Importação de XML

• Objetivo
• Configurações
• Funcionalidades

Objetivo

A ferramenta de Importação de XML visa facilitar o processo de entrada de notas, buscando os valores do XML importado, seja manualmente ou de forma automática.

Alguns dados da importação serão informações parametrizadas no sistema, como o tipo de entrada, porém de forma mais simplificada, sem necessidade de recuperar dados fiscais, tributários ou financeiros.

Esta integração automática faz a comunicação com a SEFAZ, consumindo as notas fiscais emitidas contra determinado CNPJ, realizando o arquivamento destes documentos e executando os eventos de manifestação do destinatário pela SEFAZ.

Atenção

A importação de XML ocorre para as Notas Fiscais no modelo 55.

👉 Clique aqui e confira o vídeo tutorial desse processo!!

Configurações

Parametrização

Para utilizar a importação de XML automática é necessário habilitar a parametrização disponível em: Início > Parametrização > Fiscal > Consulta Nota Tomada.

Ao habilitar este parâmetro, a tela de importação de XML da NF-e realizará a pesquisa automaticamente na SEFAZ e trará para o sistema M2 as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da filial que está sendo configurada. Só serão listadas as filiais configuradas para emitir nota fiscal.

O acesso para as demais parametrizações do XML está disponível em: Início > Parametrização > Compras > Importação de XML.

• Filiais habilitadas para importação de XML: este parâmetro indica quais filiais podem realizar a importação do XML, de forma manual ou automática;

• Atualizar fornecedor do item na importação do XML: esta configuração indica em quais momentos o sistema irá criar ou atualizar o vínculo entre item e fornecedor;

  

• Atualizar item x cliente na importação do XML de devolução de venda: este parâmetro define se irá inserir item na lista de itens x clientes ao finalizar a importação da NF-e;

• Informação complementar da importação do XML: permite selecionar uma informação complementar como registro padrão para as mensagens recebidas através do importador de XML;

Observação

A informação complementar selecionada deve ser cadastrada em: Inicio > Contábil > Listas > Informação complementar

• Importação da FCI na importação de XML: neste parâmetro é possível realizar as seguintes configurações:

  • Quando a opção Importar FCI estiver desmarcada, a FCI não será importada e nem cadastrada;

  • Se o parâmetro Cadastrar FCI estiver marcado, a FCI será cadastrada automaticamente. Caso este parâmetro esteja desmarcado e o parâmetro Importar FCI estiver marcado, é necessário cadastrar a FCI antes de realizar a importação do XML;

  • Para selecionar a opção Cadastrar FCI deve selecionar a configuração Importar FCI;

• Mapeamento de unidades na importação do XML: algumas vezes a "sigla unidade" do fornecedor é diferente da unidade cadastrada. Este parâmetro é utilizado para associar as unidades do XML às unidades do item cadastrado;

  Exemplo

  Um XML pode conter a unidade "UN" mas no seu cadastro existe somente "PC".

  

  Observação

  A opção de mapeamento de unidade também está disponível em: Compras > Itens e Serviços > Editar o item > aba Fornecedores > Mais opções > Unidades XML.

  Importante

  Utilizar o mapeamento somente para equivaler às unidades iguais. Esse recurso não realiza conversão de unidade.
  Por exemplo: nota recebida em KG não será convertida em PC através dessa associação.

• Mapeamento natureza de operação por operação de entrada: esta parametrização serve para mapear a natureza de operação de cada nota fiscal, assim como sua classificação (Compra, Fatura, Serviço, Outros, Remessa, Retorno, Transferência). Sendo assim, quando for realizada uma importação o sistema vai verificar a partir desta parametrização, em qual tipo de operação se enquadra aquela natureza da operação contida no XML;

  

  A coluna Tipo de operação pode ser editada caso seja necessário.

  A coluna Definir por filial é utilizada caso necessita-se ajustar o tipo de operação para cada filial. Inúmeras naturezas de operação dependendo da utilização do item, caracteriza-se com outro tipo de operação.

Exemplo

Se a empresa comprar um combustível para consumo, terá um tipo da natureza de operação e um tipo de operação. Mas agora se a empresa comprar para revender, pode ser a mesma natureza de operação para outro tipo de operação. Então pode-se ter filiais de uma mesma empresa com seguimentos diferentes.

