulta pública de boletos;

  • Link de 24hrs: o sistema disponibiliza um link para consulta de boletos de cobrança com duração de 24 horas, onde pode-se acessar e baixar os boletos. Esta opção pode ser utilizada, quando o cliente não receber o boleto por e-mail, bastando acessar este link e baixar o boleto;

• Portal do representante: ferramenta disponibilizada pela Useall para otimizar os processos do setor de vendas;

  • Configurar usuário externo: permite definir os usuários que terão acesso ao Portal do representante, incluindo nome, e-mail e senha. Também é possível configurar as filiais que estarão disponíveis para acesso.;

    

  • Definir vendedores do cliente: permite configurar múltiplos Vendedores/Representantes para um cliente,possibilitando sua sugestão no Portal do representante, tanto na proposta de venda quanto no pedido. Para essa configuração, o cliente deve possuir um vendedor vinculado ao cadastro;

    

• Fornecedores:

  • Dados bancários: exibe as contas bancárias do fornecedor, possibilitando a inclusão de novas contas para consulta pelo setor financeiro e realização de depósitos conforme necessário;

    

    ❮

    ❯

• Indicadores:

  • Percentual de comissão por indicação: ao selecionar essa opção, a tela Percentual de comissão por indicação será apresentada. O campo Indicador exibirá o Cliente/Fornecedor selecionado, sem possibilidade de edição. No campo Comissão indicador (%), pode-se informar o percentual correspondente.

    

• Geral:

  • Contatos: permite visualizar, cadastrar, editar, ativar/inativar os contatos vinculados ao cadastro de cliente/fornecedor;

    

    Ao cadastrar um contato será necessário preencher as seguintes informações:

    

    ❮

    ❯

  • Rastreamento: exibe a tela Rastreamento do cliente, onde podem ser consultados os registros conforme as seguintes regras:

    • Exceções fiscais do ICMS;
    • Exceções fiscais do IPI;
    • Exceções fiscais do PIS/COFINS;
    • Regras de comissão;
    • Substituição tributária;
    • Informações complementares.

  • Tornar apto para uso no M2: os cadastros de clientes/fornecedores, inicialmente registrados como leads, podem ser habilitados para utilização nas demais funcionalidades do sistema por meio desta opção;

  • Atualização cadastral: permite informar as datas de Atualização cadastral e Próxima atualização cadastral. Para mais informações acessar o documento Gestão do cadastro do Cliente;

  • Contabilidade: possibilita a adição de contas bancárias ao cliente/fornecedor, vinculando-as a uma Conta contábil e definindo o respectivo Tipo de lançamento;

  • Conclusão do cadastro: permite realizar as ações Concluir cadastro comercial, Concluir cadastro financeiro e Concluir cadastro contábil e fiscal. Quando concluídos, os cadastros podem ser agrupados, com a opção de desfazer cada conclusão individualmente. Para mais informações, acessar o documento Gestão do cadastro do Cliente;

  • Copiar: permite criar um novo registro com as mesmas informações do registro selecionado;

  • Alterar dados em lotes: permite realizar alterações em lote nos cadastros de clientes/fornecedores. Para mais informações, acessar o documento Alteração de dados em lote no cadastro de clientes e fornecedores.

• Usuários:

  • Configurar permissões: permite definir as permissões para Alterar valor unitário, Alterar % de comissão e Alterar tabela de preço nos processos de venda. Esta configuração se aplica apenas a registros de empregados ou vendedores/representantes.

    

• Portal do fornecedor: ferramenta disponibilizada pela Useall para otimizar os processos do setor de compras. Para Habilitar, Desabilitar, Configurar e ter acesso ao Histórico, deve-se habilitar a parametrização Início > Comum > Habilitar/Desabilitar portal do fornecedor.

Documentos relacionados

• Alteração de dados em lote no cadastro de clientes e fornecedores;
• Análise de crédito e análise comercial;
• Aviso de contas a receber;
• Detalhes do cliente;
• Enviado por WhatsApp;
• Gestão do cadastro do Cliente;
• Indicador;
• Parametrização Configurações locais dos clientes;
• Parametrização Consulta pública de boletos;
• Pesquisa de coordenadas;
• Portal do representante;
• Tipo de vencimento;
• Tipos saída.

Voltar ao topo