Adiantamento de clientes
Objetivo
O adiantamento de clientes é utilizado para assegurar pagamentos antecipados antes da entrega produtos ou serviços. Essa prática ten como objetivo garantir o compromisso do cliente, minimizar riscos financeiros e cobrir despesas iniciais. Além disso, contribui para o planejamento financeiro e a melhoria do fluxo de caixa da empresa.
Exemplo
Em um pedido de fabricação de uma máquina de grande porte, cuja produção exige um investimento inicial de 20 mil reais em matérias-primas, a solicitação de um adiantamento pode reduzir o risco financeiro no caso de cancelamento do pedido pelo cliente.
No sistema, pode-se gerar adiantamentos manualmente ou configurá-los para serem gerados automaticamente durante o processamento dos pedidos.
Parametrização
Adiantamento nos pedidos
Para utilizar a ferramenta de adiantamento de clientes, deve-se realizar a parametrização Adiantamento nos pedidos que permite definir o tipo de conta a receber utilizado para gerar adiantamentos nos pedidos, o método de recebimento para a baixa do adiantamento do pedido e a forma de pagamento.
Acesso disponível no módulo Início > Parametrização > Vendas > Adiantamento nos pedidos.
Adiantamento de clientes
É necessário realizar a parametrização de Adiantamento de clientes, que permite definir o tipo de contas a pagar utilizado no processo de adiantamento.
Acesso disponível no módulo Início > Parametrização > Contas a receber > Adiantamento de clientes.
Processos
Cadastrar adiantamento de forma automatizada
Realizar pedido de venda
Pode-se realizar o adiantamento de forma automatizada por meio do pedido de venda. Para iniciar o processo, deve-se acessar o Módulo Vendas > Pedidos > Novo > Iniciar.
Ao selecionar a opção Novo, será exibida a tela de cadastro do pedido, onde as informações são organizadas em abas. O preenchimento segue o fluxo habitual, com exceção da aba Financeiro, que apresenta particularidades para o registro do adiantamento.
Na seção Adiantamento, deve-se preencher o campo Forma de pagamento com a opção Adiantamento e informar os campos Condição de pagamento e Valor, conforme acordado com o cliente para o pagamento antecipado. Após preencher as informações, deve-se selecionar o botão Adicionar. Essa seção também exibe o totalizador do adiantamento.
Ao processar e faturar um pedido com o valor informado nesta seção, o sistema gera automaticamente um adiantamento com o mesmo vencimento da data de emissão da nota, utilizando o tipo de conta, método de recebimento e forma de pagamento configurados na parametrização.
Faturamento de pedido com adiantamento parcelado
Ao faturar o pedido, será gerado uma parcela no faturamento com a soma de todas as parcelas de adiantamento deste pedido.
Exemplo: supondo que foi definido no pedido o valor de R$ 3.000,00 de adiantamento sendo em três parcelas de R$ 1.000,00:
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Quando processar o pedido, será gerado três registros de contas a receber de R$ 1.000,00 do adiantamento.
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Ao faturar esse pedido, será gerada uma única parcela de adiantamento no valor de R$ 3.000,00.
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Quando a nota for finalizada/autorizada, será gerado um registro de contas a receber de R$ 3.000,00, que será automaticamente baixado utilizando os três registros de contas a pagar de R$ 1.000,00 cada, que foram gerados ao baixar as parcelas de adiantamento no momento em que o pedido foi processado.
Na seção Parcelas, os campos Forma de pagamento, Condição de pagamento e Valor devem ser preenchidos conforme as condições estabelecidas.
Para registrar a forma de pagamento do saldo restante, basta selecionar a opção desejada, como Boleto ou Depósito, e definir o prazo para pagamento após o faturamento da nota. O sistema calculará automaticamente o valor pendente, garantindo a correspondência com o total da venda.
Após o preenchimento, deve-se selecionar o botão Processar.
Ao processar, o sistema gerará um Contas a Receber automaticamente, com a espécie do título Adiantamento, vinculando-o ao número do pedido.