Importante

Este mapeamento não afeta a definição do CFOP no tipo de entrada.

• Tributação na importação de XML (importador 2.0): aqui é possível parametrizar como será a tributação na importação do XML, podendo:

  • Creditar o PIS e COFINS quando o regime for não cumulativo;

  • Creditar o ICMS e/ou ICMS ST.

Permissões de usuários

Para a utilização do processo de manifesto é necessário configurar as permissões de uso. Para isto deve-se clicar em: Perfil de usuário > Meu perfil, sendo direcionado para o sistema USEALL.

Logado no sistema USEALL deve-se acessar o Módulo Central, opção Usuários, selecionar o usuário que terá a permissão, clicar no botão Mais opções, opção Permissões de sistema. Deve-se clicar na opção configurar do sistema M2-Manufatura, após deve-se clicar no módulo Compras e por fim localizar a permissão Eventos de manifestação do destinatário.

Funcionalidades

A nota gerada pelo importador tem vínculo com um XML, sendo assim o sistema busca alguns dados desse XML. O sistema usará o tipo de entrada para determinar o CFOP, o CST e a incidência de determinado tributo. As alíquotas e valores dos impostos serão carregados do XML.

Tabela de informações carregadas do XML:

Cabeçalho do XML:

• Chave de acesso;

• Série;

• Data de emissão;

• Transportadora;

• Peso bruto;

• Peso líquido;

• Parcelas.

Dados em relação aos itens do XML:

Importante

Todos esses dados de base, valor e alíquota acima descritos, carregam do XML desde que, estejam configurados no Tipo de entrada para incidir aquele imposto.

Informações da Nota (XML)

A Natureza da Operação tem o papel de indicar a finalidade da emissão da nota, ou seja, a que operação comercial se destina.

Exemplo 1

O cliente X compra produtos da empresa Z, onde realizou a emissão da nota fiscal de venda gerando documento fiscal. No XML de distribuição da nota fiscal, a natureza da operação da nota veio como “Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros”. Assim, entende-se que uma venda de produtos foi realizada.

Exemplo 2

O cliente X pode comprar produtos de outra empresa, que presta vendas e serviços autorizados. Ao lançar a nota fiscal, foram lançados 3 itens, um aparelho compressor, um item de serviço e instalação e outro item de serviço de regulagem. O valor dos itens de serviço foi maior que o valor de venda do produto, então a CFOP (Natureza da operação) relevante da nota é de serviço, tornando a natureza da operação da nota serviço “Outras saídas de mercadorias ou prestação de serviços”.

✔️ Ao realizar a importação do XML o sistema vai verificar também a finalidade de emissão da NF-e, sendo assim, dependendo da finalidade o sistema pode atuar diretamente sem a necessidade de avaliar a natureza da operação.

1. NF-e normal;

2. NF-e complementar;

3. NF-e de ajuste;

4. Devolução de mercadoria;

➡️ 1 - A NF-e normal enquadra os tipos (Compra, Serviço, Outros, Remessa, Retorno, Transferência). Sendo assim, quando o sistema identifica este tipo de finalidade, ele vai realizar o mapeamento através da nova parametrização, identificando qual tipo de operação se enquadra naquela natureza de operação.

Se ao realizar o mapeamento o sistema não identificar a que tipo de operação se enquadra aquela natureza de operação, o sistema irá apresentar o tipo de operação como "Não identificada" e ao lançar a entrada será exibida uma tela para o cliente selecionar o tipo de operação.

➡️ 2, 3 e 4 - Ao identificar as finalidades (NF-e complementar, NF-e de ajuste, Devolução de mercadoria), o sistema já reconhece automaticamente o tipo de operação, não necessitando realizar o mapeamento via parametrização, recebendo a configuração pré-configurada:

• Devolução:

  • Tipo operação: Devolução venda;

  • Tipo NF: Devolução;

• Ajuste:

  • Tipo operação: Ajuste;

  • Tipo NF: Outros;

• Complemento:

  • Tipo operação: Complementar;

  • Tipo NF: Outros.

Importação automática do XML

Disponibilizada a ferramenta que faz a comunicação com a SEFAZ, permitindo o consumo de arquivos XML de NF-e de entrada emitidas contra ao CNPJ da empresa.

