Adiantamento de clientes
Objetivo
O adiantamento ocorre quando a empresa recebe um adiantamento financeiro do cliente por conta do fornecimento futuro de bens e serviços, antes da entrega do produto ou serviço solicitado.
Parametrização
✔️ O adiantamento de cliente pode ser realizado de duas formas: cadastrado manualmente ou de forma automatizada através do pedido de venda.
Importante
Esta parametrização deve ser configurada para as duas formas de geração do adiantamento: Manualmente e Automatizada.
Antes de iniciar o processo deve-se parametrizar em: Início > Parametrização > Contas a receber > Adiantamento de clientes.
No campo Tipo de conta a pagar deve-se selecionar a opção Adiantamento de cliente. Essa opção deve conter a espécie do título como "Adiantamento".
Para visualizar a espécie, deve-se clicar no ícone de lápis do lado direito do campo. Ao clicar, exibirá a tela Tipos de contas a pagar caso seja necessário editar algum campo ou adicionar alguma informação:
✔ Campos:
-
Descrição: neste campo deve conter uma descrição que indique que esta informação é referente ao adiantamento de cliente como por exemplo “Adiantamento de cliente”;
-
No campo Contabiliza têm-se as opções:
➡️ Sim: esta opção deve ser inserida caso a empresa faça a utilização do Centro de apuração de resultados (CAR) e gestão orçamentária. Ao inserir esta opção, o campo Regra contábil é exibido para preenchimento, onde deve-se adicionar a opção "Adiantamento de cliente";
➡️ Não: esta opção deve ser inserida caso a empresa não faça a utilização do Centro de apuração de resultados (CAR);
-
Natureza financeira: selecionar a opção “Adiantamento de clientes”;
-
Espécie de título: deve-se selecionar a opção adiantamento. As opções aparecerão de forma abreviada. Exemplo: AD, ADTO...
-
Portador: portador indica "em poder de quem está o documento", geralmente são bancos, carteira (em poder da empresa) e etc.
Após isso, deve-se clicar em “Salvar”.
👉 Parametrização para a forma Automatizada através do pedido de venda
Para realizar a parametrização deve-se acessar: Início > Parametrização > Vendas > Adiantamento nos pedidos.
Ao clicar no ícone de lápis abrirá a tela "Alteração do tipo de adiantamento", nesta tela deve-se cadastrar o "Tipo de contas a receber" e o "Método de recebimento".
✔ Campos:
-
Tipo de contas a receber: neste campo deve-se cadastrar o tipo de contas a receber com a espécie do título como Adiantamento;
❮❯ -
Método de recebimento: inserir o método de pagamento do tipo Adiantamento;
❮❯
Após inserir as informações nos campos, clicar em Salvar.
Processos
Cadastrar adiantamento de forma automatizada
➡️ 1. Realizar pedido de venda
É possível realizar o adiantamento de forma automatizada através do pedido de venda. Para iniciar o processo, necessita-se realizar o pedido de venda do item. Para isso, deve-se acessar: Módulo Vendas > Pedidos > Novo > Iniciar.
Ao clicar no botão "Novo" abrirá a tela de cadastro do pedido, onde é dividido em abas para cadastro, o processo de preenchimento das abas segue conforme habitual, o que difere é a aba Financeiro.
-
Aba Financeiro: nesta aba deve-se preencher as informações referente ao pagamento da venda.
Nesta tela tem-se o campo Valor adiantamento onde deve-se preencher com o valor que foi acordado com o cliente para dar de adiantamento. Então se o valor total do item for de R$ 1.000 e o cliente deu de adiantamento R$ 500,00, no campo "Valor do adiantamento" será inserido o valor de R$ 500,00.
Em "Parcelas" contém os campos Forma de pagamento, Cond. de pagamento e o campo Valor. Nestes campos deve-se informar como será realizada as parcelas do pagamento, que neste caso será o adiantamento e posteriormente o restante do valor.
Para indicar um adiantamento têm-se as opções Antecipado, Boleto antecipado, Deposito antecipado e etc. Após preencher os campos deve-se clicar no botão Adicionar.
Para adicionar a forma de pagamento do restante do valor, basta selecionar as opções, Boleto, depósito, etc e inserir em quanto tempo será pago este restante do valor após o faturamento da nota. O sistema automaticamente vai calcular a quantidade que falta para integrar no valor total.
Após preencher os campos deve-se clicar em Processar.
✔️ Ao processar, o sistema vai gerar um Contas a receber automaticamente com a espécie do título "Adiantamento", realizando a amarração com o número do pedido.
➡️ 2. Liquidar contas a receber Ao receber o valor do adiantamento do cliente, deve-se liquidar (dar baixa) neste título.
Ao fazer isso, a empresa está comunicando para o sistema que aquele conta a receber do tipo adiantamento foi pago.
✔️ Para liquidar o título em aberto, deve-se:
-
Na tela de registros do Contas a receber, deve-se selecionar o título do tipo Adiantamento que foi cadastrado anteriormente com o status em aberto que deseja-se liquidar. Após isso, deve-se clicar no botão Mais opções e selecionar a opção Baixar;
-
Ao selecionar esta opção exibirá a tela Baixa contas a receber, onde é possível conferir o valor e a espécie desse título. Após verificar as informações, deve-se clicar em Baixar;
-
Ao clicar em "Baixar", será exibida uma tela onde deve-se selecionar o método do recebimento do valor do adiantamento, Cheque, Cartão, Depósito e etc.
