Compra rápida
Objetivo
O processo Compra rápida é um recurso para auxiliar na gestão de compras, listando de uma forma ágil e simples qual a necessidade para suprir as compras de uma empresa. A partir desse recurso é possível gerar registros de Solicitações de compra e Pedidos de compra agilmente.
O processo é exclusivamente pensado para empresas que trabalham com o método de revenda de mercadoria, isso porque não são analisadas estruturas de itens ou produtos semiacabados para cálculo da necessidade.
A ferramenta pode ser utilizada em cenários diferentes, exemplos:
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Cenário 01: uma empresa que não possuí filiais e trabalha com mercadorias para revenda. Pode utilizar o recurso para suprir a sua necessidade de compra através da sua carteira de pedidos, bem como para manter um estoque mínimo de suas mercadorias;
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Cenário 02: uma empresa que possuí diversas filiais, e atua como um centro de distribuição, onde é necessário suprir a necessidade de compra de todas as filiais. Para isso pode-se inserir todos os almoxarifados das filiais no processo, gerando assim uma única demanda para atendê-las.
Seu acesso está disponível em Módulo Compras > Compra rápida.
Configurações
Considerar na Necessidade de Compra
Para que a ferramenta se comporte corretamente, é necessário configurar os almoxarifados que serão utilizados para fins de cálculo. Serão considerados apenas os almoxarifados que possuam em seu cadastro o campo Soma ao saldo de estoque selecionado com a opção Sim.
Acesso em: Módulo Estoque > Almoxarifados.
É importante que almoxarifados secundários não estejam com a opção Sim selecionada no campo Soma ao saldo de estoque, caso contrário podem desvirtuar o valor sugerido da necessidade. Alguns exemplos de almoxarifados que não deve estar com esse parâmetro marcado são os almoxarifados de defeitos, sobras, garantias entre outros.
Estoque mínimo e máximo dos itens
Existem duas formas de realizar o controle de estoque mínimo e máximo de itens no sistema, os quais são:
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1. Controle por item: para realizar o controle de estoque por item, é necessário alimentar o campo "Estoque mínimo", no cadastro do item;
Acesso em: Módulo Estoque > Itens e serviços > Botão Novo > Aba Estoque.
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2. Controle por almoxarifado: para controlar o estoque mínimo e máximo por almoxarifado do item, é necessário que o almoxarifado esteja parametrizado para receber valores de estoque mínimo e máximo, marcando a opção Estoque mínimo e máximo por almoxarifado(os valores podem ser zerados).
Não é permitido que os itens possuam múltiplas parametrizações de estoque mínimo e máximo entre os almoxarifados definidos. Ou seja, caso o item realize o controle de estoque mínimo e máximo por almoxarifado, é necessário que todos os almoxarifados definidos para ele realizem tal.
Resumindo:
✔️ Se no almoxarifado estiver definido o Estoque mínimo, será extraído os dados cadastrados no Almoxarifado;
✔️ Se o item estiver definido o Estoque mínimo, será extraído os dados cadastrados no item, na aba Estoque no cadastro do item;
✔️ Se no almoxarifado e no item estiver definido Estoque mínimo, o sistema extrairá apenas os dados cadastrados no Almoxarifado.
Tipo de entrada padrão
Para geração de pedidos de compra, é necessário que possuam tipos de entrada padrão cadastradas. A busca pelo tipo de entrada padrão procederá como no processo padrão do sistema.
Processos
Essa é a tela do Compra rápida, na parte superior tem-se os parâmetros que serão usados no cálculo da necessidade:
Acesso em Módulo Compras > Compra rápida.
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Fornecedor: filtra os itens conforme o fornecedor padrão definido em seu cadastro (Cadastro do item/ aba Fornecedores);
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Grupo do item: filtra os itens conforme o grupo do item informado no cadastro de itens;
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Almoxarifado: o filtro almoxarifado é obrigatório, permite seleção múltipla e com base nele serão calculadas as colunas Demanda e Estoque considerado. O sistema listará apenas os pedidos de venda realizados para os almoxarifados definidos no filtro, e aplicará a mesma regra para retornar o saldo disponível do item, ou seja, será somado o saldo de estoque disponível do item nos almoxarifados informados.
Ao lado dos filtros, encontram-se as configurações para realizar a análise:
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Analisar carteira de pedidos em aberto: realiza a verificação da carteira de pedidos em aberto e qual a demanda necessária para suprir a carteira;
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Analisar itens com o estoque abaixo do mínimo: realiza a verificação dos itens que estão com o saldo de estoque abaixo do mínimo e sugere na necessidade;
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Analisar demanda de compra de todas as filiais (consolidado): realiza análise de demandas (pedidos de compra e requisições) de todas as filiais ao invés de analisar apenas da filial logada. O sistema efetua a busca, fazendo com que a compra seja consolidada. Isso permite que a filial acessada atue como centro de distribuição, realizando compras para suprir todas as necessidades. É possível visualizar esta funcionalidade na coluna "Compras previstas" onde exibirá o total de pedidos de todas as filiais.
