Cadastro do item
Objetivo
O cadastro de item é a uma base de gestão organizacional. De forma geral, é um processo que vai reunir, registrar e armazenar as principais informações de um item.
A partir deste cadastro, é possível gerar informações suficientes que embasam a vida administrativa e tributária dos itens, o que se torna de grande importância para a operação, produção, gestão de estoque, gestão de compras e vendas, parte fiscal e tributação das atividades empresariais.
Processos
Para iniciar o processo de cadastro do item deve-se acessar: Módulo Estoque > Itens e serviços > Novo - Item. O “Itens e serviços” pode ser acessado por alguns módulos dentro do sistema como o Vendas, Compras e Estoque.
Cadastrar item
O cadastro de item é realizado em etapas, dividido em algumas abas para cadastro, sendo necessário salvar as informações de cada aba para prosseguir.
Identificação Unidades Compra Venda Estoque Fiscal Descrições adicionais Almoxarifados Fornecedores Contabilidade Centro de custos Custos / Reposição Preço de venda Código de barras
Ao cadastrar um novo item, o status será demonstrado como Bloqueado, após finalizar as alterações, o item poderá ser alterado para Liberado.
👉 O cadastro com status "Bloqueado" não será visualizado nos processos do sistema, somente o cadastro descrito como "Liberado". Para tal, após cadastrar e salvar os dados de cada aba, deve-se clicar no botão Liberar item.
Caso o item já esteja cadastrado no sistema e deseja-se apenas editá-lo, deve-se primeiramente clicar em Bloquear item, e em cada aba clicar no botão Editar, para que os campos sejam liberados para edição. Após realizar as edições deve-se clicar em Liberar item novamente.
Abas para cadastro
Esta aba é direcionada ao cadastro da identidade do item.
✔ Campos:
Parâmetro – Usar outro item como “Template”: ao acionar este parâmetro o campo "Template" é liberado para seleção. A partir deste campo é possível selecionar um outro item já cadastrado no sistema, sendo assim, alguns dados / informações serão transferidos para este novo item.
Ao transferir os dados de um item já cadastrado para um novo, é importante lembrar de verificar todos os dados aba por aba, para conferir se está tudo de acordo. Caso seja necessário é possível editar ou adicionar informações.
O campo Código é gerado automático pelo sistema.
Identificação: deve-se inserir um código de identificação para este item. No sistema tem-se a opção de sugerir uma identificação ou criar uma nova. No ícone de engrenagem ao lado do campo, é possível gerar uma identificação a partir do “Grupo do item” selecionado.
Os campos para seleção da tela "Geração da identificação do item" podem ser personalizados na parametrização.
Após selecionar, deve-se clicar no botão "Gerar".
✔ Para personalizar a geração da identificação, deve-se:
O parâmetro Usa regra para geração da identificação do item, localizado em Início > Parametrização > Estoque > Regra para geração da identificação do item, para quem optar pela utilização da geração de código padronizado. Como por exemplo por Tipo do item, Grupo do item, etc.
O primeiro passo para utilizá-lo é marcar a opção “Usa Regra para geração da identificação do item”, ao marcar este parâmetro, um ícone (em formato de engrenagem) será demonstrado ao lado do campo Identificação, com as informações personalizadas conforme parametrização.
Após isso deve-se definir quais as regras o sistema usará para gerar automaticamente a identificação para os novos itens cadastrados.
✔️ Selecionar quais registros deseja incluir na identificação: Linha, Grupo, Tipo, Marca e Coleção.
O sistema utilizará os códigos do registro e não a descrição.
A coluna Fixar pode ser utilizada para definir quantos dígitos o sistema deve utilizar no registro.
Se não estiver marcado o sistema usará todos os dígitos.
Não pode ser informado um valor menor que a quantidade de dígitos do código.
Se for um valor maior, o sistema irá preencher com zeros a frente para completar o código.
✔️ Exemplo: no grupo do item abaixo
Se fixar não estiver marcado o código que o sistema vai usar será 601.
Se marcar o fixar, o valor mínimo do deve ser 3.
Se informar no fixar o valor de 4, o sistema irá preencher com um zero a frente, ficando 0601.
O campo Dígitos para Sequencial é um campo obrigatório. Após as informações dos registros do cadastro do item o sistema informará um número sequencial.