1. Todos os dias às 07:00 horas, o sistema faz uma busca pelas notas emitidas até o dia anterior. Realiza a importação do resumo do XML das notas que não estão no sistema, ficando com o evento de manifesto Ciência da emissão;

2. A cada 1 hora será verificado 20 XMLs que estiverem com o evento Ciência da emissão que tenham somente o resumo, com isso é realizada a importação completa do XML, permitindo que o usuário possa realizar os eventos de manifesto;

3. A cada hora será feita comunicação com a SEFAZ para realizar a alteração do manifesto. O retorno da confirmação pode levar de 1 hora até 48 horas;

Para as notas que foram importadas de forma manual, assim que o XML correspondente for encontrado na SEFAZ, este XML será atualizado, permitindo realizar os eventos de manifesto.

Importante

A SEFAZ coloca um limite de importação de XML por hora, sendo possível apenas 20 a cada hora por CNPJ destinatário.

Tela de importação do XML

Na tela de importação do XML temos as opções de filtros, botões de ações e grid.

Acesso em: Início > Compras > Importar XML da NF-e.

No canto superior direito apresenta o ícone com as opções do assistente:

• Notificar notas fiscais disponíveis para importação no módulo de compras: esta opção habilita o notificador no menu "Importar XML da NF-e";

  

• Notificar notas fiscais disponíveis para importação por usuário. Definir usuários: nesta opção habilita a notificação no "sininho" do M2.

  

  É possível selecionar quais usuários irão receber as notificações;

  

• Restaurar notificação: ao clicar neste botão apresentará novamente as mensagens de confirmação de operação na alteração do manifesto.

Filtros

Nesta tela são exibidos os seguintes filtros:

• Emissão: datas de emissão das notas importadas;

• Emitente: o nome do fornecedor que emitiu a nota;

• Filial: a filial que teve a nota emitida;

• Manifesto: pode-se selecionar o tipo de manifesto, sendo: Nenhum, Ciência da emissão, Confirmação da operação, Desconhecimento da operação e/ou Operação não realizada.

  Quando o XML for importado, por padrão terá o manifesto como Ciência da emissão;

• Número: informar o número da nota fiscal, sendo possível apenas uma por vez;

• Tipo de operação: selecionar qual o tipo de operação realizada pela nota, sendo: Compra, Serviço, Transferência, Devolução de venda, Outros, Remessa e/ou Retorno;

• Chave de acesso: informar a chave de acesso da nota fiscal, sendo possível apenas uma por vez;

• Arquivados: ao selecionar esta opção irá exibir as notas arquivadas, por padrão este campo vem desmarcado, não exibindo as notas que foram arquivadas;

• Entrada lançada: ao selecionar esta opção irá exibir as notas que tem entrada lançada, por padrão este campo vem desmarcado não exibindo estas notas.

Ao lado do filtro Manifesto tem o ícone que ao clicar exibirá uma tela com informações sobre o manifesto.

Botões

Nesta tela temos os seguintes botões:

• Pesquisar: ao clicar nesta opção os registros serão exibidos, respeitando os filtros informados;

• Mais opções:

  

  • Ações:

    • Arquivar: utilizado para realizar o arquivamento de uma importação;

    • Desfazer arquivamento: utilizado para desfazer o arquivamento de uma importação;

    • Importar arquivo XML (manual): processo descrito na funcionalidade Importar arquivo XML (manual);

    • Remover importação XML (manual): permite remover os arquivos XMLs que foram importados manualmente e ainda não foram atualizadas pela SEFAZ;

    

  • Rastrear:

    • Entrada: ao selecionar esta opção será direcionado para a tela de consulta de entradas, filtrando pelo registro selecionado, caso possua uma entrada;

    • Nota fiscal: ao selecionar esta opção será direcionado para a tela de notas fiscais de entradas, filtrando pelo registro selecionado, caso possua uma nota de entrada;

  • Consultar:

    • Histórico geral: serão exibidas todas as alterações e movimentações realizadas no XML;

    • Histórico de manifestação: serão exibidas todas as alterações realizadas com o XML, referente ao manifesto;

    

    ❮

    ❯

  • Outros:

    • Download XML: utilizado para realizar o download do arquivo XML do registro selecionado;

    • Download XML no período (.zip): utilizado para realizar o download de arquivos XML em um determinado período;

    

• Lançar entrada: processo descrito na funcionalidade Lançar entrada;

• Sincronizar: ao selecionar esta opção serão atualizados os dados carregando as informações atuais dos XMLs recebidos, assim como a atualização dos eventos enviados ou aguardando recebimento.