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Calcular a necessidade de compra
Para iniciar a análise, basta selecionar os Almoxarifados e/ou o Grupo do item e clicar no botão Calcular necessidade de compra, o sistema listará os registros com base nos parâmetros e filtros informados.
✔ Grade de itens:
No canto esquerdo têm-se as colunas de informações sobre os itens: Histórico, Visualizar e Estoque.
✔ Ícone Histórico 🕓:
Exibe o histórico de compras (Últimas compras) e de consumo (Requisições) do item analisado.
✔ Ícone Visualizar 🔎:
Exibe as informações de Pedidos usados no cálculo da demanda, Estoque que mostra o estoque dos almoxarifados considerados no cálculo e Compras prevista do item que são as compras consideradas no cálculo da demanda.
✔ Ícone Estoque 🧊:
Exibe a tela do processo de Consulta de estoque detalhada do item.
✔ Ícone Filtro:
No canto direito tem-se o ícone na forma de um filtro, contendo o parâmetro Somente itens com necessidade de compra, quando marcado exibe somente os itens que possuem valor maior que zero na coluna Comprar. Por padrão esse parâmetro vem marcado.
Observação
Na grade de itens, após gerar a análise, os itens vêm agrupados pelo fornecedor padrão. Quando o item não possuir um fornecedor padrão, são exibidos na lista Sem fornecedor.
A grade de itens possui as seguintes colunas:
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Item e Descrição: mostra a identificação e a descrição do item respectivamente;
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Demanda: mostra o saldo do item na carteira de pedidos que foi considerada no cálculo da necessidade;
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Estoque mínimo: mostra o estoque mínimo que foi considerado no cálculo da necessidade;
👉 O item pode trabalhar com duas formas de estoque mínimo, por item ou por almoxarifado. Caso for por item, será assumido o estoque mínimo informado para o item, disponível na aba Estoque do cadastro do item. Se for por almoxarifado, será realizada a soma do estoque mínimo dos almoxarifados informados no filtro Almoxarifados.
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Estoque considerado: mostra o estoque que foi considerado no cálculo da necessidade;
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Necessidade: mostra o resultado da análise para compra;
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Comprar: mostra o resultado da seguinte expressão: Demanda + Estoque mínimo - Estoque disponível - Compras disponível;
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Compras previstas: mostra a soma das compras previstas que foram consideradas no cálculo da necessidade. Nessa coluna também são inclusas as solicitações, as compras em andamento (painel de compras) e os pedidos de compra.
Observação
O cálculo das colunas Necessidade e Comprar, também subtraem a quantidade reservada de itens. Pode-se ter essa informação, acessando a opção Visualizar (ícone “lupa”), aba Estoque.
Com base nas informações listadas acima é aplicada a fórmula:
Exemplo de cálculo:
Ações
Após iniciar a análise, clicando no botão Calcular necessidade de compra, o sistema listará os registros com base nos parâmetros aplicados.
Com os dados em tela pode-se tomar duas ações:
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Gerar solicitação;
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Gerar o pedido de compra.
No lançamento da solicitação de compra, o sistema agrupará todos os registros selecionados em uma única solicitação. Portanto, basta selecionar os registros que pretende gerar a solicitação, e em seguida selecionar o botão Gerar solicitação. Irá abrir a tela com dois campos: Solicitante e Finalidade, cabe ressaltar que o preenchimento desses campos é obrigatório.
Para a geração do pedido de compra, é necessário que seja informado um fornecedor para cada registro. Para definição do fornecedor podem ser utilizadas as teclas de atalho CTRL + selecionar o registro ou CTRL + A para todos, e posteriormente, clicar no botão Definir fornecedor. Com o fornecedor dos registros informados, basta selecionar a opção Gerar pedido. É obrigatório o preenchimento dos campos Solicitante e Finalidade.
Ações disponíveis para o processo:
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Definir fornecedor: define o fornecedor para os registros selecionados;
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Gerar solicitação: gera a solicitação de compra para os registros selecionados;
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Gerar pedido: gera o pedido de compra para os registros selecionados;
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Finalizar: finaliza o processo, gerando uma necessidade com status processado na tela Necessidade de compra.
Dicas
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A filial acessada para compra, atua como Centro de distribuição e será responsável pela geração dos pedidos de compra;
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Ao habilitar o parâmetro "Analisar demanda de compra de todas as filiais (consolidado)" o sistema considera demanda de compra nas filiais;
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O estoque considerado nunca é maior que a demanda, sempre vai ser igual ou menor;
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O sistema não utiliza o estoque/saldo de uma filial para abastecer filiais. Usa o estoque/saldo da matriz (filial logada).
👉 Acesse a área de vídeos e confira os tutoriais!! 😉