Esse campo serve para definir a quantidade de números que o M2 deve utilizar para esse sequencial.
É possível utilizar um separador entre os códigos da identificação. Para isso precisa selecionar o parâmetro Usa separador e definir o separador desejado.
👉 Caso seja utilizado o parâmetro "Usar outro item como Template", a engrenagem não aparecerá, sendo assim, deve-se clicar no ícone de lápis ao lado do campo para editar a identificação.
Após gerar uma identificação, no campo Descrição deve-se inserir um nome / descrição para este item.
Tipo do item: a escolha do tipo do item deve ser alinhada com a contabilidade da empresa. Diz respeito a destinação deste item, está vinculado ao SPED fiscal e não pode ser alterado.
✔️ Para visualizar os tipos de item SPED disponibilizado pela Receita Federal, eles estão dispostos na página 31 do PDF, clique aqui para visualizar.
Grupo do item: o grupo do item segmenta e organiza o cadastro de itens, agrupando-os em conjuntos com características semelhantes. Esta organização facilita a pesquisa de itens, evitando duplicação, compra, estoque e produção desnecessárias. Também está vinculado a relatórios dentro do sistema.
Nas "Informações adicionais" tem-se a possibilidade de cadastrar a Marca, Coleção caso tenha, e também adicionar a Linha do produto (utilizado no pedido, proposta e nota como linha de negócio). Campos não obrigatórios.
✔️ Após isso clicar em Salvar e ir para aba seguinte.
➡️ Aba Unidades
Esta aba é direcionada para cadastro de unidades no processo de estocagem interna, estabelecendo também a definição do fator de conversão para as compras e vendas do item.
✔ Campos:
Unidade padrão: unidade do item para gestão de estoque da empresa.
Qtde. por embalagem: este campo realiza apenas a função de sugerir a quantidade de itens que irá em cada embalagem. Atende números fracionados.
Para realizar a função de validação de quantidades múltiplas, foram criados novos campos.
Qtde. múltipla de venda: validar as quantidades no processo de venda.
Qtde. múltipla de compra: validar as quantidades no processo de compra.
Cubagem (m³): cubagem do item utilizada no painel de entregas.
O campo Peso Líquido refere-se ao peso do item isolado, sem incluir embalagem. Peso bruto é o peso total incluindo embalagem e tudo que é necessário para o transporte, Peso estimado é quando estima-se um peso para o item.
No botão Novo deve-se cadastrar todas as unidades possíveis para este item. Digamos que a empresa controla o estoque por "Unidade" e vende em "KG", sendo assim necessita-se cadastrar a unidade KG no sistema. Ao adicionar a unidade, o sistema já realiza a conversão automaticamente.
✔️ Após preencher os campos deve-se salvar e em seguida a nova unidade cadastrada aparecerá na tela de registros. É possível cadastrar várias unidades, conforme a necessidade. Ao finalizar o cadastro das unidades, clicar em "Salvar" e seguir para próxima aba.
➡️ Aba Compra
Direcionado ás informações no processo de compra do item.
✔ Campos:
Parâmetro - Compro este item: só deverá ser marcado caso a empresa faça a compra deste item. Ao marcar este parâmetro, os campos são liberados para edição. Caso este campo não esteja marcado, este item não aparecerá para ser inserido nos processos de compras (cotações, pedidos, notas fiscais e etc).
Se essa opção for desmarcada e existirem pedidos já cadastrados, o sistema permitirá que esses pedidos sejam faturados. Este campo também deve ser marcado caso necessite lançar uma nota de devolução de venda, mesmo que não realize a compra deste item.
Adicionar a Descrição de compra do item e inserir a Unidade padrão de compra.
Importante
A unidade inserida no campo Unid.padrão compra deve estar cadastrada na aba Unidades.
Lead time: para produtos produzidos pela própria empresa, é o tempo usado para rodar todo o ciclo de produção, desde o pedido do cliente até o recebimento do produto. Já para matéria prima ou produto de revenda o lead time é o tempo que leva do pedido de compra até a chegada da mercadoria na empresa. Campo não obrigatório.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Venda
Direcionado ás informações no processo de venda do item.
✔ Campos:
Parâmetro - Vendo este item: só deverá ser marcado caso a empresa faça a venda deste item. Ao marcar este parâmetro, os campos são liberados para edição. Caso não esteja marcado, este item não aparecerá para ser inserido nos processos de vendas (cotações, pedidos, notas fiscais e etc.)
