Cadastro de clientes e fornecedores

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• Processos

Objetivo

O cadastro de clientes e fornecedores é um processo fundamental para a empresa coletar, organizar e gerenciar informações importantes sobre estes registros.

O acesso está disponível através dos módulos:

• Vendas > Clientes
• Compras > Fornecedores

Processos

Ao acessar a funcionalidade de Clientes/Fornecedores são exibidos os filtros e botão pesquisar, botão Novo, grid de informações e o botão mais opções.

Filtros e botão pesquisar

Após aplicado os filtros, pode-se clicar no botão Pesquisar para apresentar as informações na grid.

Cadastrar um cliente/fornecedor

Para cadastrar um cliente é necessário clicar no botão Novo e preencher as informações necessárias, que serão dividas nas seguintes abas:

IdentificaçãoEndereçosComercialFinanceiroFiscalEmpregadoPessoa física

Nesta aba serão preenchidas as informações de identificação do cliente, primeiro deve-se selecionar o tipo de pessoa PJ ou PF.

Conforme o tipo de pessoa selecionada, algumas informações serão diferentes. Sendo elas:

• PJ: quando selecionado este tipo de pessoa deve-se informar o CNPJ, Nome (Fantasia) e Razão social;

• PF: quando selecionado este tipo de pessoa deve-se informar o CPF, Data nasc., Nome (fantasia), Nome completo e RG.

As demais informações apresentadas serão iguais para os dois tipos de pessoas. Pode-se informar o E-mail, Telefone, Seg. telefone, Fax e Celular.

As opções Cliente, Fornecedor, Empregado, Vendedor/Repr., Transportador, MarketPlace, Credenciadora e Indicador, influenciam na interação do cadastro, conforme selecionados. Como exemplo, nestas opções pode-se afirmar se o cadastro é de cliente ou fornecedor.

Pode-se utilizar o campo Observação para preencher com alguma informação necessária.

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Para informar o endereço, é necessário preencher os campos de CEP, Endereço, Nº, Complemento, Bairro, Cidade e País.

Para um endereço de Entrega e/ou Cobrança diferente do endereço padrão, nas abas Entregas e Cobrança, basta desmarcar o campo Usar endereço padrão.

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Ao lado do campo CEP é apresentado o ícone , ao clicar neste ícone irá abrir a tela Pesquisa de coordenadas.

Nesta aba as informações apresentadas serão divididas em dois grupos, sendo eles:

GeralVendas

No campo Tipo de frete pode-se identificar o responsável pelo frete sendo possível selecionar Frete por conta do remetente (CIF), Frete por conta do destinatário (FOB), Frete por conta de terceiros, Transporte próprio por conta do remetente, Transporte próprio por conta do destinatário ou Sem frete.

Os campos Transportadora, Redespacho, Marca da embalagem, Espécie da embalagem, Local de embarque / UF, Local de despacho, Forma de pagto, Cond. de pagto, Grupo empresarial, Segmento, CAR e Obs. comercial, serão preenchidos conforme as informações e necessidades do cliente.

As transportadoras são cadastros de clientes com a opção Transportador da aba Identificação selecionada.

Cada cliente/fornecedor pode ter uma Tabela de preço, um Vendedor, um Supervisor, um Indicador e/ou Rota vinculado ao seu cadastro.

Quando marcada a opção Faturar com identificação e descrição específica do item, indica que no faturamento será utilizado a identificação e descrição do item, ao lado deste campo apresenta o ícone , ao passar o mouse por cima apresenta a seguinte mensagem:

Esta opção fará a substituição e descrição padrão dos itens, pelos dados informados nos campos de identificação e descrição específico do item, no cadastro do item. A ação levará os novos valores para a nota fiscal de saída, XML e DANFE.

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Nesta aba serão preenchidas as informações referente ao financeiro do cliente/fornecedor, sendo o percentual do Desconto condicional (%), do Desconto boleto (%), do Abatimento boleto (%) e do Juros do cliente (%), pode-se informar a quantidade de Dias para protesto, o Sacador/Avalista e Portador.

Ao selecionar o campo Enviar boleto para o e-mail principal do cliente, indica que irá enviar o boleto, apenas para o e-mail principal informado no cadastro do cliente.

