Baixa de Contas a pagar
Objetivo
O processo Baixa de contas a pagar tem como propósito registrar, de forma sistemática, a quitação das obrigações financeiras da empresa, atualizando o saldo das contas.
Além disso, essa funcionalidade realiza o lançamento da respectiva saída na conta bancária, permitindo a inclusão de valores adicionais, como juros, multas e acréscimos, bem como a dedução de descontos e abatimentos. Dessa forma, assegura-se a consistência entre os registros contábeis e o fluxo de caixa, refletindo com precisão as transações financeiras da organização.
Configurações
Contabilidade
Para contabilizar essa operação, deve-se cadastrar a regra contábil para a baixa de contas a pagar e vincular essa regra ao método de pagamento que será utilizado na baixa. O modelo para esse tipo de baixa é o seguinte:
Aviso
Este é um modelo padrão da Useall. Recomenda-se consultar o setor contábil da empresa para obter informações coerentes sobre a contabilidade.
| Tipo de lançamento | Debitar | Creditar | Valor |
|---|---|---|---|
| Contas a pagar | Fornecedor | Valor pago capital | |
| Multas pagas | Multa | Valor da multa por atraso | |
| Juros pagos | Juros | Valor do juros por atraso | |
| Acréscimos pagos | Acréscimo | Valor do acréscimo | |
| Descontos obtidos | Descontos | Valor do desconto | |
| Descontos obtidos | Abatimento | Valor do abatimento | |
| Caixa/Banco | Conta bancária | Valor pago em depósito ou dinheiro |
Observação
Na baixa, deve-se liquidar a mesma conta do fornecedor que foi utilizada no lançamento original. Portanto, no tipo de lançamento de contas a pagar, deve-se utilizar a conta vinculada ao fornecedor. Dessa forma, o sistema contabilizará utilizando a mesma conta registrada no cadastro do título.
Processos
Ao acessar a funcionalidade de Baixas de contas a pagar, disponível no módulo Pagar > Baixas de contas a pagar, são exibidos os filtros e botão pesquisar, botão Novo, grid de informações e o botão mais opções.
Filtros e botão pesquisar
Após a aplicação dos filtros, deve-se clicar no botão Pesquisar para exibir as informações na grid.
Baixa de contas a pagar
Para realizar a baixa, deve-se clicar no botão Novo, a tela Baixa de contas a pagar será exibida, permitindo a execução do processo.
Essa tela contém os filtros e o botão Pesquisar, possibilitando a consulta dos registros dos títulos a serem baixados e apresenta as abas Contas a pagar e Baixas.
Somente títulos com status Aberto ou Parcial podem ser baixados.
Nessa aba, são apresentados todos os registros disponíveis para baixa na grid de informações. A grid exibe os títulos pendentes de pagamento, permitindo a visualização dos detalhes de cada registro.
Quando o ícone 
é apresentado na cor cinza, indica que o título não possui valor para abatimento.
Quando o ícone 
é apresentado na cor verde, indica que o título possui valor para abatimento. Ao passar o mouse sobre o ícone, o sistema exibirá o valor de abatimento correspondente.
Ao selecionar o(s) registro(s) e clicar no botão 
Baixar, o sistema exibirá a tela para selecionar o método de pagamento.
Após a seleção do método de pagamento, a tela Baixa de contas correspondente ao método será exibida. Essa tela estará dividida em três abas: Principal, Contas a pagar e Contabilidade.
Nessa aba, é necessário informar a conta contábil no campo Conta. Os campos Número, Método de pagamento e Histórico já virão preenchidos. É possível alterar a informação do campo Data e informar uma Observação adicional. Para concluir, basta clicar no botão Salvar, com isso, as abas Contas a pagar e Contabilidade estarão disponíveis.
Nessa aba, a grid apresentará as informações referentes às contas a pagar do título. Ao clicar no ícone 
disponível no registro, os campos Multa, Juros, Desconto, Valor pago, Acréscimo e Abatimento ficarão disponíveis para alterações. Após finalizar as edições, basta clicar no botão Salvar.