Se essa opção for desmarcada e existirem pedidos já cadastrados, o sistema permitirá que esses pedidos sejam faturados. Este campo também deve ser marcado caso necessite lançar uma nota de devolução de compra, mesmo que não realize a venda deste item.
Adicionar a Descrição de venda do item e inserir a Unidade padrão de venda.
Importante
A unidade inserida no campo Unid.padrão venda deve estar cadastrada na aba Unidades.
Parâmetro - Embarca: está relacionado com o processo de conferência do item na caixa de faturamento e na expedição. Se o parâmetro estiver desmarcado não é possível realizar a conferência deste item.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Estoque
Direcionado á gestão de estoque do item.
✔ Campos:
Estoque mínimo: estoque de segurança ou de reserva. Quantidade mínima que deve-se manter em estoque para que não haja falta do item.
Estoque máximo: quantidade máxima que deve-se manter em estoque, para evitar desperdícios.
Parâmetro – Requisito este item: caso o item seja de uso interno da empresa e necessita-se requisitar este item, como matéria-prima, item de uso e consumo e afins. É necessário que este parâmetro esteja marcado para aparecer o item na tela de Requisição de materiais.
Parâmetro – Este item é um kit: o kit serve para juntar vários componentes e montar um novo item dessa fusão. Sendo assim, caso este item seja um kit deve-se marcar este parâmetro.
Parâmetro – Gerar movimentação de componente: ao marcar este parâmetro, o sistema gerará uma movimentação de componente sempre que o estoque do item for movimentado (Módulo Estoque > Mais opções > Movimentação de componente), nesta tela de movimentação de componente é gerado um número de registro igual ao número de quantidade de itens informada na origem (NF-e, ajuste de estoque, inventário, requisição de materiais e etc).
O Controle de lotes e Validade faz parte do processo de rastreabilidade. Com ele tem-se condições de mapear cada lote de matéria-prima recebido, saber em quais produções eles foram utilizados e por sua vez, suas datas de validade e a quantidade que cada cliente comprou, ou seja, um rastreio completo de todas as entradas e saídas. Ao lado do parâmetro “Item controla estoque por lote” tem-se o informativo.
👉 Caso utilize-se do Sistema PCP, deve-se preencher os campos abaixo:
Parâmetro – Produzo este item: deve-se marcar este parâmetro quando a empresa produz este item. Sendo assim aparecerá a estrutura / produção do item.
Parâmetro – Controla número de série industrial: o parâmetro deve ser marcado quando o item terá controle de número de série, que será gerado no apontamento de produção no PCP.
Com o número de série consegue-se saber qual a ordem de produção do produto, qual a nota fiscal de venda do item, quais são as eventuais notas de remessa, retorno e devolução. Sendo assim, permitem uma rastreabilidade completa dos itens produzidos pela empresa. Pra compreender melhor este processo, clique aqui.
Unidade de produção: em qual unidade este item será produzido, campo automático pela unidade padrão, podendo ser alterado conforme necessidade.
Custo de produção: campo de preenchimento manual, o sistema PCP não alimenta esse campo automático.
✔️ Caso este item seja utilizado para realizar serviços deve-se marcar o parâmetro “Utilizo este item no serviço”. Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Fiscal
Os dados desta aba são fornecidos pela contabilidade da empresa.
✔ Campos:
NCM: utilizado para determinar a alíquota do IPI.
CST: diz respeito a origem do item, é o primeiro dígito do CST e define a origem dele (nacional, importado e etc.)
Grupo tributário: fazer a ligação do item ao tipo de saída para faturamento. Quando adiciona-se um determinado produto a uma venda ou nota fiscal, é através do grupo tributário que o sistema buscará as informações de PIS, COFINS e ICMS preenchidas nas Operações Fiscais.
Ao lado do campo “Grupo tributário” tem-se a opção de alterar o grupo tributário por filial em Definir grupo tributário por filial, caso cada filial utiliza-se de um grupo tributário diferente.
Parâmetro – Usa FCI: ficha de controle de importação, para itens de importação. Deve estar contido na NF-e.
Unid. Tributável: Utilizada para exportação na emissão da nota. Existem casos em que o item é vendido com determinada unidade comercial, porém a SEFAZ o tributa com outra unidade, a chamada unidade tributável.