Quando o campo Enviar Boleto por WhatsApp estiver marcado, o boleto será enviado por WhatsApp para o número informado no campo Celular da aba Identificação.

O campo Aviso de contas a receber serve para enviar mensagem de e-mail informando sobre o vencimento de títulos.

Para o campo Tipo de vencimento, tem-se as seguintes opções:

• Padrão: opção padrão do sistema onde o vencimento segue conforme faturamento;
• Nos dias da semana: ao selecionar esta opção é habilitado o campo Dia da semana, onde é permitido selecionar os dias da semana;
• Nos dias 'x' e 'y' do mês: ao selecionar esta opção é habilitado os campos 1º dia e 2º dia, podendo preencher com os dias do mês do dia 01 até 31.

Nesta aba as informações apresentadas serão divididas em sub abas, sendo elas:

Dados fiscaisRetenções vendasRetenções compras

Nesta aba deve-se informar os dados fiscais referentes ao cliente/fornecedor, sendo:

• Tipo de cliente / fornecedor: pode-se informar as opções de "contribuinte" ou "não contribuinte" conforme necessário;
• Regime tributário: esta opção determina a tributação do cliente, sendo Simples ou Normal;
• Finalidade: esta opção determina a finalidade fiscal, sendo :Revenda, Consumo ou Industrialização;
• Consumidor final: pode-se optar por Sim ou Não, este campo é um indicador de consumidor final para NF-e. Determina o cálculo da partilha do ICMS que é determinado apenas para não contribuinte;
• Contribuinte: pode-se informar o tipo de contribuinte como isento de IE, com IE ou não contribuinte;
• Insc. estadual: deve-se informar a inscrição estadual do cliente/fornecedor;
• Insc. municipal: deve-se informar a inscrição municipal do cliente/fornecedor, caso não possua basta selecionar a opção Isento;
• Insc. SUFRAMA: este campo é apresentado para cliente/fornecedor do tipo pessoa Jurídica. Deve-se informar a inscrição SUFRAMA do cliente/fornecedor;
• CNAE: pode-se informar o CNAE (Classificação Nacional das Atividades Econômicas) do cliente/fornecedor;
• RNTC: pode-se informar o RNTC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas) do cliente/fornecedor;
• Destino: deve-se selecionar o destino fiscal do cliente/fornecedor, pode ser: Nacional, Mercado externo - Exportação direta ou Mercado externo - Exportação indireta (Trading/Com. exp./Outros);
• Doc. estrangeiro: deve-se preencher com o nº do documento estrangeiro, este campo será habilitado somente quando no campo Destino estiver marcado como Mercado externo - Exportação direta ou Mercado externo - Exportação indireta (Trading/Com. exp./Outros).

Nesta aba é possível selecionar quais impostos serão retidos no processo de venda e informar o percentual de cada um, sendo: ISS, INSS, IRRF, PIS, COFINS, CSLL e Outras retenções.

Pode-se também definir a opção para Deduzir retenções do valor a receber e enviar no arquivo XML. As opções Cliente usa redução na base de cálculo do INSS e Cliente usa redução na base de cálculo do ISS, podem ser configuradas juntamente com o percentual a ser aplicado, caso enquadre-se com a necessidade.

Nesta aba é possível selecionar quais impostos serão retidos no processo de compra e informar o percentual de cada um, sendo: ISS, INSS, IRRF, PIS, COFINS, CSLL e FUNRURAL.

As opções Fornecedor usa redução na base de cálculo do INSS e Fornecedor usa redução na base de cálculo do ISS, podem ser configuradas juntamente com o percentual a ser aplicado, caso enquadre-se com a necessidade.

Nesta aba pode-se informar os dados sobre o cadastro de empregado, sendo apresentados os seguintes campos: Função exercida, Departamento e Setor.

Observação

Esta aba será exibida quando, na aba Identificação estiver selecionada a opção Empregado.

Nesta aba pode-se informar os dados sobre o cadastro de pessoa física, sendo apresentados os seguintes campos: Estado civil, Nome do pai, Nome da mãe, Cidade de nascimento, Local de trabalho, Cargo, Data admissão, Data demissão e Renda mensal.

As informações dos Dados do cônjuge serão habilitadas quando o campo Estado civil estiver marcado como Casado ou União estável, sendo possível preencher as seguintes informações: Nome cônjuge, RG, CPF, Data de nascimento, Cidade de nascimento, Local trabalho, Cargo, Data admissão e Renda mensal.

