Cheques recebidos
Objetivo
A ferramenta de Cheques recebidos tem por função efetuar as operações com cheques no sistema: cadastro (lançamento), depósito e compensação, devolução, custódia, transferência e baixa de cheques.
Parametrização
Antes de efetuar os lançamentos de cheques, deve-se parametrizar o processo e configurar cada operação.
Faz-se necessário cadastrar algumas contas financeiras do tipo caixa, para utilizar na configuração, por exemplo:
As configurações são acessadas em Início > Parametrização > Contas a receber > Cheques.
Deve-se selecionar a filial e efetuar as configurações:
Aba Lançamento:
Ao efetuar a operação Lançar cheques, o sistema executa os seguintes processos:
- Cadastra o documento cheque
- Da entrada na conta financeira de Cheques em carteira
- Da saída na conta de Cheques a vincular
- Contabiliza a entrada do cheque
✔️ O status do cheque cadastrado fica como Carteira.
O lançamento contábil de um novo cheque fica assim:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cheques em carteira | 100,00 | |
| Cheques a vincular | 100,00 |
Aba Depósito/ Compensação/ Devolução:
O depósito faz uma transferência da conta atual do cheque para a conta financeira informada. Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis.
A compensação faz a liquidação do cheque, por isso requer um “Método de recebimento” do tipo “cheque” para lançar o lote de baixa para o cheque compensado.
A devolução retorna o cheque do banco para a empresa através de uma transferência. Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis.
Ao efetuar a operação Depósito e compensação de cheques, o sistema executa os seguintes processos:
Depósito:
-
Efetua a transferência do cheque da conta atual para a conta bancária informada
-
Altera o status do cheque para Depositado
Compensação:
- Altera o status do cheque para Compensado.
Depósito:
O lançamento contábil do depósito de um cheque fica assim:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Banco | 100,00 | |
| Conta atual do cheque | 100,00 |
Compensação:
Devolução:
O lançamento contábil da devolução do cheque fica assim:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Conta atual do cheque | 100,00 | |
| Cheques devolvidos | 100,00 |
Aba Custódia/ Retirada:
A custódia faz uma transferência da conta atual do cheque para a conta financeira (normalmente um banco) onde o cheque permanecerá em custódia. Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis.
Ao efetuar a operação Custódia e Retirada de cheques, o sistema executa os seguintes processos:
Custódia:
- Transferência do cheque, da conta atual para a conta bancária informada.
- Altera o status do cheque para Custódia.
Retirada:
- Transferência do cheque, da conta de custódia para a nova conta informada.
- Retorna o cheque para o status Carteira.
Custódia:
O lançamento contábil da custódia de cheque é:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Banco | 100,00 | |
| Conta atual do cheque | 100,00 |
Retirada:
O lançamento contábil da retirada de cheque é:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cheque em carteira | 100,00 | |
| Banco | 100,00 |
Aba Baixa:
A baixa encerra o uso do cheque. É usada para baixar um cheque sem fundos que não será cobrado ou para trocar o cheque por outra forma de pagamento (esse recurso de troca é manual).
Essa operação lança a saída do cheque (da conta atual) contra uma conta de despesa, quando for uma conta perdida ou uma conta de negociação, quando for um cheque que será trocado por outra forma.
O cheque será baixado, por isso é necessário informar um método de recebimento.
Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis.
Ao efetuar a operação de baixa de cheques, o sistema executa os seguintes processos:
O lançamento contábil da baixa de cheque é:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Conta contábil informada | 100,00 | |
| Conta atual do cheque | 100,00 |
Aba Transferência:
A transferência permite contas adicionais para controlar o fluxo do cheque na empresa. Essa operação lança a saída da conta atual do cheque e a entrada numa conta informada.
Os históricos serão lançados nos movimentos financeiros e contábeis dessa transferência.
Ao efetuar a operação de transferência de cheque, o sistema executa os seguintes processos:
O lançamento contábil da transferência de cheque é:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Nova conta do cheque | 100,00 | |
| Conta atual do cheque | 100,00 |
Aba Endosso:
Esse processo é o pagamento para fornecedores usando cheques recebidos de clientes. A operação é realizada através da baixa de contas a pagar. Na baixa por endosso são pagos os títulos e selecionados os cheques que serão endossados.
Ao efetuar a operação de endosso de cheque, o sistema executa os seguintes processos:
Após parametrizar os processos acima, deve-se configurar o método de pagamento, acesso em: Pagar > Listas.
Configurar um método de pagamento com o tipo "Cheque", marcar para contabilizar e configurar a regra contábil conforme a empresa.