Para visualizar os adiantamentos gerados, deve-se acessar o botão Mais opções > Rastrear – Adiantamentos.
Regras
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O valor do adiantamento compõe o total a receber do pedido, caso seja inserido um valor de adiantamento que, somado ao valor das parcelas do pedido, exceda o total a receber, a ação será bloqueada, exibindo a mensagem:
"O valor informado para o adiantamento, somado ao valor das parcelas do pedido, excede o total a receber. Por favor, ajuste os valores para que não ultrapassem o total do pedido."
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Se o pedido for cancelado, o adiantamento gerado também será cancelado. Caso o adiantamento já tenha sido recebido, o cancelamento do pedido não será permitido;
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Os dados informados na parametrização serão aplicados após faturar o pedido com adiantamento.
Liquidar contas a receber
Ao receber o valor do adiantamento do cliente, deve-se realizar a liquidação do título correspondente. Essa ação informa ao sistema que o Contas a Receber classificado como Adiantamento foi quitado.
Para liquidar o título em aberto, deve-se acessar a tela de registros do Contas a Receber, localizar o título do tipo Adiantamento com status Em Aberto, selecionar o registro correspondente e, em seguida, clicar no botão Mais Opções e selecionar a opção Baixar.
Ao selecionar essa opção, será exibida a tela Baixa Contas a Receber, onde é possível conferir o valor e a espécie do título. Após verificar as informações, deve-se clicar em Baixar. Em seguida, será apresentada uma nova tela para seleção do método de recebimento do valor do adiantamento, como cheque, cartão, depósito, entre outros.
Após essa etapa, abrirá a tela Baixa de Contas a Receber em Dinheiro, que contém o campo Conta Crédito para preenchimento. Nesse campo, deve-se selecionar a conta bancária na qual a empresa receberá o valor do adiantamento e, posteriormente, clicar em Processar.
Ao processar, o sistema liquidará o título, alterando seu status para Liquidado.
Importante
Ao liquidar esse título no Contas a Receber, o M2 criará automaticamente um título no Contas a Pagar (Módulo Pagar > Contas a Pagar) com a espécie Adiantamento, pois a empresa passa a ter uma obrigação referente ao bem ou serviço adquirido pelo cliente que realizou o adiantamento. Esse título não gera uma forma de pagamento, pois representa o adiantamento propriamente dito.
Para rastrear esse Contas a Pagar em aberto, basta acessar o botão Mais Opções na tela de registros do Contas a Receber e selecionar a opção Rastrear > Adiantamento.
Faturar pedido
Na tela de Pedidos (Módulo Vendas > Pedidos), deve-se selecionar o pedido gerado, clicar no botão Mais Opções e acessar a opção Emitir Nota Fiscal. Ao realizar essa ação, o sistema direcionará para a Caixa de Faturamento, onde deve-se prosseguir com o processo de faturamento.
Por padrão, ao faturar o pedido, o sistema gera um Contas a Receber, que é automaticamente liquidado e vinculado ao Adiantamento gerado anteriormente. Consequentemente, o Contas a Pagar também é liquidado automaticamente.
Cadastrar o adiantamento manualmente
Cadastrar o contas a receber
Para iniciar o processo, deve-se acessar: Módulo Receber > Contas a Receber > Novo.
Ao abrir a tela de cadastro, os seguintes campos devem ser preenchidos:
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Cliente: deve-se inserir o cliente que está realizando o adiantamento;
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Tipo de Conta a Receber: deve-se selecionar a opção Adiantamento de Cliente, onde a espécie do título será definida automaticamente como Adiantamento;
Ao selecionar o Tipo de Conta a Receber, os campos Espécie de Título, Portador, Carteira e Natureza Financeira são preenchidos automaticamente.
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Forma de Pagamento: deve-se definir a forma como o cliente realizará o pagamento do adiantamento, como dinheiro, boleto, cartão, entre outros;
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Número: deve-se inserir uma identificação para o título;
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Valor: deve-se informar o valor do adiantamento.
Os campos Emissão, Vencimento e Previsão de Recebimento são preenchidos automaticamente, podendo ser ajustados conforme necessário. Após a conferência das informações, deve-se clicar em Processar.