Grid

Na listagem (grid) desta tela serão exibidas as seguintes informações:

• Doc.: ao clicar nesta opção é possível visualizar o DANFE e realizar o download;

  

• Manifesto: processo descrito na funcionalidade Manifesto;

• Última ação: aqui mostrará o último evento de manifestação executado no XML;

• Última sinc.: exibe a data e hora da última sincronização com a SEFAZ;

• Número: apresenta o número da nota fiscal que contém no XML;

• Tipo de operação: tipo de operação que o M2 identificou conforme a natureza da operação do XML, podendo ser: Compra, Serviço, Transferência, Devolução de venda, Outros, Remessa e Retorno;

• Emissão: exibe a data de emissão do XML;

• Emitente: apresenta o nome do emitente do XML;

• CNPJ Emitente: apresenta o CNPJ do emitente;

• Destinatário (filial): exibe o nome da filial destinatária;

• Valor total: exibe o valor total da nota fiscal que contém no XML;

• Chave de acesso: apresenta a chave de acesso da nota fiscal que contém no XML;

• Código: exibe o código de identificação da importação do registro;

• Entrada: data que o XML foi importado.

Observação

Estas colunas podem ser exibidas ou ocultadas, conforme a necessidade do usuário que estiver acessando esta funcionalidade.

Importar arquivo XML (manual)

Para realizar a importação deve-se clicar no botão Mais opções e selecionar a opção Importar arquivo XML (manual), ao clicar exibirá a tela Importar XML onde deve-se clicar no ícone com forma de nuvem e selecionar o arquivo XML ou arrastá-lo para a tela, após o arquivo selecionado basta clicar no botão "Importar".

Após importação do arquivo XML, o mesmo será apresentado na grid.

➡️ É aconselhado utilizar a importação de XML de forma manual, quando for uma questão urgente de entrada de estoque ou se houver algum imprevisto.

Exemplo

A empresa recebeu o XML da nota por e-mail, e precisa lançar no sistema de forma urgente para liberar estoque para produção. Porém, ainda não recebeu o XML na integração automática, nesse caso faz-se a importação de forma manual.

Importante

Para alterar o manifesto das notas importadas de forma manual, precisa esperar que a integração atualize o XML.

Caso o XML tenha sido arquivado antes de ser atualizado pelo SEFAZ, ao ser atualizado deixará de ser arquivado.

Manifesto

A Manifestação do Destinatário é um conjunto de eventos, permitindo que o destinatário da NF-e possa se manifestar sobre a sua participação comercial descrita na NF-e, confirmando as informações prestadas pelo seu fornecedor e emissor do respectivo documento fiscal. O manifesto possui 4 eventos, sendo eles:

• Ciência da emissão: o destinatário declara ter ciência sobre uma determinada operação destinada ao CNPJ da empresa, mas não possui elementos suficientes para apresentar a sua manifestação conclusiva sobre a operação citada;
• Confirmação da Operação: este evento confirma a operação e o recebimento da mercadoria (para as operações com circulação de mercadoria). Ao registrar a Confirmação da Operação a empresa passa a ter acesso ao download completo da NF-e tomada;
• Desconhecimento da Operação: registra o desconhecimento da operação realizada contra o CNPJ da empresa;
• Operação não Realizada: informa que a operação é conhecida, no entanto não foi realizada (com Recusa de Recebimento da mercadoria e outros motivos). Nesse caso deverá ser informado a justificativa da não realização da operação.

Por padrão todos os XMLs de origem importação automática, traz a coluna Última ação preenchida com a informação Ciência da emissão, quando for de origem manual esta coluna vem preenchida com a informação "Nenhum".

Ao clicar no ícone , será realizado o manifesto de Confirmação da operação, preenchendo a coluna Última ação com a informação Confirmação da operação.