Nessa aba, estarão disponíveis na grid os dados contábeis correspondentes às contas a pagar do título. Ao clicar no ícone , a tela Lançamento contábil será exibida para alterações. Para excluir o registro, basta clicar no ícone 
, sendo exibida a mensagem de confirmação para exclusão.
Estarão disponíveis nessa aba também os botões Novo e Atualizar lançamentos.
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Botão Novo: ao clicar, a tela Lançamento contábil será exibida para preenchimento dos dados, e ao clicar no botão Salvar esse novo registro aparecerá na grid de informações;
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Atualizar lançamentos: ao clicar, o sistema atualizará os lançamentos contábeis correspondente ao título.
Caso algum título não seja apresentado conforme os filtros informados, ao clicar no 
Adicionar mais títulos, a tela Busca contas a pagar será exibida. Nessa tela, estarão disponíveis os Filtros e o botão Pesquisar para realizar a busca do registro desejado. Os registros consultados serão apresentados na grid. Ao selecionar o registro e clicar no botão Adicionar selecionados o título será exibido na grid da tela Baixa de contas a pagar.
Nessa aba, na grid de informações são apresentados todos os registros que foram baixados através da aba Contas a pagar. Ao selecionar um registro e clicar no botão Visualizar recibo, o Recibo da baixa será apresentando em formato PDF.
Outros tipos de baixa
Além da baixa em conta corrente é possível utilizar cheques recebidos do cliente, adiantamentos e notas de débito referentes a vendas devolvidas. Abaixo segue os outros tipos de baixas e operações com outros tipos de documento:
- Configurar o adiantamento de contas a pagar;
- Baixa de contas a pagar com nota de crédito;
- Baixa de contas a pagar com encontro de contas;
- Baixa de contas a pagar com cheque de clientes;
- Baixa de contas a pagar com cheque próprio.
Grid de informações
Na grid, são apresentados os registros conforme os filtros selecionados.
Para cada registro, serão exibidas as ações:
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ao clicar nesse ícone ou dar duplo clique na linha do registro, a tela Baixa de contas a pagar em dinheiro será exibida, permitindo as devidas alterações das contas a pagar do título correspondente;
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ao clicar nesse ícone ou dar duplo clique na linha do registro, a tela Baixa de contas a pagar em dinheiro será exibida, permitindo a visualização das informações correspondentes às contas a pagar do título.
Botão Mais opções
Ao selecionar um registro e clicar no botão Mais opções, serão exibidas as seguintes ações:
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Visualizar
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Imprimir: ao clicar nessa opção, o sistema gerará o espelho da Baixa de contas a pagar correspondente em formato PDF;
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Visualizar recibo: ao clicar nessa opção, o sistema apresentará o Recibo da baixa correspondente em formato PDF.
Apenas recibos com status Processado poderão ser impressos.
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Ações
- Cancelar: ao selecionar essa opção, o sistema exibirá a tela para informar o motivo do cancelamento. Após o motivo ser informado, o registro será cancelado, alterando seu status para Cancelado.
Não é permitido cancelar registro com status Digitado. Para esses registros, é necessário editá-los e, em seguida descartá-los.
Para cancelar um registro com status Processado e que já tenha sido conciliado, deve-se desfazer a conciliação antes de realizar o cancelamento.
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Consultar
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Lote contábil: ao selecionar essa opção, a tela de consulta de Lançamentos contábeis será exibida, com o registro correspondente apresentado na grid de informações;
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Histórico: ao selecionar essa opção, a tela de Histórico de baixa de contas a pagar será exibida, apresentando as abas de títulos baixados, adiantamentos e o histórico do registro correspondente.
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Rastrear
O sistema permite rastrear as seguintes opções: Contas a pagar, Cheques, Adiantamentos, Notas de crédito, Contas a receber e Movimentos financeiros.
- Alterar
O sistema permite as seguintes alterações no registro: Lançamento contábil e CAR.
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