Ao processar, o sistema gera um Contas a Receber com o status Em Aberto, que será exibido na tela de registros do Contas a Receber. Esse título representa a provisão do adiantamento, permitindo que o setor financeiro gerencie os valores pendentes. Quando o cliente realizar o pagamento, deve-se liquidar esse título.
Liquidar título no Contas a receber
Ao receber o valor do adiantamento do cliente, deve-se liquidar (dar baixa) neste título. Ao fazer isso, a empresa está comunicando para o sistema que aquele conta a receber do tipo adiantamento foi pago.
Emissão da nota fiscal de saída
Após a liquidação do adiantamento, deve-se proceder com o faturamento da nota fiscal de saída, seguindo o fluxo habitual para o item ou serviço vendido. Caso o faturamento seja realizado por meio do Pedido de Venda, na aba Financeiro, não é necessário preencher o campo Valor Adiantamento, devendo-se apenas seguir o processo padrão.
Importante
O valor informado na nota fiscal deve corresponder ao valor total do produto ou serviço. Por exemplo, se o cliente adquiriu um item no valor de R$ 1.000,00 e realizou um adiantamento de R$ 500,00, ao faturar a nota fiscal, deve-se inserir o valor total de R$ 1.000,00.
Após a emissão da nota fiscal e a entrega do produto ou serviço, o sistema gerará automaticamente um novo Contas a Receber referente ao valor total da venda. Para garantir que o adiantamento seja vinculado corretamente, deve-se relacionar o Contas a Pagar do tipo Adiantamento ao novo Contas a Receber gerado pela nota fiscal.
Para isso, deve-se acessar Módulo Receber > Contas a Receber, localizar o título gerado pelo faturamento e clicar em Mais Opções > Baixar. Na tela Baixa Contas a Receber, selecionar Método do Recebimento: Adiantamento e clicar em Selecionar.
Na tela Baixa de Contas a Receber com Adiantamentos, na aba Adiantamentos, deve-se adicionar o título do adiantamento previamente criado. O filtro Número pode ser utilizado para facilitar a busca pelo título correspondente. Após selecionar o título, deve-se clicar em Processar.
Ao concluir esse processo, o sistema liquidará automaticamente tanto o Contas a Receber gerado pelo faturamento da nota fiscal quanto o Contas a Pagar correspondente ao adiantamento, marcando ambos com o status Liquidado.
Regras aplicadas
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Quando o faturamento for parcial, o valor da conta a receber pode ser menor do que o valor da conta a pagar gerada pela baixa do adiantamento. Nessa situação, o sistema realiza a vinculação parcial da conta a pagar;
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Quando o faturamento gerar várias contas a receber, as baixas são realizadas em ordem de vencimento, priorizando as contas com vencimento mais próximo;
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Quando vários pedidos são faturados, o sistema busca as contas a pagar geradas por todos os pedidos. Para realizar a baixa, o sistema adota a seguinte abordagem: vincula o primeiro adiantamento disponível. Se o valor do adiantamento não for suficiente, o sistema utiliza o próximo adiantamento, e assim sucessivamente;
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Se o faturamento for cancelado, a baixa correspondente também será cancelada;
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Se for definida as parcelas do adiantamento e do pedido e, em seguida, precisar retornar aos itens do pedido para fazer alguma modificação que altere o valor total a receber, o novo valor total a receber será recalculado, subtraindo-se o valor do adiantamento e, então, refazendo o rateio do valor entre as parcelas do pedido;
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Se aplicado valor de desconto condicional ou incondicional ao pedido, o valor de adiantamento não será afetado. Essas alterações terão impacto somente nas parcelas normais do pedido.
Observação
É importante notar que a realização da baixa não deve impedir o faturamento. Caso ocorra um problema durante o processo de baixa, o sistema gera uma notificação para informar que a vinculação do adiantamento deve ser realizada manualmente, sendo esta indicada através do ícone 
. A mesma lógica aplica-se ao cancelamento do faturamento.
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