O lançamento contábil da baixa de contas a pagar por endosso é:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Fornecedor | Valor do capital | |
| Conta de juros pagos | Juros | |
| Conta de multa | Multa | |
| Conta de outros acréscimos | Outros acréscimos | |
| Conta de desconto | Desconto | |
| Conta de abatimentos | Abatimento | |
| Conta do receber vinculado | Valor pago |
Processos
Essa é a tela de consultas do Cheques recebidos.
Acesso em: Módulo Receber > Cheques recebidos
O botão “Localizar cheques”, abre uma tela para informar o CMC7 (Caracteres Magnéticos Codificados em Sete Barras) do cheque e localizá-lo, caso essa informação tenha sido registrada ao cadastrar o cheque.
Operações com cheques:
Lançar
O recebimento de cheque serve para quitar uma compra feita pelo cliente ou como adiantamento para uma compra futura.
Para lançar um cheque basta clicar no botão “Novo”, deve-se preencher os dados solicitados conforme o cheque.
Ao lançar um cheque o sistema faz dois lançamentos financeiros: entrada na conta de cheques recebidos e saída na conta de cheques a vincular.
Pode-se acompanhar os cheques em carteira através do “Extrato de contas” ou “Movimentação de contas” da conta “Cheques recebidos”.
Acesso em: Módulo Tesouraria > Relatórios
Para acompanhar os valores recebidos em cheques de cliente que estão pendentes para vincular, pode-se filtrar a conta de Cheques a vincular.
Depositar
A operação de depósito transfere o cheque da conta atual (que normalmente é a conta de cheques em carteira ou cheques devolvidos) para a conta bancária informada e altera o status do cheque para Depositado.
Para efetuar a operação de depósito, basta selecionar um ou mais cheques (para selecionar vários, use a tecla CTRL pressionada e clique nos registros dos cheques que deseja), clicar no botão Mais opções > Depositar.
Deve-se informar a conta para depósito e clicar no botão Depositar.
O depósito altera o status do cheque para depositado e transfere o cheque da conta atual (que normalmente é a conta de cheques em carteira ou cheques devolvidos) para a conta bancária informada.
Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.
Devolver
A operação de devolução retira o cheque da conta bancária e lança na conta de cheques devolvidos. Seu objetivo é indicar que o cheque depositado não foi compensado e por isso foi devolvido.
Deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Devolver.
O status do cheque retorna para Carteira.
Se a conta foi configurada, o campo conta sugere a conta de cheques devolvidos, caso não tenha sido, pode-se alterar para outra conta ou efetuar seu cadastro.
Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.
Compensar
A operação de compensação altera o status do cheque para compensado. Pode existir “comissão no cheque” quando uma conta a receber com comissão é liquidada usando o cheque. Nesse caso, o sistema libera a comissão vinculada ao cheque.
Deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Compensar. Para essa operação o cheque deve estar com status depositado.
Após concluir, o status do cheque passa para Compensado.
Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.
Parametrização: Comissão no cheque
Esse parâmetro controla a comissão no processo de cheques, o sistema libera a comissão ao baixar o Contas a receber e caso uma conta a receber for paga com cheque pode efetuar a liberação da comissão ao compensar o cheque.
Acesso em Parametrização > Contas a pagar > Controlar comissão no cheque
OBS:
1. Caso o cheque seja devolvido e posteriormente baixado, não haverá liberação de comissão, nesse caso para pagar a comissão é necessário fazer um crédito de comissão manual.
2. Se o cheque endossado for devolvido, a comissão é liberada nesse processo, para não efetuar o pagamento da comissão em duplicidade é necessário fazer um débito de comissão manual. Pois a operação “Endosso” encerra o ciclo do cheque, nesta situação.
Custodiar
A operação de custódia indica que a empresa passou a custódia do cheque para outro agente, normalmente o banco. O cheque fica guardado com esse agente até uma ordem da empresa.
Essa operação transfere o cheque da conta atual para a conta bancária onde o cheque ficará sob custódia. O cheque em custódia pode ser retornado para a empresa através da operação retirar da custódia ou pode ser depositado e compensado.
Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Custodiar
O status do cheque passa para Custódia.
Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.
Retirada da custódia
A operação de retirar da custódia indica que a empresa decidiu retomar a posse do cheque.
Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque com status custódia, clicar no botão Mais opções > Retirar da custódia.
O status do cheque passa para Carteira.
Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.
Transferir para outra conta
Essa operação serve para lançar o cheque em outra conta financeira. O recurso permite segmentar os cheques que estão na empresa. Por exemplo: pode-se transferir os cheques devolvidos que foram encaminhados para uma cobradora para uma conta diferente de cheques em cobrança.
Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Transferir para outra conta.
O status do cheque permanece como Carteira.
Pode-se conferir os lançamentos no Extrato de contas.
Baixar
Usar essa operação para encerrar o uso do cheque quando:
Essa operação altera o status do cheque para baixado, lança a saída na conta do cheque com contrapartida numa conta de despesa. Se houver rateio de centro de custos ou CAR, deve-se informar o rateio na aba contabilidade.
Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Baixar
Para baixar o cheque e receber através de outra forma como um cheque ou dinheiro: (Esse processo será aprimorado nas próximas versões).
Para baixar o cheque e trocar por dinheiro:
Consultar operações
Processo que desfaz uma operação lançada no cheque, por exemplo, foi depositado um cheque por engano, pode-se cancelar essa operação, que fará o cheque voltar para a situação anterior.
Nessa janela é possível desfazer compensação, depósito, devolução, custódia, retirada de custódia e transferências. O estorno é sempre feito da operação mais recente para a operação mais antiga, então se for desfazer o depósito de um cheque que está compensado, será desfeita a compensação e o depósito.
Para efetuar essa operação, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Consultar operações, selecionar a operação que deseja cancelar e clicar no botão Cancelar.
Vincular
Essa operação é realizada por meio da baixa. Ela acontece quando se faz a baixa de um título normal usando o cheque. Ao processar a baixa de contas a receber com método cheque, o cheque fica vinculado ao título. Esse processo é usado também quando faz um adiantamento usando o cheque.
O status do cheque permanece como carteira, pode-se verificar as operações realizadas no histórico através do botão Mais opções > Consultar > Histórico
Cancelar
O processo de cancelar, remove o cheque que foi cadastrado com dados errados, por exemplo. Essa operação altera o status do cheque para cancelado, caso tenha vínculo com algum título, o cancelamento da baixa deverá ser feito manual.
Para efetuar o cancelamento, deve-se selecionar o cheque, clicar no botão Mais opções > Cancelar
Endossar
É a operação que serve para usar o cheque que foi recebido de um cliente para pagar um fornecedor.
O endosso acontece a partir da baixa de contas a pagar. Deve-se fazer o pagamento selecionando os títulos que serão pagos com cheques de clientes e escolhido o método de pagamento "Baixa com cheque de cliente". O sistema lançará uma baixa do cheque por endosso e o status do cheque fica como endossado.
Caso restar saldo (valor do cheque for maior que o título a pagar), o sistema vai gerar uma nota de crédito.
Devolver endosso
A operação de “Devolver endosso”, é um processo manual.
Caso o cheque seja rejeitado por ter sido devolvido, deve-se cadastrar um novo cheque com mesmo número e cadastrar novos títulos para pagar o fornecedor que devolveu o cheque.
Alterar
No botão Mais opções, tem a operação de alterar dados de portador e vencimento.
Visualizar cheque
Exibe o espelho do cheque recebido, incluindo o histórico do cheque.
Para emitir o espelho, deve-se clicar no botão Mais opções > Visualizar cheque
Consultar
Opções para consultar os processos gerados pelo cheque. Acesso em: Mais opções > Consultar
Cheques em lote
Processo para lançamento de cheques pré-datados em lote, possibilitando o cálculo de juros dos cheques conforme a fórmula para cálculo de juros configurada na parametrização de cheques.
O acesso é feito em Módulo Receber > Mais opções > Cheques em lote
Para cadastrar os cheques em lote, deve-se clicar em Novo, preencher os campos da aba Dados e clicar em Iniciar.
O sistema ativa a aba Cheques, para o lançamento. Deve-se preencher os dados conforme os cheques, informando a data de vencimento e o Juros em % ou Valor (R$) e clicar em Confirmar, para inseri-los na listagem de cheques. Após efetuar os cadastros, basta clicar em Lançar, o sistema gera os registros dos cheques na tela de consulta de Cheques recebidos e lança um registro de Contas a receber com o valor do Juros aplicado no lançamento dos cheques.
Na tela de consulta de Lançamento de cheques em lote, é possível rastrear os títulos de juros e os cheques lançados.
Funcionalidade
Após lançar os cheques pré-datados, basta efetuar a baixa dos títulos de contas a receber, com o método de recebimento do tipo cheque e vincular os cheques cadastrado para a baixa. Lembrando que o título de juros lançados ao cadastrar os cheques, fica em aberto para posterior acerto.
👉 Acesse a área de vídeos e confira os tutoriais!!😉