Observação

Esta aba será exibida quando, na aba Identificação, no campo Pessoa estiver selecionada a opção Física.

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Após as informações necessárias preenchidas basta clicar no botão Salvar.

Grid de informações

Na grid são apresentados os registros conforme os filtros selecionados.

Para cada registro são exibidas as ações:

• : ao clicar nesta ação ou dar dois cliques sobre o registro, a tela de Cadastro será exibida, permitindo alterar as informações.

• : ao clicar nesta ação a tela Detalhes do cliente será apresentada.

Botão Mais opções

Ao selecionar um registro, e clicar no botão Mais opções serão exibidas as seguintes ações:

• Clientes:

  • Ativar/Inativar: exibe mensagem de confirmação para ativar/inativar o cadastro do cliente;

  • Histórico de alterações: nesta opção é possível visualizar o histórico de alterações do cadastro de cliente;

    

  • Analisar crédito do cliente: nesta opção pode-se definir as regras de análise de crédito para o cliente selecionado. Para mais detalhes da análise, basta acessar o documento Análise de crédito e análise comercial;

    

  • Histórico do cliente: exibe o relatório contendo as informações de histórico do cliente;

  • Itens: nesta opção é possível vincular itens ao cliente;

    

    O vínculo entre cliente e item, permite que a importação de XML de uma devolução de venda, encontre a partir da identificação do cliente, o item cadastrado no sistema M2.

    Esta identificação do cliente, pode ser adicionada a descrição do item para faturamento, utilizando o parâmetro "Descrição para nota fiscal", do cadastro de tipo saída.

    Exemplo:

    • "Identificação padrão no cadastro do item": 12345;
    • "Identificação do item do cliente": 3003-001-9421.

    Ao passar o mouse por cima do ícone será exibida essa informação.

    Para cadastrar, basta clicar no botão Novo, informar os campos "Item" e "Identificação do cliente" e clicar no botão Salvar.

    

  • Local Entrega: nesta opção é possível adicionar um local de entrega para o cliente selecionado;

  

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  Observação

  A opção Local Entrega, pode ser parametrizado em Configurações locais dos clientes.

  Ao clicar no ícone ao lado do campo CEP, irá abrir a tela Pesquisa de coordenadas.

  • Instruções bancárias: permite definir as instruções de cobrança bancária para cada cliente, podendo configurar se será cobrado juros ou não;

  • Ficha cadastral do cliente: exibe o relatório com as informações da ficha cadastral do cliente;

• Vendedores:

  • Configuração do vendedor: esta configuração é dividida em duas abas, sendo:

    GeralComissões

    Nesta aba exibe a mensagem "Esta configuração trabalha de forma conjunta com a análise comercial do pedido. Para que o pedido seja bloqueado, faz-se necessário configurar corretamente a análise comercial nas parametrizações do sistema." e permite definir uma porcentagem máxima que o vendedor pode dar de desconto por pedido.

    

    Nesta aba exibe a mensagem "Essa configuração terá efeito em todas as notas emitidas e recebimentos realizados após a alteração, independente da data de lançamento do pedido de venda." e permite realizar as seguintes configurações:

    Aplicado ao atuar como vendedor:

    • % liberado no faturamento: informar qual a porcentagem, sobre o valor da comissão, será pago no faturamento do pedido;

    • % liberado no recebimento: informar qual a porcentagem, sobre o valor da comissão, será pago no recebimento do pedido;

    • Para a Composição da base de cálculo pode-se selecionar as seguintes informações: + Valor líquido (quantidade * unitário - desconto), + Seguro, + Acréscimo/Outras despesas, + IPI, + Frete e/ou + ICMS ST;

    Aplicado ao atuar como supervisor:

    • % liberado no faturamento: informar qual a porcentagem, sobre o valor da comissão, será pago no faturamento do pedido;
    • % liberado no recebimento: informar qual a porcentagem, sobre o valor da comissão, será pago no recebimento do pedido;

    • Calcular comissão sobre: definir se a comissão do supervisor será baseada no valor da venda ou no valor da comissão paga ao vendedor.