Após isso, abrirá uma nova tela "Baixa de contas a receber em dinheiro" onde contém com o campo Conta crédito para preenchimento, neste campo deve-se selecionar a conta bancária que a empresa vai receber o valor do adiantamento. Posteriormente, clicar em Processar;
-
Ao processar o sistema vai liquidar este título, sendo assim, o título ficará com o status como Liquidado.
Importante
Ao liquidar este título no contas a receber, o M2 cria um título automático no Contas a pagar (Módulo Pagar > Contas a pagar) com a espécie Adiantamento, já que agora a empresa está devendo aquele bem ou serviço para o cliente que realizou o adiantamento. Lembrando que este título não gera forma de pagamento, ele é o adiantamento propriamente dito.
Para rastrear este Contas a pagar em aberto, basta ir no botão Mais opções na tela de registro do Contas a receber e clicar na opção: Rastrear > Adiantamento.
➡️ 3. Faturar pedido
Na tela de pedidos (Módulo Vendas > Pedidos) deve-se selecionar o pedido gerado, clicar no botão Mais opções e ir em Emitir nota fiscal. Ao clicar, será direcionado a caixa de faturamento, onde deve-se prosseguir com o processo de faturamento. Para entender melhor sobre o processo de faturamento, clique aqui.
Por padrão, ao faturar o pedido o sistema gera um contas a receber e automaticamente já liquida esse título e o vincula com o adiantamento gerado anteriormente. Sendo assim, o contas a pagar também já é liquidado automaticamente.
Cadastrar manualmente
➡️ 1. Cadastrar o contas a receber
Para iniciar o processo deve-se acessar: Módulo Receber > Contas a receber > Novo.
Ao clicar no botão "Novo", abrirá a tela Conta a receber onde deve-se preencher os campos.
✔ Campos:
-
Cliente: inserir o cliente que está realizando o adiantamento;
-
Tipo de conta a receber: neste campo deve-se selecionar a opção “Adiantamento de cliente” onde a espécie do título deverá estar como "Adiantamento".
Ao preencher o campo Tipo de conta a receber os campos “Espécie de título”, “Portador”, “Carteira” e a “Natureza financeira” já são preenchidos automaticamente;
-
Forma de pagamento: deve-se selecionar de qual forma o cliente vai realizar o pagamento do adiantamento, se é em dinheiro, boleto, cartão e etc;
-
Número: deve-se inserir uma identificação para o título;
-
Valor: inserir o valor do adiantamento.
Os campos Emissão, Vencimento e Prev. recebimento vem preenchidos automaticamente, podendo ser alterados conforme necessidade, após deve-se clicar em Processar.
Ao processar, é gerado um conta a receber com o status em “Aberto”, este título é exibido na tela de registros do contas a receber. Quando o cliente realizar o pagamento do adiantamento, deve-se dar baixa (liquidar) neste título em aberto. Esse título é a provisão do adiantamento, com objetivo de provisionar este recebimento para o setor financeiro / contas a receber e assim realizar a gestão dos adiantamentos pendentes.
➡️ 2. Liquidar título no Contas a receber
Ao receber o valor do adiantamento do cliente, deve-se liquidar (dar baixa) neste título. Ao fazer isso, a empresa está comunicando para o sistema que aquele conta a receber do tipo adiantamento foi pago.
✔️ Para entender o processo de liquidar um contas a receber, clique aqui.
➡️ 3. Emissão da nota fiscal de saída
Posteriormente, deve-se realizar o faturamento da nota seguindo o processo habitual para o item ou serviço vendido. Caso o faturamento seja realizado pelo pedido de venda, na aba "Financeiro" não se deve preencher o campo "Valor adiantamento", deve-se apenas seguir o processo usual.
Importante
O valor que deve ser inserido no faturamento tem que ser o valor inteiro do produto. Exemplo: O cliente solicitou a compra de uma mesa no valor de R$ 1.000, porém para realizar a produção precisa adiantar um valor de R$ 500,00. No momento de realizar o faturamento da nota, deve-se inserir o valor total = R$ 1.000.
Após o item ou serviço ser entregue ao cliente e a nota ser faturada, por padrão o sistema irá gerar um novo contas a receber. Deve-se relacionar o adiantamento em aberto no contas a pagar para o cliente com o contas a receber gerado pela Nota Fiscal. Visto que agora o cliente está devendo apenas a parte faltante do valor total do item ou serviço para a empresa.
Sendo assim, para realizar esse processo deve-se ir no Contas a receber (Módulo Receber > Contas a receber), selecionar o título que foi gerado a partir do faturamento da nota.
No botão Mais opções deve-se selecionar a opção Baixar, ao selecionar esta opção exibirá a tela “Baixa contas a receber”, onde é possível conferir o valor e a espécie desse título. Após verificar as informações, deve-se clicar em "Baixar".
Ao clicar em "Baixar", deve-se selecionar o “Método do recebimento” como Adiantamento e clicar em "Selecionar".
Após selecionar, abrirá uma nova tela "Baixa de contas a receber com adiantamentos", na aba "Adiantamentos" deve-se adicionar o adiantamento criado anteriormente.
✔️ No filtro "Número" logo acima do botão "Pesquisar" é possível colocar o número do título do adiantamento, para facilitar a busca. Após selecionar o título do adiantamento, deve-se clicar em Processar.
Ao processar, o sistema vai liquidar este título no contas a receber gerado pelo faturamento, sendo assim o título ficará com o status como “Liquidado”. Como este título foi vinculado ao adiantamento, automaticamente o título que estava em aberto no Contas a pagar com a espécie Adiantamento, também ficará com o status como “Liquidado”.
👉 Acesse a área de vídeos e confira os tutoriais!! 😉