Importante
Caso a unidade tributária for diferente da padrão, ela também deve estar cadastrada na aba Unidades.
Natureza da receita: não é obrigatório, baseada no PIS e COFINS.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Descrições adicionais
Caso necessita-se adicionar algumas descrições complementares em relação ao item, tem-se os campos Desc.completa, Desc.técnica e Desc.em língua estrangeira.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Almoxarifados
Nesta aba deve-se selecionar em qual almoxarifado este item vai pertencer.
Para vincular o item á um almoxarifado, deve-se clicar no botão Novo, ao clicar exibirá a tela Almoxarifado do item, onde deve-se preencher os campos.
✔ Campos:
No campo "Almoxarifado" deve-se selecionar o almoxarifado, caso tenha código de barras adicionar no campo "Descrição código de barra".
Parâmetro – Estoque mínimo e máximo por almoxarifado: caso o controle de estoque seja por almoxarifado, deve-se habilitar este parâmetro. Ao habilitar o parâmetro os campos "Estoque mínimo" e "Estoque máximo" são liberados para preencher.
Importante
Só é possível realizar o controle do estoque mínimo e máximo por item (aba Estoque) ou por almoxarifado. Realizar o controle de estoque das duas formas não é possível. Se a empresa faz o controle por almoxarifado, na aba "Estoque" deve-se deixar em branco os campos “Estoque mínimo e Estoque máximo”. Se a empresa controla por item, na aba "Almoxarifados" não deve-se habilitar o parâmetro "Estoque mínimo e máximo por almoxarifado".
Parâmetro – Item em inventário: O inventário de itens de almoxarifado traz informações específicas sobre como está o estoque na empresa, é essencial para que o controle de itens seja rigorosamente acompanhado e registrado. Para habilitar este campo deve-se acessar Início > Parametrização > Contabilidade > Livro de inventário, ir no botão Novo e adicionar o almoxarifado que deseja-se, após isso clicar em "Salvar".
Seção: utilizado para rastrear o produto dentro do almoxarifado. Indicando em qual prateleira, andar e etc. Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar".
✔️ No botão Mais opções tem-se a opção de Ativar / Inativar o almoxarifado, visualizar o histórico e realizar a alteração do estoque mínimo e máximo caso necessário. Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Fornecedores
A partir das entradas de Nota fiscal de entrada para o item, esta aba será alimentada conforme os fornecedores informados na mesma. A partir do botão Novo, tem-se a possibilidade de adicionar o fornecedor manualmente.
No botão Mais opções, pode-se rastrear os pedidos de compra vinculados àquele fornecedor, rastrear as notas de entrada, também tem-se a possibilidade de definir aquele fornecedor como padrão.
Na opção "Unidades XML" no botão mais opções, Algumas vezes a sigla unidade do fornecedor é diferente da unidade cadastrada no sistema. Por exemplo: Um XML pode conter a unidade "UNI" mas no cadastro existe somente "UN". Então com esta opção é possível associar as unidades do XML ás unidades cadastradas do item.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Contabilidade
Quando necessita-se fazer a contabilização da receita e despesas por item, utiliza-se esta aba.
No botão Novo, deve-se adicionar o "Tipo de lançamento" e a "Conta contábil". Aba não obrigatória para preenchimento.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Centro de custos
Utiliza-se quando há necessidade de fazer um lançamento contábil e quer que o sistema já inclua o centro de custo padrão automaticamente.
Caso tenha a necessidade deve-se cadastrar no botão Novo o centro de custo que se deseja incluir em um lançamento contábil. No botão Mais opções tem-se a opção de tornar o centro de custo selecionado padrão para todos os lançamentos contábeis.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Custos / Reposição
As informações desta aba são atualizadas conforme nota fiscal de entrada.
Caso o item seja comprado ou vendido em alguma moeda estrangeira deve-se inserir os dados nesta aba. Também é possível visualizar o histórico de alteração do preço de reposição do item no almoxarifado e o histórico do último custo do item no almoxarifado.
Preço reposição: preço da NF-e que veio do fornecedor.
Último custo: exibe o último custo deste item a partir da nota fiscal de entrada.
Para entender mais sobre esta aba e sobre o Custo do item, clique aqui.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Preço de venda
Nesta aba deve-se vincular o item a tabelas de preço de venda. O caminho inverso também ocorre, conforme eu informo o item pelo cadastro de tabela de preços o sistema vai preenchendo essa aba automaticamente.