Nesta opção, abrirá a tela para confirmar a alteração do evento de manifesto. Ao selecionar a opção "Não mostrar novamente", a tela de confirmação não será mais exibida.

Ao clicar no ícone , será realizado o manifesto de Operação não Realizada, preenchendo a coluna Última ação com a informação Operação não realizada.

Nesta opção, abrirá a tela para informar uma justificativa da não realização da operação.

Ao clicar no ícone , será realizado o manifesto de Desconhecimento da Operação, preenchendo a coluna Última ação com a informação Desconhecimento da operação.

Nesta opção, abrirá a tela para confirmar a alteração do evento de manifesto. Ao selecionar a opção "Não mostrar novamente", a tela de confirmação não será mais exibida.

Conforme a regra de validação da SEFAZ, cada Evento de Manifestação pode ser registrado uma única vez e apenas o último permanece vigente.

👉 Confira mais informações no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Observação

Cada evento poderá ser executado apena uma única vez.

Importante

Para realizar qualquer alteração sobre o manifesto, é necessário parametrizar a permissão em Permissões de usuários.

Aviso

Em relação ao prazo de manifestação deve-se verificar juntamente a contabilidade.

Lançar entrada

Para lançar a entrada de um XML importado, basta clicar no botão Lançar entrada, onde irá abrir a tela Lançar entrada com as abas Identificação e Itens.

Caso o tipo de operação da nota for "Não identificada", exibirá a tela Operação de entrada, onde deve-se selecionar manualmente tipo de operação que se enquadra aquela natureza de operação.

Logo abaixo do campo Tipo de operação tem-se o parâmetro Definir como padrão, caso seja necessário definir este tipo de operação como o padrão para a natureza de operação informada no XML da nota.

Aba Identificação

Nesta aba são apresentadas as informações de chave de acesso, número da nota, data de entrada, fornecedor e transportadora.

O sistema irá localizar os campos Fornecedor e Transportadora com base nos CNPJs informados no XML. Caso não estejam cadastrados no sistema, será exibido o ícone , facilitando o cadastro.

Ao clicar no ícone do campo Fornecedor, seu cadastro será feito automaticamente. No caso do campo Transportadora, a tela de Cadastro é exibida, sendo necessário informar o campo Cidade.

Na parte inferior esquerda da tela, tem o botão de acesso ao danfe do XML, para consulta.

Aba Itens

Nesta aba, a tela é dividida em dois grupos de campos: dados do XML e dados do ERP, exibindo de forma mais clara os vínculos entre os dois. Quando se acessa esta aba, o sistema deve localizar todos os itens com base na identificação do fornecedor que existe na aba "Fornecedor" no cadastro do item (Módulo Estoque > Itens e serviços > Novo > Aba Fornecedores).

✔ O botão Cadastrar itens exibe a tela de cadastro de itens, efetuando o cadastro dos itens em lote. Deve-se selecionar os itens que deseja cadastrar.

✔ Ícones exibidos ao lado esquerdo da tela:

• Nenhum item vinculado: informa que não tem item vinculado. Pode-se observar no quadro ERP que não aparece os dados referente ao item.

  

• Vincular item: esta opção abre a tela para vincular o item.

  

  Nessa tela tem-se a opção Vincular documentos para os tipos "Devolução", "Outros" e "Retorno", e para os demais tipos aparecerá como Vincular pedido, caso tenha "pedidos de compra" cadastrados com o item importado, basta selecionar o pedido e o sistema irá realizar o vínculo do pedido de compra.

Aba - Vincular pedidoAba - Vincular documentos

✔️ A vinculação do pedido de compra é feita automaticamente, o sistema busca no arquivo XML a tag "xPed" do item e vincula o pedido, caso não encontre essa tag, ele busca pela tag "xPed" no final do arquivo XML para efetuar o vínculo.

✔️ Se não localizar nenhuma das tags e encontrar somente um pedido de compra, o sistema fará o vínculo e exibirá um ícone de alerta para informar que localizou um único pedido.

A vinculação dos itens para nota referenciada é feita automaticamente, o sistema busca no arquivo XML o relacionamento entre fornecedor + produto para cliente + produto, se encontrar, efetua o vínculo. Vale ressaltar que o primeiro vínculo é realizado de forma manual.

