Compra rápida

• Objetivo
• Configurações
• Processos

Aviso

Este manual corresponde ao processo de Compras 1.0, disponível enquanto essa versão do processo estiver em uso. Em breve, será descontinuado.

Objetivo

O processo de Compra Rápida visa facilitar a gestão de compras, oferecendo uma abordagem ágil e simplificada para identificar as necessidades de aquisição de uma empresa. Com esse recurso, é possível gerar rapidamente registros de Solicitações de Compra e Pedidos de Compra.

Desenvolvido especialmente para empresas que operam com o método de revenda de mercadorias, o processo não realiza a análise de estruturas de itens ou produtos semiacabados para o cálculo das necessidades.

A ferramenta pode ser utilizada em diversos cenários, como:

Exemplo

• Cenário 1: Empresas sem filiais que trabalham com mercadorias para revenda podem utilizar o recurso para suprir suas necessidades de compra com base em sua carteira de pedidos e para manter um estoque mínimo de mercadorias.
• Cenário 2: Empresas com várias filiais que atuam como centros de distribuição podem inserir todos os almoxarifados das filiais no processo, gerando uma demanda consolidada para atender a todas as unidades.

Configurações

Necessidade de Compra

Para assegurar o funcionamento adequado da ferramenta, é necessário configurar os almoxarifados que serão utilizados no cálculo das necessidades de compra. Somente os almoxarifados com o campo Soma ao saldo de estoque marcado como Sim serão considerados.

A configuração deve ser realizada por meio do Módulo Estoque > Almoxarifados. A tela de consulta Almoxarifados será exibida, permitindo adicionar um novo almoxarifado ao clicar no botão Novo ou a consulta e modificação de registros existentes.

Informação

Os almoxarifados marcados como Sim serão considerados no estoque mínimo para o cálculo das necessidades de compra e na consulta de preço e estoque.

Exemplo

Almoxarifados que não devem ter esse parâmetro marcado incluem aqueles destinados a defeitos, sobras, garantias, entre outros.

Estoque mínimo e máximo dos itens

Existem duas formas de realizar o controle de estoque mínimo e máximo de itens no sistema:

• Controle por item: para realizar o controle de estoque por item, é necessário preencher o campo Estoque mínimo no cadastro do item;

  

  Acesso em: Módulo Estoque > Itens e serviços > Botão Novo > Aba Estoque.

• Controle por almoxarifado: para controlar o estoque mínimo e máximo por almoxarifado do item, é necessário que o almoxarifado esteja parametrizado para receber valores de estoque mínimo e máximo, marcando a opção Estoque mínimo e máximo por almoxarifado. Os valores podem ser zerados conforme necessário.

  

  Os itens não podem ter diferentes parametrizações de estoque mínimo e máximo entre os almoxarifados definidos. Portanto, se um item estiver configurado para controle de estoque mínimo e máximo por almoxarifado, todos os almoxarifados associados a esse item devem adotar essa configuração.

  • Quando o estoque mínimo é definido no almoxarifado, o sistema utiliza os dados cadastrados no almoxarifado;

  • Quando o estoque mínimo é definido no item, o sistema utiliza os dados cadastrados na aba de estoque do item;

  • Quando o estoque mínimo é definido tanto no almoxarifado quanto no item, o sistema considera apenas os dados cadastrados no almoxarifado.

Tipo de entrada padrão

Para geração de pedidos de compra, é necessário que existam tipos de entrada padrão cadastradas. A busca por esses tipos de entrada será realizada conforme o processo padrão do sistema.

Processos

Ao acessar o Módulo Compras > Compra rápida, a tela Compra rápida será exibida. Na parte superior, encontram-se os parâmetros Analisar carteira de pedidos em aberto, Analisar itens com estoque abaixo do mínimo e Analisar demanda de compra de todas as filiais (consolidado), que serão utilizados para o cálculo da necessidade. Os campos de filtros disponíveis são Fornecedor, Almoxarifado, Grupo do item e Emissão.

• Filtros

  • Fornecedor: filtra os itens de acordo com o fornecedor padrão definido no cadastro (Cadastro do item/ aba Fornecedores);

  • Grupo do item: filtra os itens conforme o grupo do item informado no cadastro de itens;

  • Almoxarifado: esse filtro é obrigatório e permite a seleção de múltiplos almoxarifados. É utilizado para calcular as colunas Demanda e Estoque considerado. O sistema exibirá apenas os pedidos de venda relacionados aos almoxarifados selecionados e calculará o saldo disponível do item somando o estoque disponível nos almoxarifados informados.