Para inserir o item a alguma tabela clicar em Novo e após exibirá a tela “Tabela de preço”.
✔ Campos:
Unidade: unidade de venda do item.
No campo Tabela de preço de venda adicionar a tabela que deseja-se vincular ao item e no campo Preço adicionar o preço de venda do item. Caso necessita-se estabelecer um preço mínimo e máximo de venda, deve-se selecionar o parâmetro “Controlar preço mínimo e máximo”, ao selecioná-lo os campos “Preço mínimo e máximo” são exibidos para preencher os valores.
No botão Mais opções tem-se a possibilidade de ajustar o preço da tabela do item.
Na tela "Ajustar preços das tabelas do item" é possível realizar os ajustes, definindo um aumento ou desconto no preço do item.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e passar para próxima aba.
➡️ Aba Código de barras
Nesta aba é possível cadastrar um código de barras para este item.
Ao clicar no botão Novo, exibirá a tela “Código de barras”, nesta tela deve-se adicionar o Tipo do código de barras, a numeração do Cód. Barras (deve conter no min. 12 e no máx. 13 caracteres).
Ao passar o código de barras no leitor, o sistema vai movimentar a quantidade de itens que foi informada no campo Quantidade. Adicionar a Unidade e caso possua deve-se adicionar a Marca.
✔️ Após preencher os campos, basta clicar em "Salvar" e clicar em Liberar item.
Botão Mais opções
Na tela de registros tem-se o botão Mais opções com as seguintes possibilidades:
Rastreamento: nesta opção é possível visualizar as questões fiscais e tributárias do item, podendo realizar alterações caso necessário. Por exemplo se o item esta vinculado a alguma regra tributária, se existe alguma tributação especifica para este item.
GNRE: caso este item possua algum código de GNRE ou protocolo em específico, é possível realizar a configuração por esta opção.
Componentes do kit: se o item for um kit é possível visualizar os componentes que compõe este kit.
Detalhamento para NF-e: caso o item utilize GLP (Gás Liquefeito de Petróleo) ou ANP (Agência Nacional de Petróleo), deve-se preencher os campos que se solicita para detalhamento na NF-e. Importante ver esses dados com a contabilidade da empresa.
Se for uma empresa que produz medicamentos e matérias primas farmacêuticas deve-se preencher os campos solicitados em "Detalhamento de medicamento e matérias-primas farmacêuticas".
Consultar estoque: consultar a quantidade deste item em estoque.
Identificação do item: caso necessita-se alterar a identificação do item.
Controle de lote: habilitar ou desabilitar o controle de lote do item. Ao alterar este controle, o saldo do item e dos lotes ficará comprometido, sendo necessário uma manutenção manual. Apenas deve-se realizar esta operação se tiver certeza que o controle do item deverá ser alterado e que seus saldos serão revisados posteriormente.
Controle FCI: se necessitar habilitar o FCI, é possível realizar por este recurso.
ICMS ST cobrado anteriormente: os dados desta tela "Configuração do ICMS ST cobrado anteriormente" são utilizados para calcular a ST cobrada anteriormente nas operações de venda que possuem essa necessidade, esses dados são alimentados pela NF-e, mas pode-se realizar alteração manual destes valores.
Tem-se o botão Histórico onde é possível visualizar o histórico de alterações dos registros de ICMS ST cobrados anteriormente. Na coluna "Status" vai apresentar se a NF-e que tenha ICMS ST cobrado anteriormente é válida, caso seja ficará com o status "Válido", se a nota for cancelada o status ficará como "Cancelado".
Tipo do item: utilizado para realizar alteração do tipo do item caso necessário. Para realizar esta alteração, este item não pode ter tido movimentação, se esse item já foi enviado para contabilidade o correto é inativar o item e cadastrar novamente.
Caso seja feito controle por lote, tem-se a opção de realizar a manutenção dos lotes na opção "Manutenção de lotes", se utilizar grades é possível realizar a manutenção na opção "Manutenção de grades" onde pode-se realizar alterações de preços e custos por grade. Na opção "Formação de preços" consegue-se alterar os fatores que influenciam na formação do preço do item.
✔️ Ao finalizar o cadastro deve-se clicar no botão Liberar item.
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