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Observação

Após o item ser vinculado, no local do ícone Nenhum item vinculado, aparece o ícone de Item vinculado com sucesso, representado por ✔️.

• Pedido: esta opção abre a tela para vincular um pedido de compra ao item.

• Cadastrar item: esta opção abre a tela para cadastrar um novo item.

Observação

Quando o XML não possuir nem um evento de manifestação, ao lançar a entrada será realizado o evento Confirmação da operação.

Importante

O lançamento da entrada somente poderá acontecer quando o evento de manifesto for Confirmação da operação.

Quando for os eventos Desconhecimento da operação e Operação não realizada será exibida a seguinte mensagem:

Finalizar

Após efetuar a importação, basta clicar em Finalizar na aba Itens, o sistema irá lançar uma entrada com status “Pendente”. O registro de xml será movido para a lista de Entrada lançada.

Na tela Entradas, basta seguir o fluxo da nota de entrada: Processar, Conferir e Lançar NF, esse processo não sofreu alterações.

Editar em lote

Certamente ainda haverá notas que serão importadas com dados incorretos. A vantagem é que a nova abordagem permite a alteração da configuração da tributação, efetuando a importação da nota corretamente. Para isso, foi disponibilizado a ferramenta para edição em lote dos itens da nota, permitindo que os ajustes sejam feitos com mais praticidade.

Na aba itens na tela "nota de entrada", foi adicionado o botão Alterar com as seguintes opções:

• Tipo de entrada: exibe a tela para informar o novo Tipo de entrada, que será aplicado em todos os itens selecionados na grade.

• CFOP: exibe a tela para informar o novo CFOP.

• Imposto de importação: exibe a tela com os campos Alíquota e Fixar base de cálculo. Para habilitá-los, deve-se clicar na opção Alterar, referente cada campo.

• IPI: exibe a tela com os campos CST, Enquadramento legal do IPI, Alíquota, Fixar base de cálculo e Creditado. Para habilitá-los, deve-se clicar na opção Alterar, referente cada campo.

• ICMS: exibe a tela com os campos CST, Alíquota, % redução da BC, Fixa base de cálculo e Creditado. Para habilitá-los, deve-se clicar na opção Alterar, referente cada campo.

• ICMS ST: exibe a tela com os campos Modalidade, campos para informar o valor conforme a modalidade selecionada, Alíquota, % redução da BC ST, Fixar base cálculo ST, Fixar valor ICMS ST e ST creditado. Para habilitá-los, deve-se clicar na opção Alterar, referente cada campo.

• PIS/COFINS: exibe a tela com os campos CST, Alíquota, Fixar base de cálculo, Creditado para cada imposto, PIS e Cofins. Para habilitá-los, deve-se clicar na opção Alterar, referente cada campo.

Observação

Deve-se selecionar todos os itens que deseja alterar, para aplicação em lote.

Importante

Não é permitido alterar CFOP em lote de itens com tipo de entrada diferente.

Dúvidas frequentes

Painel de integrações - XMLs

Através do painel de integrações é possível visualizar as integrações que foram realizadas nas últimas 24 horas. O card XMLs importados últimas 24h é utilizado para facilitar a rastreabilidade de XML, possibilitando reprocessar o XML quando houver algum problema.

Para mais informações basta acessar o manual Painel de Integrações.

Cancelar nota emitida

Quando a nota estiver com o manifesto Confirmação da operação, o emissor não poderá cancelar a nota e exibirá a seguinte mensagem: 221 - Confirmado o recebimento da NF-e pelo destinatário.

Se houver necessidade de cancelar uma nota com este tipo de manifesto, deve-se entrar em contato com o destinatário da NF-e e solicitar que realize outro evento de manifesto, o de Operação não Realizada ou Desconhecimento da Operação sobre a NF-e que foi confirmada e que precisa cancelar.

Com qualquer um desses eventos homologados após a Confirmação da Operação, a NF-e poderá ser cancelada.

Fixar a base de cálculo

Por padrão, sempre que importar um XML, a tag Fixar base de cálculo virá marcada, fixando a base de cálculo conforme o valor que está no XML. Quando desmarcar essa opção, irá aplicar as configurações do tipo de entrada.

👉 Acesse a área de vídeos e confira os tutoriais!! 😉

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