• Parâmetros

  • Analisar carteira de pedidos em aberto: quando habilitado, o sistema verifica a carteira de pedidos em aberto e determina a demanda necessária para suprir a carteira;

  • Analisar itens com estoque abaixo do mínimo: quando habilitado, o sistema verifica os itens cujo saldo de estoque está abaixo do mínimo e sugere na necessidade de reposição;

  • Analisar demanda de compra de todas as filiais (consolidado): quando habilitado, o sistema analisa as demandas (pedidos de compra e requisições) de todas as filiais, em vez de analisar apenas da filial logada. O sistema realiza a busca consolidada, permitindo que a filial acessada funcione como um centro de distribuição e faça compras para atender às necessidades de todas as filiais. Esta funcionalidade pode ser visualizada na coluna Compras previstas, que exibirá o total de pedidos de todas as filiais.

Calcular a necessidade de compra

Para iniciar a análise, é necessário selecionar os Almoxarifados e/ou o Grupo do item e clicar no botão Calcular necessidade de compra. O sistema listará os registros com base nos parâmetros e filtros informados.

Grid de itens

Nessa grid, é possível visualizar as seguintes colunas com as informações sobre cada item: Item, Descrição, (+) Demanda, (+) Estoque mínimo, (-) Estoque considerado, (-) Compras previstas, (=) Necessidade e Comprar. Além disso, são exibidos os ícones: , , , .

Após a geração da análise, os itens são agrupados pelo fornecedor padrão. Quando um item não possui um fornecedor padrão, ele é exibido na lista como Sem fornecedor.

• Item e Descrição: exibem, respectivamente, a identificação e a descrição do item;

• (+) Demanda: exibe o saldo do item na carteira de pedidos que foi considerada no cálculo da necessidade;

• (+) Estoque mínimo: exibe o estoque mínimo considerado para o cálculo da necessidade;

O item pode ser configurado com duas formas de estoque mínimo:

• Por item: o sistema utiliza o estoque mínimo informado na aba Estoque do cadastro do item;

• Por almoxarifado: o sistema soma o estoque mínimo dos almoxarifados selecionados no filtro Almoxarifados.

• (-) Estoque considerado: exibe o estoque que foi considerado para o cálculo da necessidade;

• (-) Compras previstas: exibe a soma das compras previstas que foram consideradas no cálculo da necessidade. Esta coluna inclui solicitações, compras em andamento (painel de compras) e pedidos de compras;

• (=) Necessidade: exibe o resultado da análise para compra;

• Comprar: exibe a quantidade que deve ser comprada.

Observação

O cálculo das colunas Necessidade e Comprar também leva em consideração a quantidade reservada de itens. Essa informação pode ser consultada acessando a opção Visualizar no ícone na aba Estoque.

Com base nas informações listadas acima, a fórmula aplicada é:

Exemplo de cálculo:

• exibe o histórico de compras (últimas compras) e de consumo (requisições) do item analisado ao ser clicado;

• exibe as informações dos Pedidos utilizados no cálculo da demanda, o Estoque dos almoxarifados considerados no cálculo e as Compras previstas do item que foram incluídas no cálculo da demanda;

• exibe a tela de Consulta de estoque com os detalhes do item;

• ao clicar no ícone localizado no canto direito da tela, a tela Filtro será exibida. Nessa tela, o parâmetro Somente itens com necessidade de compra estará disponível e, por padrão, virá marcado.

Informação

Quando este parâmetro está marcado, o sistema exibe somente os itens que possuem valor maior que zero na coluna Comprar.

Ações

Após a iniciação da análise, ao clicar no botão Calcular necessidade de compra, o sistema listará os registros com base nos parâmetros e filtros aplicados. Com os dados exibidos na tela, algumas ações podem ser realizadas:

• Definir Fornecedor: define o fornecedor para os registros selecionados. Para definir o fornecedor, podem ser utilizadas as teclas de atalho CTRL + selecionar o registro ou CTRL + A para selecionar todos. Em seguida, deve-se clicar no botão Definir fornecedor;

• Gerar solicitação: ao gerar a solicitação de compra, o sistema agrupa todos os registros selecionados em uma única solicitação. É necessário selecionar os registros desejados e, em seguida, clicar no botão Gerar solicitação. Uma nova tela será exibida com dois campos: Solicitante e Finalidade, cujo preenchimento é obrigatório;

• Gerar o pedido de compra: para gerar um pedido de compra, é necessário informar um fornecedor para cada registro. Com os fornecedores dos registros informados, deve-se selecionar a opção Gerar pedido. Uma nova tela será exibida com dois campos: Solicitante e Finalidade, cujo preenchimento é obrigatório;

• Finalizar: finaliza o processo, gerando uma necessidade com status Processado na tela Necessidade de Compra.

Dica

• A filial acessada para a compra atua como Centro de Distribuição e será responsável pela geração dos pedidos de compra;

• Ao habilitar o parâmetro Analisar demanda de compra de todas as filiais (consolidado), o sistema considera a demanda de compra nas filiais;

• O estoque considerado nunca é maior que a demanda, ele será sempre igual ou menor;

• O sistema não utiliza o estoque ou saldo de uma filial para abastecer outras filiais. Utiliza o estoque ou saldo da matriz (filial logada).

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