    • Para a Composição da base de cálculo pode-se selecionar as seguintes informações: + Valor líquido (quantidade * unitário - desconto), + Seguro, + Acréscimo/Outras despesas, + IPI, + Frete e/ou + ICMS ST.

    

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  • Tabelas de preço: permite vincular tabelas de preços ao vendedor. O cadastro deve estar habilitado como vendedor/representante para usar esta opção;

    

• Visualizar:

  • Notas e anexos: permite adicionar notas e anexos ao registro;

• Cons. pública de boletos: permite acessar a consulta pública de boletos para o cliente, onde receberá um login para entrar e consultar os boletos emitidos. Para Habilitar, Desabilitar e ter acesso ao Histórico de consultas, deve-se habilitar a parametrização Início > Contas a receber > Consulta pública de boletos;

  • Link de 24hrs: o sistema disponibiliza um link para consulta de boletos de cobrança com duração de 24 horas, onde pode-se acessar e baixar os boletos. Esta opção pode ser utilizada, quando o cliente não receber o boleto por e-mail, bastando acessar este link e baixar o boleto;

• Portal do representante: é uma ferramenta disponibiliza pela Useall para facilitar o processo do setor de Vendas.

  • Configurar usuário externo: permite configurar os usuários que terão acesso ao portal do representante, informando o nome do usuário, e-mail e senha de quem irá acessar, também permite definir quais filiais terão acesso;

    

  • Definir vendedores do cliente: é possível configurar mais de um Vendedor/Representante para o cliente, consequentemente sugerir no Portal do representante, tanto na proposta de venda quanto no pedido. Para isso é necessário que o cliente tenha um vendedor vinculado ao cadastro;

    

• Fornecedores:

  • Dados bancários: apresenta as contas bancárias do fornecedor, permitindo adicionar novas contas bancárias, para que o financeiro possa consultar estes dados e realizar depósitos necessários;

    

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• Geral:

  • Contatos: nesta opção é possível visualizar, cadastrar, editar, ativar/inativar os contatos do cadastro de cliente/fornecedor;

    

    Ao cadastrar um contato será necessário preencher as seguintes informações:

    

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  • Rastreamento: ao selecionar esta opção irá abrir a tela Rastreamento do cliente, sendo possível visualizar os registros conforme as regras de:

    • Exceções fiscais do ICMS;
    • Exceções fiscais do IPI;
    • Exceções fiscais do PIS/COFINS;
    • Regras de comissão;
    • Substituição tributária;
    • Informações complementares;

  • Tornar apto para uso no M2: os cadastros de clientes/ fornecedores inicialmente são como leads, ao selecionar esta opção o cadastrado selecionado pode ser utilizado nas demais funcionalidades do sistema;

  • Atualização cadastral: esta opção abre a tela Atualização cadastral sendo possível informar as datas de "Atualização cadastral" e a "Póxima atualização cadastral". Para mais informações acessar o documento Gestão do cadastro do Cliente;

  • Contabilidade: permite adicionar as contas bancárias do cliente/fornecedor, informando para qual Conta contábil o Tipo de lançamento pertence;

  • Conclusão do cadastro: para cada registro é possível efetuar as ações Concluir cadastro comercial, Concluir cadastro financeiro e Concluir cadastro contábil e fiscal. Quando estes cadastros estiverem como concluído, eles serão agrupados com a opção de desfazer cada conclusão. Para mais informações acessar o documento Gestão do cadastro do Cliente;

  • Copiar: permite criar um novo registro com as mesmas informações do registro selecionado;

  • Alterar dados em lotes: ao selecionar esta opção será possível efetuar alterações de dados em lote nos cadastros. Para mais informações acessar o documento Alteração de dados em lote no cadastro de clientes e fornecedores;

• Usuários:

  • Configurar permissões: permite realizar as seguintes configurações de permissões: Alterar valor unitário, alterar % de comissão e alterar tabela de preço nos processos de venda. Esta configuração é válida apenas para registros de empregados ou vendedor/representante.

    

• Portal do fornecedor: o portal é uma ferramenta disponibiliza pela Useall para facilitar o processo do setor de Compras. Para Habilitar, Desabilitar, Configurar e ter acesso ao Histórico, deve-se habilitar a parametrização Início > Comum > Habilitar/Desabilitar portal do fornecedor.

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